Comites De Congresos Y Convenciones

COMITÉS QUE INTERVIENEN EN LA ORGANIZACIÓN DE REUNIONES

INTRODUCCION:

En esta investigación trato de simplificar y combinar la información de los 3 autores ya que en el libro de juan Manuel buen Día tiene una información mas amplia y sistematizada mientras tanto en el libro de congresos y convenciones la información es un poco menos digerible pero en cuanto a la organización de los comité en cambio en el libro de Tonatiuh que es el autor del libro base los clasifica de una manera más concisa por ende compare y redacte la información para que esta investigación sea verídica y práctica.

El principal factor para lograr el éxito de un congreso o convención, es la coordinación entre todos los elementos que intervienen en el desarrollo del evento. Así, una de las medidas indispensables para que las actividades se lleven a cabo fluidamente es la formación de comités, encargados de tareas específicas.

Todos los detalles deben planearse con anticipación, porque el éxito o fracaso depende de la estructuración correcta; tanto de las actividades de trabajo como las reuniones sociales.

DESARROLLO:

La planificación implica una serie de fases que se enumeran en seguida:

1. Lugar sede.

2. Alojamiento: No. De cuartos, tipos de cuartos, para que tipo de evento, tarifas de habitación, servicios, propinas, etc.

3. Instalaciones y servicios: Capacidad de salones, Espacios para exhibiciones, etc.

4. Localización: facilidades de transportes, diversiones, actividades recreativas, etc.

5. Permisos de importación en caso de ser necesario.

6. Visas de cortesias para Vip´s.

Una vez seleccionado el lugar sede, se formaran los diferentes comités para cubrir en forma eficaz las siguientes actividades: Finanzas, Programas, Publicidad, Alojamiento, Festejos, Registro y Recepción,

Transporte, Exposiciones, Servicios Generales y Auxiliares entre otros.

En un evento intervienen tres clases de agentes que son: Organizadores, Conferencistas, Asistentes e Invitados.

En este caso solo hablaremos de los organizadores, los comités que intervienen y sus principales funciones.

Los comités son grupos de personas que contribuyen el trabajo para hacer cumplir los pasos del evento satisfactoriamente, las mismas son nombradas por el comité organizador.

El coordinador general se encarga de coordinar y dirigir a los integrantes de las diferentes comisiones que comparten el compromiso de planificar, organizar, ejecutar y controlar el evento en respuesta a las necesidades de la institución y sociedad en general.

LOS COMITES:

El comité de finanzas

Para la ejecución de todo evento se requieren de recursos económicos y saber cómo distribuirlos de acuerdo a las prioridades del objetivo escogido .

Funciones:

 Elabora el presupuesto preliminar y el definitivo.

 Buscar recursos económicos necesarios.

 Abrir cuentas bancarias.

 Establecer las prioridades de gastos.

 Efectuar los pagos.

Ingresos:

1. Cuotas de inscripción

2. Contribución de miembros

3. Otras contribuciones

4. Financiamiento.

Egresos:

1. Promoción y relaciones publicas

2. Timbres y envíos postales

3. Material impreso

4. Decoración.

Comité de programa o programa técnico

Es el responsable de planear y coordinar todas las actividades del evento.

Funciones:

 Preparar un cronograma de actividades estableciendo fechas topes.

 Escoger temas a tratar y actividades a realizar.

 Estructura del programa técnico.

 Selecciona a los conferencistas y/o ponentes.

 Estructura el programa social.

 Mantener informado al comité organizador a través de reuniones

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