Funciones Del Comité Organizador De Congresos Y Convenciones

as, oradores, intérpretes y traductores, personal del comité organizador (horas extras)

• Material de oficina, medios de comunicación (correo, teléfono, telégrafo, scanner, mails, etc.)

• Imprenta y publicaciones.

• Actividades sociales, cortesías, gastos varios.

Para determinar los gastos prioritarios y adicionales, el comité de finanzas debe conocer o planear previamente el costo de productos y servicios, la política sobre la aceptación de cheques y reembolsos así como establecer las fechas de pago y los responsables de efectuar dicho pago.

3. Comité de Programa Técnico. Es el responsable de planear y coordinar todas las actividades del evento.

Debe partir del objetivo del evento: ¿Qué pretende el congreso o convención? Contestado lo anterior se definen los temas o asuntos a tratar y como consecuencia, se obtiene una idea objetiva del tiempo total y parcial para cada tema o sesión. Lo anterior permite elaborar un cronograma de tiempos y espacios con mucha antelación, así como seleccionar los recursos necesarios los cuales se dividen en humanos y materiales.

Recursos humanos. Estos se refieren a las personas que participarán en el evento, como son: oradores, delegados, intérpretes, traductores, suplentes, invitados, presidentes, etc.

Recursos materiales. Se refiere a los auxiliares concretos, observables y manejables, como son: computadoras, proyectores, papelería, micrófonos, invitaciones, montajes, pantallas, equipo de traducción, etc.

A continuación se dan algunas recomendaciones que se deben tomar en cuenta para detallar la agenda:

 Preparación de invitaciones.

 Envío de invitaciones con el tiempo necesario de anticipación.

 Organización de un banco de información o fichero en orden alfabético que contenga los siguientes datos: nombre, dirección, fecha de invitación, detalle de documentos remitidos, rol o papel del participante, asunto a tratar, reservación de viajes, reservación de hotel, forma de pago.

Al dorso de la ficha se tienen qu

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