Funciones Básicas del Almacén

Introducción

Los Almacenes constituyen un eslabón fundamental en los flujos físicos de mercancías desde un origen a un destino, y junto a la gestión de pedidos y compra, la producción, la gestión de inventarios, el transporte, la distribución e incluso el reciclaje, integra un sistema logístico que es vital para el funcionamiento de la Economía. A su vez, el contexto globalizado en que se desenvuelve esta última, impone al almacenamiento como parte del sistema logístico, un cambio hacia la competitividad para enfrentar una demanda poco fiable, cambiante y con tendencia al estancamiento. Sólo a través de un culto a la rapidez, la calidad, la flexibilidad y la máxima racionalidad en el uso del capital invertido, podrá una empresa maximizar su liquidez y asegurar la rentabilidad a largo plazo, disminuyendo los costos.

Resulta evidente a partir de los aspectos antes planteados que la gestión, diagnóstico o proyección de almacenes constituye una tarea que requiere personal capacitado para su realización, siendo conveniente que el personal relacionado con este proceso posea los conocimientos necesarios para proponer, evaluar y decidir las diferentes alternativas con las que se enfrenta en su tarea.

Como una contribución a este propósito se ha elaborado el presente material, el cual tiene como objetivo realizar una presentación de los principales aspectos y parámetros a considerar con relación al Almacén en la actividad turística, de manera que permita a todos los cursistas de la enseñanza tanto postgraduada como de servicio contar con una información que satisfaga sus intereses y que, a la vez, sea asequible, compactada y vinculada a la práctica.

El material incluye el concepto de almacén, así como sus objetivos, funciones y clasificación. También define las principales áreas, su aprovechamiento, los requisitos que norman el almacenamiento, los elementos de control del almacén junto con la documentación requerida y la normativa para almacenar determinados productos. Además se tratan las medidas de seguridad contra delitos, intrusos, accidentes e incendios, las medidas de protección al trabajador del área y las condiciones de higiene, así como las medidas de control interno y las normativas establecidas junto a los niveles tecnológicos para evaluar los almacenes.

Desarrollo

1.- El Almacén

El almacén concebido como un sistema es de naturaleza compleja. En este sistema que integra elementos tecnológicos, organizativos, de seguridad y de control se desarrollan tres etapas con características diferentes: la Recepción, el Almacenamiento y el Despacho.

En el mismo se combinan recursos humanos y materiales con el objetivo de garantizar las condiciones de conservación de los artículos desde que se reciben del suministrador (eslabón inmediato anterior del flujo material), hasta que se entregan al cliente (eslabón inmediato posterior del flujo material).

1.1 Objetivos del Almacenamiento

Constituye un objetivo de los almacenes sistema brindar un nivel de servicio adecuado a los clientes que atiende. Este nivel de servicio puede materializarse a través de la entrega de los materiales con la calidad requerida, en el momento y lugar oportunos.

Estos últimos aspectos deben ser logrados de manera racional, por lo que otro objetivo a considerar es desarrollar los procesos específicos que integran el proceso general del almacén, incurriendo en los mínimos costos posibles.

1.2 Funciones Básicas del Almacén

• Desarrollar un conjunto de actividades con las mercancías que hay que mover y conservar destinadas al cumplimiento de los fines productivos, de servicio o comerciales.

• Mantener las materias primas a cubierto de incendios, robos y deterioros.

• Permitir a las personas autorizadas el acceso a las materias almacenadas.

• Mantener en constante información al departamento de compras, sobre las existencias reales de materia prima.

• Llevar en forma minuciosa controles sobre las materias primas (entradas y salidas).

• Vigilar que no se agoten los materiales (máximos – mínimos).

1.3 Clasificación de los Almacenes

Los almacenes se pueden clasificar teniendo en cuenta diferentes criterios, estos son: Según su diseño constructivo, la forma que circulan los productos, capacidad, su volumen, la nomenclatura de productos que almacena, los materiales que se utilicen para construcción de paredes, columnas, techos, etc.

Los almacenes del sistema constituyen almacenes mixtos que constan de diferentes áreas:

• Área de víveres.

• Área de insumos.

• Área de bebidas.

• Área de mantenimiento.

• Área de blancos o lencería.

• Almacén de productos del agro.

• Área refrigerada.

• Área de partes, piezas y agregados automotor.

Área de víveres

En este sitio se depositan aquellos alimentos que requieren de condiciones de temperatura especificas hasta el momento en que se consumen, como los granos secos, productos en conservas, etc.

Área de insumos

En este lugar como su nombre lo indica se almacenan todos los utensilios y medios que se usan para la gastronomía, limpieza, papelería, oficina, etc.

Área de bebidas

El almacén para el resguardo de estos productos, debe tener una temperatura de entre 12°C y 200C (climatizado) con condiciones de humedad del 50 al 25 por ciento con un tipo de luz baja y opaca.

Área de mantenimiento

En este sitio se pueden encontrar los útiles y materiales para hacer las reparaciones de mantenimiento en general.

Área de lencería

Este almacén requiere de menos especificaciones

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