FUNCION BASICA secretarial

1. FUNCION BASICA

Brindar a su jefe un apoyo incondicional y secretarial con las tareas establecidas, además de acompañar en la vigilancia de los procesos a seguir en el área. Coordinar, ejecutar y supervisar actividades de gran complejidad administrativa. Ejecución de actividades variadas de apoyo secretarial de órganos menores organizacionales, ocasionalmente supervisa la labor del personal profesional y tecnico de enfermería.

2. RELACIONES DEL CARGO

Relaciones internas :

Relación de Dependencia:

Orgánicamente depende del Departamento de Enfermería

Relación de Autoridad:

No tiene personal a su cargo que dependa de su autoridad.

Relación de Coordinación:

• Con el Jefe del Departamento de Enfermería

• Con el Técnico administrativo: Depende directamente y reporta el cumplimiento de su función.

• Con los jefes de los servicios del Departamento: relaciones de coordinación directo.

• Personal de la Dirección Ejecutiva

• Personal de Departamentos, Unidades, Servicios y

• Público usuario.

Relaciones externas:

• Público Usuario.

3. ATRIBUCIONES DEL CARGO

• Asistencia al representante profesional y Técnico

• Ocasionalmente monitorea la labor del personal auxiliar

4. FUNCIONES ESPECÍFICAS

4.1 Administrar, organizar, custodiar la documentación de la Oficina, así como el inventario físico de equipos y materiales.

4.2 Recepcionar, clasificar, registrar, distribuir y archivar la documentación que ingresa y egresa de la oficina, previa visación del Jefe del Departamento.

4.3 Organizar y coordinar las atenciones, reuniones y certámenes y preparar las agendas y la documentación respectiva.

4.4 Tomar apuntes, redactar y elaborar documentos.

4.5 Efectuar llamadas telefonicas y concertar acuerdos y/o citas.

4.6 Intervenir con criterio propio en la redacción de documentos administrativos de acuerdo a indicaciones generales.

4.7 Establecer las coordinaciones autorizadas por la Jefatura, con organismos afines a la Oficina.

4.8 Proponer, orientar o ejecutar la aplicación de normas técnicas sobre documentos, trámites y archivo.

4.9 Organizar el control y seguimiento de documentos.

4.10 Velar por la seguridad y conservaci{on de documentos.

4.11 Administrar la documentación clasificada y prestar apoyo secretarial especializado, utilizando equipos informáticos.

4.12 Brindar un adecuado trato y orientación al público en general con propiedad y cortesía sobre gestiones a realizar y situaciones de documentos, atender las llamadas telefónicas, así como apoyar a las Áreas Integrantes del Departamento.

4.13 Velar por la integridad y buen funcionamiento de los equipos, materiales, insumos y enseres de la Jefatura.

4.14 Cumplir con la normatividad legal vigente relacionada al área de su competencia.

4.15 Conocer y socializar el Plan Hospitalario de Evacuación y Comportamiento en caso de Desastres.

4.16 Acceder permanentemente a las Normas Legales de la Página Web del MINSA y Diario Oficial “El Peruano” a fin de mantenerse informada e informar a sus superiores de las Normas Legales vigentes, para su aplicación y estricto cumplimiento.

4.17 Otras funciones que le asigne su jefe inmediato.

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