Ensayo Sobre La Importancia De La Administración Documental

ACTIVIDAD SEMANA 1

1) Ensayo sobre la importancia de la Administración Documental.

IMPORTANCIA DE LA ADMINSITRACION DOCUMENTAL

La importancia de la Administración Documental, radica en la necesidad que tienen las empresas e instituciones de organizar y orientar funcionalmente los servicios documentales y archivísticas como organización. O sea que la Administración Documental como conjunto de normas, técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía, van a permitir lograr eficiencia y racionalización de la información basada en el principio de conservar información, mas no papeles.

Esta orientación en el manejo de los archivos y su concepción tiene que ver también con el establecimiento de las relaciones de trabajo entre las unidades y el personal.

En la Administración Documental, la planeación, la organización, el control del trabajo informativo y la actuación de quienes lo desempeñan, son los elementos que juegan el papel más importante, puesto que un servicio de información eficiente ayuda a otros a hacer su trabajo en forma más eficaz.

Pero para lograr una buena administración de la información es necesario la definición de normas muy concretas sobre su producción o creación, reproducción, circulación, depuración y uso. Lo que es igualmente importante, es establecer un sistema unificado de clasificación y conservación de documentos.

La Administración Documental es importante porque los documentos, los archivos se constituyen en la memoria corporativa , ya que las personas tienen visión distinta de los hechos de la empresa y la memoria empresarial no debe depender de la memoria fugaz de las personas.

La información contenida en los documentos del pasado son los van a permitir acertar en el planeamiento del desarrollo del futuro empresarial y tomar ventajas del pasado. Una buena decisión siempre requerirá de una buena información. Por lo que las rutinas y decisiones basadas en políticas y procedimientos definidos requieren información registrada que se encuentra en los documentos, o sea estos van a soportar la toma de decisiones.

Como también vemos que la documentación nos va a facilitar en un momento dado la información requerida para defender los intereses de la empresa ante los órganos del gobierno o ante la reclamación o demandas de los particulares.

En este sentido se va a contribuir a la eficiencia de la empresa, porque la frustración e ineficiencia empresarial ocurren cuando la persona que toma decisiones no encuentra información para evaluar alternativas.

Hoy en día en cumplimiento del marco legal constitucional y legislativo del estado, las empresas e instituciones deben cumplir con regulaciones estrictas en cuanto a la retención o conservación de documentos. El no cumplimiento de la normatividad vigente trae consigo sanciones y perjuicios para las empresas.

En resumen como los documentos registran información del pasado para el futuro, la Administración Documental nos permite preservar la historia de la empresa. La perdida de documentos distorsiona y altera la realidad porque se tendría que partir de supuesto y no de la realidad institucional.

2). En mi puesto de trabajo como Jefe de la Oficina de Planeación del Comando del Primer Distrito de Policía Santa Marta, veo que las funciones que realizo relacionadas con la Administración Documental son las siguientes:

 Produzco o genero documentos soportes

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