Explique el significado de: especialización y división del trabajo,

1.  Explique el significado de: especialización y división del trabajo, jerarquía administrativa, autoridad, cadena de mando, amplitud de control, centralización y descentralización en la toma de decisiones, formalización de normas y procedimientos, y departamentalización, como aspectos constitutivos del diseño organizacional.

• División y especialización del Trabajo: Las actividades que se realizan en las organizaciones para el desarrollo, se agrupan de acuerdo a las actividades básicas que de determinan tales como:

• Administración General
• Producción y Operaciones
• Marketing
• Contabilidad y Finanzas
• Desarrollo Humano

La especialización del trabajo se refiere a la definición del grado de responsabilidad que se le asigna a una determinada actividad, es importante definir que en las organizaciones los criterios de optimización y el grado de especialización de las tareas que necesita cada organización para el desempeño de las personas en sus tareas con el propósito de garantizar una mayor eficiencia de las personas y una mayor competitividad para la organización.

Es importante saber que el ambiente y los cambios que se generen dentro de la división del trabajo como su especialización se tornan de acuerdo a una decisión compleja, ya que las organizaciones evolucionan en cargos cada vez más integrales, conformados por una amplia variedad de tareas.

• Jerarquía Administrativa: Se refiere al nivel de cargo que se establecen en las organizaciones para la debida administración y la respectiva relación de autoridad y toma de decisiones entre los diferentes niveles. Entre más nivel de autoridad tenga más nivel de jerarquía asume. Se utiliza de acuerdo a las responsabilidades que se han determinado para la realización de sus labores.

• Autoridad o Cadena de Mando: Es la relación de dependencia que se establece en la relación de autoridad y dependencia, de acuerdo al nivel de jerarquía que haya sido establecido. Toda persona depende de una unidad de mando ósea de un jefe o superior u por consiguiente reciben instrucciones de él.

• Autoridad Lineal: Es la autoridad que se estructura y se ejerce en una cadena de mando directa desde el nivel jerárquico superior hacia uno inferior, es decir que es cuando una persona con cargo mas alto, ejerce una autoridad sobre un subalterno.
• Autoridad del Personal o de Staff: Se ejerce por competencias basadas en la experiencia que usualmente se manifiestan como asesorías por parte de expertos a directores del área.
• Autoridad de Comité o de Equipo: Se otorga de acuerdo a los comité de trabajo que se da en las organizaciones, y representan autoridad en eventos reuniones p actividades con el personal.

• Amplitud de Control: Es un proceso de organización que se refiere a la cantidad de personas que otra con un determinado cargo supervisa de manera directa, con eficiencia y eficacia. De acuerdo a los siguientes factores:

• Naturaleza de la Tarea: A mayor complejidad, menor será el área o amplitud de control.
• Ubicación de los Trabajadores: Se establece en función de la concentración o dispersión de los trabajadores en uno o varios sitios de trabajo.
• Capacidad de Delegación: La amplitud de control en las organizaciones es directamente proporcional a la capacidad de delegación que definan los directivos en relación con las funciones de sus colaboradores.
• Grado de calificación, motivación y compromiso de los trabajadores: En la medida en que los trabajadores tenga mayor capacitación, mayor grado de motivación y compromisos en sus actividades en la organización.

• Centralización Y Descentralización En La Toma De Decisiones: Tema clave en el momento del diseño de la estructura organizacional para la toma de decisiones por parte del directivo, debido a que en algunas organizaciones las decisiones quedan bajo la responsabilidad exclusiva de los superiores.

• Centralización: Se entiende como el grado en el que el proceso de toma de decisiones se concentra exclusivamente en los directivos y en muchos casos, únicamente en la dirección general de la organización. La delegación para la toma de decisiones en las organizaciones es muy limitada, ya que son tomadas por los jefes que imparten a las demás personas involucras que las cumplan y ejecuten.
• Descentralizada: Es la gran parte de autoridad para la toma de decisiones que es delega en los diferentes niveles y áreas de la organización, con el propósito de facilitar a los trabajadores una mayor flexibilidad.

• Formalización de las Relaciones y de Normas y Procedimientos de Trabajo: Se refiere al grado en que las organizaciones definen actividades y donde las normas y procedimientos hacen parte de la guía de las actividades, según el comportamiento propio de la misma. Es importante resaltar que en todas las organizaciones hay diferentes grados de formalidad e informalidad que se dan de manera simultánea, pero que complementan o afectan el resultado de las organizaciones. Frente a los retos del nuevo ambiente organizacional, profundamente dinámico, las organizaciones tienden cada vez más a reducir sus grados de formalidad para dejar solo los realmente necesarios, con el propósito de estimular acciones creativas e innovadoras.
• Departamentalización: Es uno de los aspectos que mayores cambios y complejidad representa para la administración, entendida como el criterio por el cual, se agrupan las tareas o los puestos de trabajo en departamentos. Se visualiza a través de un organigrama que es una representación grafica de la división formal del trabajo, tanto por niveles jerárquicos. Existen varios diseños:

• D. Funcional
• D. por Productos o divisional
• D. Geográfica
• D. Proyectos
• D. por Clientes
• D. Matricial

• Diseño Organizacional: La dinámica que tienen las organizaciones se dan según el grado de adaptabilidad que tienen a los cambios del entorno externo e interno, y son clasificadas en mecanicistas u orgánicas.

Se caracterizan por el alto grado de especialización del trabajo, una departamentalización rígida, amplitudes de control reducidas, alto grado de formalización de las normas y procedimientos; en conclusión una organización con estructura es considerada orgánica de acuerdo a la dinámica que ejerce en la compañía.

1. Explique la diferencia entre los diseños de departamentalización tradicionales y los desempeños de departamentalización modernos.

La departamentalización se determina como los aspectos mayores de los cambios, entendida como distribución de áreas de acuerdo al tipo de procedimiento que deseen realizar, existen dos tipos como:

• Diseño de Departamentalización Modernos: Son los nuevos y complejos retos del ambiente externo, caracterizados por rápidos cambios de toda índole, ya sea económico, social, cultural, tecnológico, medioambientales; en la parte del ambiente interno, se da por personas de acuerdo a capacidades que enfrentan las organizaciones.
• Diseño de Departamentalización Tradicional: Es el modelo de diseño más utilizado y complejo, debido a que tiene facilidad y se acopla con todos los tipos de las áreas de la organización.

1. Explique los diferentes tipos de diseños de departamentalización tradicionales y muestre las ventajas y desventajas de cada uno de ellos.

• D. Funcional: Es la estructura más común para la organización de actividades de las empresas y consiste en agrupar los cargos o puestos de trabajo en departamentos por el criterio de funciones, competencias y recursos similares.

Ventajas: 

• Es altamente apropiada para organizaciones o compañías que ofrecen pocas líneas de productos o servicios a clientes con características similares y cuando la eficiencia es importante.
• Como consecuencia de la agrupación de actividades por temas especializados, suele lograr tanto el uso eficiente de los recursos de las organizaciones como los objetivos de cada departamento.
• Facilita la capacitación y el desarrollo riguroso de habilidades, ya que las personas con temas afines trabajan en departamentos con personas especialistas que complementan su conocimiento entre sí.
• Facilita tramos o amplitud de control por la afinidad en las actividades entre las personas de cada departamento.
• Facilita la coordinación entre las personas de cada departamento y la solución dada de problemas relacionados con actividades del respectivo departamento.

Desventajas:

• Es de respuesta lenta a los cambios del entorno externo de las organizaciones, debido a que el interés de cada departamento o área se centra en si mismo y pierde la visión del ambiente externo de la organización.
• Dificulta el logro de los objetivos organizacionales por dar prioridad a los objetivos del área o funcionales
• Dificulta la creatividad y la innovación como actividad corporativa, ya que hay un alto apego a los normar y reglas y a la formalidad administrativa.

• D. por Productos o divisional: Se entiende que es el que obedece a una agrupación de actividades por líneas de productos similares, donde cada departamento tiene las actividades de diseño, producción, comercialización, obtención y uso de recursos financiero, administración del desarrollo humano.

Ventajas: 

• La responsabilidad de los objetivos y de sus resultados reace en las unidades de negocio o divisiones
• Facilita la descentralización en la toma de decisiones para las unidades y divisiones
• Facilita espacio para la creatividad y la innovación por cada producto o unidad de negocio.
• Se ajusta a las organizaciones de gran tamaño y diversificadas.

Desventajas:

• Dificulta la coordinación entre la divisiones, líneas de producto o unidades de negocio en que se divide la compañía
• Requiere duplicación de personal por áreas funcionales, ya que cada línea de producto tiene sus propios especialistas en cada area
• Dificulta la asignación de responsabilidades frente a las situaciones de conjunto u organizacionales.

• D. por Procesos: Se suele usar principalmente en compañías manufactureras y consiste en agrupar las actividades de acuerdo con las fases en que se realiza el proceso productivo, que se requieren para convertir los insumos en un producto final.

Ventajas:

• Facilita el uso de tecnología especializada y que se cuente con personal competente para su respectivo uso.
• Facilita la descentralización de toma de decisiones en cada proceso productivo
• Se simplifica la capacitación de las personas para cada fase o etapa del proceso producción
• Permite alcanzar amplios niveles de calidad en cada proceso.

Desventajas

• Dificulta la coordinación entre fases o etapas del proceso productivo
• La responsabilidad de los objetivos organizacionales recae en la dirección general
• Dificulta la visión holística y del conjunto de la organización, ya que las personas de cada proceso se concentran en su respectivo proceso.

• D. Geográfica: Se utiliza cuando una compañía usualmente de gran tamaño realiza su actividad con oficias o plantas en diversas zonas geográficas distantes, cada una representa diferencias significativas en aspectos como la cultura organizacional y en las expectativas y necesidades de los clientes y la comunidad sobre la actividad que realiza.

Ventajas: 

• Facilita la descentralización en la toma de decisiones para las plantas o sucursales
• Facilita espacio es para la creatividad y la innovación de plantas o sucursales de las diversas regiones donde se opera.

Desventajas

• Dificulta la coordinación entre sucursales o plantas en que se divide la compañía
• Requiere duplicación de personal por áreas funcionales, ya que cada sucursal tiene sus propios especialistas en cada área.
• Da prelación a los objetivos de las sucursales sobre los objetivos de la compañía en su conjunto.

• D. Proyectos: Se utiliza en compañías de gran tamaño que desarrollan varios tipos de proyectos igualmente de gran tamaño de manera simultánea y son considerados adecuados para agrupar eficiencia organizacional.

Ventajas

• La responsabilidad de los objetivos t de sus resultados recae en las dirección de proyecto
• Cada tipo de proyecto puede adaptarse de forma flexible a las necesidades y expectativas de sus clientes
• Facilita la descentralización en la toma de decisiones para las direcciones de cada tipo de proyectos.

Desventajas

• Dificulta la coordinación entre las unidades de proyectos en que se divide la compañía
• Requiere duplicación de personal por áreas funcionales, ya que cada tipo de proyecto tiene sus propios especialista de área
• Dificulta la asignación de responsabilidades frente a situación de conjunto u organizacionales

• D. por Clientes: Se basa sobre los tipos de clientes, con el propósito de satisfacer la mejor forma posible de las necesidades y expectativas de estos, utilizando como estrategia la cultura de servicio.

Ventajas

• Cada división puede adaptarse de forma flexible a las necesidades y expectativas de sus clientes o usuario, o a las condiciones o características del mercado que atiende.
• Estimula la importancia del cliente y cuenta con una cultura organizacional orientada al cliente.
• Hace sentir a los clientes interés de la compañía por ellos.

Desventajas:

• Muchas veces se realizan grandes inversiones para prestar un buen servicio y los resultados financiero no recompensan tal inversión.

• D. Matricial: Es el diseño estructural que combina dos o más de los ya enumerados, especialmente la departamentalización funcional, con otros tipos de diseño un poco más complejo que cualquier de los mencionados.

Ventajas:

• Se ajusta a las necesidades de organizaciones de tamaño mediano y grande ya que les permite optimizar el uso de sus recursos y capacidades integrando áreas funcionales con líneas de producto con sus procesos especializados, con sus necesidades de clientes específicos, etc.
• Facilita el trabajo en equipo entre las áreas funcionales y las líneas de productos, las necesidades de los clientes, las actividades en sucursales, etc.
• Facilita el equilibrio de autoridad, poder entre las áreas funcionales y la línea de productos, la dirección regional, la de procesos, etc.
• Facilita la delegación de autoridad en las personas de la organización.

Desventajas

• Los trabajadores reciben autoridad dual
• Requieren excelentes habilidades interpersonales del personal de la organización para garantizar armonía, por la interacción permanente que es necesario mantener en este tipo de estructuras.
• Demanda alto grado de coordinación entre los directivos, tanto entre sí como con los colaboradores para evitar conflictos de autoridad y responsabilidad.

1. Explique los diferentes tipos de diseños de departamentalización modernos y sus respectivas ventajas y desventajas.

En cuanto a  los tipos de diseño de estructuras modernas, estos surgieron a partir de la década de 1990 y se caracterizan por ser altamente flexibles y dinámicos, orientados a facilitar a las organizaciones su adaptación rápida y efectiva a los cambios del entorno de forma competitiva. Entre las principales estructuras organizacionales modernas,  o diseños de departamentalización modernos, es importante mencionar las siguientes:

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