Foro de administracion documental

FORO TEMATICO 1

A.  ¿Cree usted que el proceso de legislación que se lleva a cabo en el país, es el adecuado? Argumente su respuesta.

R/: Me parece que no, ya  en la gran mayoría de las empresas en nuestro país no le dan el  debido proceso e importancia a la legislación en la documentación, ya que esta es de gran importancia a la creación sistemas ordenados para clasificar los datos y así poder tener un acceso más fácil y rápido e influye a la toma de decisiones en la  legislación en la documental. Además pienso que en nuestro país debería tener un organismo  regulador al tanto del cumplimiento de la legislación como administración.

B.   ¿Cuál es la importancia de la documentación en las empresas privadas?

R/: Las empresas manejan un gran volumen de información que las obliga  a la creación, organización, preservación y control de los archivos. En las empresas privadas como en la que laboro actualmente se lleva un buen archivo de  documentación  teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad y legislación archivística. Esto facilita de manera ágil la información requerida para cualquier organismo o persona que la requiera.

El Dato

Se considera una Herramienta muy importante al realizar una organización documental en el archivo, ya que sin esta característica seria imposible llevar un buen manejo de los documentos

FORO TEMATICO 2  administracion documental

a.        Describa con sus palabras el procedimiento de cada una de las etapas de un dato.

Rsta: existen 3 etapas evaluadas de la siguiente manera.

A. LA RECOLECCIÓN: Proceso por el cual se recopila la información de forma sistemática con el fin de avanzar a la siguiente etapa del procesamiento.

PROCESAMIENTO: Etapa en la cual se analiza la información para determinar su clasificación y donde se ejecutarán las operaciones necesarias para convertir los datos en información significativa

TRANSFORMACIÓN: Mediante este proceso se transforman los datos iniciales ejecutando una serie de pasos que mejoraran la calidad de los mismos   para asi poder entender mejor la información.

b.        Escriba las cuatro tipologías documentales que se presentan en el contenido y exponga la importancia de cada una de ellas en el proceso de la administración documental.

➢        CORRESPONDECIA COMERCIAL: Es muy importante para toda empresa porque es una manera de comunicarse con las personas que están cerca o lejos de nosotros y así darles a conocer nuestras decisiones, agradecimientos o darles a conocer nuestros productos o servicios que ofrecemos. Cabe destacar que esta tipología ha sido utilizada desde muchos años atrás.

➢        DOCUMENTOS CONTABLES: por medio de estos documentos registramos las operaciones comerciales de las empresas,  documentos que poseen valores matemáticos como comprobantes que realizamos por escrito en donde dejamos constancia de las operaciones mercantiles de la empresa como también son las facturas, recibos de cajas, entre otros.

➢        DOCUMENTOS ESPECIALES: Estos son especiales por sus características físicas, químicas o por su contenido; para algunas personas son especiales también por su valor o como para la archivística es especial porque contiene ciertas expresiones como son los soportes electrónicos, las imágenes o audiovisuales.

➢        DOCUMENTOS LEGALES: son aquellos documentos que en cierto modo poseen un valor determinado ya que pueden lograr demostrar Es cualquier medio que compruebe algo que ha sucedido, la exactitud o la verdad de una afirmación para que pueda ser utilizado como prueba como son los registros civiles, partidas, hojas de vida, pagos, cobros, entre otros.ejemplo la cedula- hojas de vida- registros de pagos y cobros

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