Comites Organizadores

COMITES ORGANIZADORES

COMITÉ EJECUTIVO

Es presidido por la Directora General e integrado por la Directora General Adjunta, la Secretaria de Actas, la Tesorera, la Parlamentaria, la Traductora y la Directora General Ex-oficio; este Comité funciona como un Secretariado Permanente entre reuniones de la Junta Directiva.

COMITÉ DE PROGRAMAS

Este comité presta apoyo al comité organizador en todo lo concerniente a la estructuración del programa general del evento. Principales funciones:

• Preparar un cronograma de actividades estableciendo fechas topes.

• Escoger temas a tratar y las actividades a realizar.

• Seleccionar a los conferencistas y/o ponentes

• Seleccionar coordinadores de actividades

• Establecer los mecanismos para la preselección y hacer la selección final del trabajo.

• Entregar las ponencias y trabajos al comité organizador dentro del plazo establecido para su reproducción y distribución.

• estructurar el programa social.

• Elaborar el programa de acompañantes.

• Fijar fechas de reuniones periódicas con el fin de revisar las actividades ejecutadas y programar acciones pendientes.

• Mantener informado al comité organizador a través de reuniones periódicas.

COMITÉ DE EXPOCISIÓN

El comité de exposición realiza los trámites necesarios para contar con él espacio para las exhibiciones, y proporciona información a quienes seinteresan en hacer uso de él. Además, se encarga de realizar los arreglos para el arrendamiento y prepara el material descriptivo relacionado con laexposición. En el desarrollo de sus tareas presta atención especial a las actividades siguientes:

• Prepara y elabora un folleto atractivo que contenga información acerca de los precios de alquiler, disponibilidad de espacios y diagrama de la distribución de áreas de exposición.

• Envía el folleto a los posibles expositores.

• Verifica que dentro del área de exposiciones estén disponibles losservicios siguientes: contactos electrónicos, abastecimiento de agua y líneas telefónicas, así como carpinteros, electricistas, plomeros, pintores y rotulistas. Es necesario determinar con anticipación si estos servicios serán pagados por los expositores o por el comité organizador.

• Verifica las cargas que soporta la cimentación y la altura de piso a techo del local.

• Anticipa el tiempo que requiere el montaje y desmontaje de laexposición, para efectuar los arreglos relacionados con el alquiler del espacio general.

• Contrata los servicios de una empresa dedicada a la decoración para que esté disponible en caso de necesitarla.

• Contrata los servicios de un agente o nombra a una persona responsable dentro del comité, para que tramite la contratación del espacio con los expositores.

• Hace los trámites necesarios con la dependencia de gobierno quecorresponda para la importación temporal de material paraexposiciones. De este modo se asegura la asistencia de personalespecializado

COMITÉ DE FINANZAS

Para la ejecución de todo evento se requieren recursos económicos y saber cómo distribuirlos de acuerdo a las prioridades del objetivo escogido. Funciones:

• Elaborar el presupuesto preliminar y el definitivo.

• Buscar recursos económicos necesarios.

• Abrir cuentas bancarias.

• Mantener reuniones periódicas con el comité organizador.

• Establecer las prioridades de gastos.

• Efectuar los pagos.

• Llevar el balance detallado de los gastos efectuados.

COMITÉ DE APOYO Y/O SERVICIOS GENERALES

Se encarga de lo referente a la planificación y logística de las actividades relacionadas con la celebración del evento. Sus Funciones

• Reservación del centro de convenciones.

• Montaje de los salones

• Alquiler de equipos de sonido.

• Alquiler de todos los equipos audiovisuales.

• Reproducción del material.

• Organización y contratación del personal técnico.

...