COMITE ORGANIZADOR

Comité Organizador 3

EL COMITÉ ORGANIZADOR DE EVENTOS

COORDINACIONES O COMITÉS Y RESPONSABLES

 Coordinador General

 Coordinador de cada área

 Administrador del sistema de registro

 Administrador del sistema de hospedaje

 Administrador del sistema de información y comunicación

 Administrador del sistema de alimentos

 Administrador del sistema de adquisiciones

 Administrador del sistema de seguridad

 Administrador de exposición

 Responsable de ventas

 Responsable de la difusión y la publicidad

 Responsable del diseño y la decoración

 Responsable del área jurídica

 Responsable de la tesorería

 Responsable de la capacitación

 Responsable del centro de operaciones

 Responsable de la sala de prensa

 Responsable de los medios de comunicación

 Responsable de ponentes e invitados especiales

 Responsable de edecanes

 Responsable del personal de apoyo e intendencia

 Responsable del servicio médico

 Responsable de la guardería

 Responsable de música y espectáculos

 Responsable del sonido, video, iluminación, fotografía y grabación

 Responsable del mantenimiento y servicios generales

 Responsable de los recursos materiales

 Responsable de los servicios turísticos

 Responsable de los eventos especiales

 Contador general

Estructura Orgánica del Comité Organizador:

 Presidente

 Vice-Presidente

 Secretario General

 Tesorero

 Coordinador General

Este grupo deberá reunirse y elaborar un calendario de trabajo que incluya el lugar, la fecha, el día, la hora de inicio y fin de las reuniones. Este calendario debe manejarlo todos los integrantes. Debe elaborarse Actas de estas reuniones. Aprobará quienes deben integrar las Comisiones y Sub-Comisiones. Son responsables de supervisar todas las actividades del pre-evento.

1.- ESTRUCTURA DEL COMITÉ ORGANIZADOR:

El número de Comités es de acuerdo a la magnitud de los Congresos Conpeht. El personal que integrará estos Grupos debe tener experiencia o capacitarlos. Para el mejor cumplimiento de este cometido se crean las siguientes Comisiones:

Comisión Técnica

Comisión de Finanzas

Comisión de Recepción y Despedida

Comisión de Alojamiento

Comisión de Transporte

Comisión de Registro y Documentación

Comisión de RR.PP., Eventos y Programa Social

Comisión de Información, Prensa y difusión

Sub-Comisiones de Alimentos y Bebidas, De Protocolo, de Ornato y Rotulación, de Edecanes, Anfitrionas y Azafatas.

Cada una de estas comisiones deberá reunirse para informar los avances del plan de trabajo. Cada Jefe de Comisión reportará al Coordinador General. Se deberán efectuar Reuniones Generales cada mes al principio y luego cada semana. Estarán bajo el mando del Presidente del Comité Organizador.

2.- FUNCIONES DEL COMITÉ ORGANIZADOR:

Del Presidente: Es la máxima autoridad de la Institución. Presidirá todas las reuniones de coordinación, durante el período pre-congreso, siguiendo la Agenda que se prepara para cada ocasión. Aprobará o desaprobará como sea el caso, las propuestas que la Secretaría General y el Coordinador General propongan, presentándose al Comité en pleno y discutirán los puntos. Será el representante oficial ante las autoridades. Convocará a reuniones del Comité Organizador, cuantas veces lo estime conveniente. Autorizará el presupuesto de gastos de la organización. Presidirá las ceremonias de inauguración y clausura..

Del Vice-Presidente: Es el que lidera el Comité Técnico de evaluación de los trabajos. Realiza el seguimiento de los trabajos de las diferentes comisiones. Asesorará y/o dirigirá los Paneles, Reuniones Técnicas y toda la parte didáctica del Congreso. Será responsable del Tema que se presentará en el Congreso. Elaborará en coordinación con la Presidencia el Discurso de Bienvenida.

Del Secretario General: Preparará el Programa General del Congreso. Contratará el personal idóneo. Tendrá reuniones con cada Comité para conocer sus necesidades. Coordinará con el Comité de Finanzas, lo referente a la logística. Coordinará directamente con la Presidencia todas las acciones. Contactará con los proveedores a fin de solicitarles presupuestos por los servicios que requerirán.

Del Tesorero: Preparará en coordinación con la Secretaría General y el Coordinador General el presupuesto de la reunión. Será responsable del Comité de Finanzas. Aperturará una cuenta corriente exclusiva para el Congreso. Atenderá los gastos operativos. Permanente contacto con los auspiciadores. Intervendrá en la contratación de personal eventual para la reunión. Presentará al final un Balance General del evento a la Presidencia del Congreso y al Presidente del Comité.

Del Coordinador General: Debe seleccionarse a un profesional multi-especialista. Elaborará el Cronograma o Calendario de Actividades del Congreso para el pre-evento, evento y post-evento. Confeccionará el Programa Social. Preparará entrevistas y notas de prensa. Buscará fuentes de financiamiento. Contratará la sede del evento. Convocará a los Jefes de cada Comité a reuniones ordinarias y extraordinarias. Capacitará al personal a su cargo. Realizará ensayos previos en la sede del Congreso.

COMITÉ TÉCNICO: Está representada por el Vice-Presidente del Comité Organizador.

1. Presentar los Temas a tratar en las sesiones del Congreso

2. Presentar el contenido del folleto de promoción el Congreso

3. Organizar un Banco de Información con los datos de los expertos.

4. Asesorar y/o dirigir los paneles o grupos de trabajo

5. Mantener estrecha relación y comunicación con los expositores.

6. Solicitar con antelación los trabajos a los ponentes.

7. Seleccionar las dinámicas de Grupo.

8. Mantener estrecha comunicación con la Presidencia.

COMITÉ DE FINANZAS: Responsable el Tesorero.

1. Determinará cómo debe elaborarse el Presupuesto General.

2. Determinar los gastos prioritarios.

3. Asignar gratuidades a los directivos de instituciones miembros o no que participen en calidad de conferencistas

4. Planear previamente el costo de productos y servicios

5. Conocer con exactitud las fuentes de ingresos: cuotas inscripción, cuotas de acompañantes, cuotas especiales, contribuciones, patrocinios.

6. Analizar y pronosticar, hasta donde sea posible, la asistencia real a la reunión.

7. Elaborará en coordinación con los otros comités, los gastos por viajes, alojamiento, alimentos y bebidas, decoración, honorarios, imprenta y publicaciones, obsequios, material de oficina, buses, locales, propinas y gastos varios.

8. Presentar el Balance General al final del Congreso al Presidente del Congreso.

COMITÉ DE RECEPCIÓN Y HOSPITALIDAD:

1. Designar, controlar y coordinar con los Edecanes, Anfitriones y Azafatas y demás personal que formen la comisión.

2. Recibir en el Aeropuerto a los Delegados, invitados, observadores y participantes en general.

3. Disponer cuando el rango del funcionario visitante lo amerite un Edecán a su servicio.

4. Señalar de acuerdo al Programa de Trabajo y Programa Social, en qué forman serán atendidos y trasladados de sus hoteles a otros sitios y viceversa.

5. Atender en cada reunión a los Asistentes.

6. Disponer de personal en los hoteles para que se sirvan proporcionar información sobre el programa social, programa técnico y lugares turísticos.

7. Disponer de carteles de bienvenida con el logo del evento. En algunos indicar el nombre del Delegado.

8. Trasladar del Hotel al Aeropuerto.

9. Conocer el hotel y número de habitación de los Delegados.

10. Coordinar con las Comisiones de Alojamiento, Transportes, Registro, Eventos y Programa Social, Información y Prensa.

COMITÉ DE ALOJAMIENTO:

1. Recibir en los Hoteles a los Delegados, Expositores e Invitados.

2. Distribuir en las habitaciones reservadas la papelería, obsequios e informaciones que el Coordinador General determine.

3. Llevar el control de las habitaciones reservadas y su respectiva asignación a los Delegados.

4. Prever la demanda de cuartos extras

5. Elaborar la relación por países, con los nombres de los Delegados, Expositores e Invitados, los nombres de los hoteles y habitaciones que ocupen, día de llegada y estimación de salida.

6. Coordinar lo relacionado con los desayunos y comidas que los visitantes tengan en el hotel.

7. Considerar el alojamiento y alimentación a los Directivos de instituciones miembros que participarán en calidad de Conferencistas y/o Panelistas. Coordinar con la Presidencia del Congreso.

8. Controlar y elaborar una lista de las habitaciones ocupadas.

9. Proporcionar al Comité de Recepción, en la medida en que vayan alojándose, los nombres de las personas y sus

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