Administracion Documental Foro 1

REFLEXION

1. EL DATO: puede ser pequeño y de gran importancia a la vez, ya que donde se presente un fallo podría perjudicar la información a proseguir.

2. LA INFORMACION: son datos organizados que apoyan un objetivo, comunicación u actividad.

3. EL DOCUMENTO: soporte de información para transmitirla de una manera precisa.

FALLAS EN EL PROCESO GENERAL DEL DOCUMENTO

1. Archivar de forma desordenada todos los documentos que circulan en la empresa.

2. No tener un lugar adecuado para guardar los archivos.

3. No tener establecido diferentes fuentes de almacenamiento de archivos

4. Personal inexperto

5. Hacer manejo inadecuado de la información procesada.

ACTIVIDADES DE CONTEXTUALIZACIÓN

C. Asumiendo el rol de empleado de la oficina de archivo en la siguiente situación y justificando la pregunta planteada:

¿Cuál sería la clasificación de los documentos mencionados según el soporte?

Los documentos que se evidencian dentro de la oficina, según sus características, su función, el objetivo que pretenden cumplir y el impacto que buscan generar en el destino o destinatarios, de acuerdo a los tipos de clasificación existentes de los documentos de archivo, estos se clasifican de la siguiente manera:

Según el Soporte

Se clasifican por sus características físicas y condiciones de conservación así:

1. Textuales: Esta clase de documentos son los que más se emplean en la gestión empresarial tales como:

Notas

Borradores

Apuntes rápidos

2. Gráficos: Permiten visualizar de manera rápida la información, y el modelo empleado depende de la actividad o requerimiento específico como:

Mapas

Dibujos

Planos

3. Imagen: Reflejan y/o evidencian la información plasmada en textos o gráficos como:

Fotografías

Cuadros

4. Cinta: Son aquellos medios audiovisuales que buscan, de una manera dinámica, motivar, plasmar y captar la atención de una o varias personas como:

Videos

Cintas

5. Otros Soportes: Entre ellos se mencionan algunos como los discos duros, material óptico y sellos como:

Discos duros

Este tipo de clasificación de documentos de archivo es de gran importancia en el área de archivo porque nos permite llevar un orden en los archivos que se maneja continuamente en nuestro entorno laboral, nos ayuda a clasificarlos de acuerdo a su forma física, de acuerdo a su finalidad y de acuerdo a su uso específicamente con el fin de ahorrar tiempo, espacio y evitar contratiempos empresariales.

D. EN EL FORO TEMÁTICO CORRESPONDIENTE AL TERCER CONTENIDO DE ESTUDIO, RESPONDA DE FORMA CLARA Y ARGUMENTADA LAS SIGUIENTES PREGUNTAS:

a. Observe la imagen que se presenta a continuación y explique con sus palabras cuál es el procedimiento que se evidencia en la misma:

Como su nombre lo indica es el procesamiento de los datos recibidos y su proceso desde que los reciben, revisan, tramitan y finalmente cumplen la función y misión dicho documento:

1. RECOLECCION: recopilación de datos en desorden.

2. PROCESAMIENTO: información que se procederá a organizar según su importancia.

3. TRANSFORMACION: cuando la información ya ordenada y especificada cumple su función.

b. Escriba las cuatro tipologías documentales que se presentan en el contenido y exponga la importancia de cada una de ellas, en el proceso de la Administración Documental:

CORRESPONDENCIA

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