FORO TEMÁTICO No 1 Administración Documental

Cuál es la importancia de la Administración Documental?

porque el papel que juega un Administrador Documental es tal vez el más importante en una empresa, porque al archivar mal un documento, factura, remisión, acta, etc... Se generaría un caos y una demora en las actividades laborales.

La Administración Documental nos permite establecer políticas, definir normas y tomar decisiones que me facilite la gestión en la organización de los documentos.

Administrar los documentos de una empresa es una actividad permanente, donde se registran adecuadamente las operaciones, la historia, los manejos y las actividades comerciales de una empresa.

También tiene como fin tener la información de modo preciso, rápido y adecuado a todos los que la necesitemos. Significa entonces que fiscaliza, recolecta, salvaguarda, descarta y rescata la información de cualquier clase, para efectuar a cabalidad con el objetivo de saber Administrar los Documentos.

Ofrece conjunto de técnicas mejoradas en el manejo de cualquier tipo de documentos, imágenes y reportes, archivándolos de forma digital o manual y ofreciendo a los empleados calificados la posibilidad de acceder on-line a contratos, estados de cuenta, reportes y facturas, de forma segura y simple.

Cada día más empresas se están dando cuenta de la necesidad de tener los servicios, de un Administrador Documental, donde halla un control eficiente de los documentos.

El mundo corporativo presente se enfrenta al reto que implica manipular de manera eficaz y sistemática considerables volúmenes de información personalizados en papel y escritos impresos. Si manejamos sistemas computarizados para registrar la información, éstos nos ayudan a encontrar el documento en una forma más ágil y se puede hacer desde cualquier parte, ya sea en el lugar de trabajo o fuera de el.

Es muy importante tener un buen método de administración de documentos para poder almacenar y recuperar la información. Porque son un recurso a futuro donde suministrarán información.

Antes Garantizar la disponibilidad de documentos nos creaba altos costos, demora, acumulación... sin dejar a un lado la cantidad de espacio y seguridad que necesitábamos; ahora vemos la misma documentación, mas rápido, disfrutamos de más espacio en nuestras oficinas y ayudamos a preservar nuestro planeta.Aprender o manejar una excelente Administración Documental nos trae como beneficios que: * Facilita la búsqueda y acceso a los Documentos. * Administración de consultas, listados, foliación, ordenación, manejo de datos y la impresión adecuada de cada documento. * Información adecuada de acuerdo a los requerimientos de cada usuario. * Disminución en el tiempo de análisis y toma de decisiones. * Sistematización de flujos de trabajos y monitoreo en periodos reales de la etapa de un radicación. * Perfecciona el manejo de reclamos y mejora los métodos internos. *

cómo se refleja su finalidad en las empresas, actualmente?

En la actualidad las empresas manejan un gran acervo documental dentro de sus archivos, sin embargo no todos los documentos son igual de importantes o útiles, es justo aquí donde radica la relevancia de la administración documental puesto que esta nos permite clasificar, ordenar, mantener, almacenar, descartar y recuperar los mismos a través de una normativa determinada; de forma eficaz, con menos costo y en menor espacio. Además permite conservar una memoria corporativa y soporta el proceso administrativo apoyando la exactitud de la toma de decisiones.

Su finalidad, la que es regular la gestión de archivos se ve reflejada en las empresas mediante la optimización y transparencia de los procesos mediante los flujos de trabajo; reduce espacios de almacenamiento, permite cumplir con las regulaciones establecidas para la custodia de documentos, los mismos estarán disponibles por mucho tiempo, brinda seguridad

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