Fundamentos Del Archivo

Las empresas públicas o privadas realizan transacciones diversas, las cuales originan registros en forma de cotizaciones, facturas, pedidos y solicitudes diversas. Muchos de estos documentos requieren ser conservados en forma ordenada, sistemática, de forma tal que cuando haya necesidad de referirse a ellos por cualquier circunstancia, puedan ser localizados fácil y prontamente.

La eficiencia en el manejo de estos docs gavetas de los archivadores deben utilizarse de manera optima. Para ello, es necesario saber que documentos se guardan en cada uno de los sectores que existen: activo, semiactivo e inactivo.  Otro proceso importante en archivonomia es la transferencia de documentos al archivo perpetuo así como la eliminación de algunos.

3. ¿Cómo se utilizan las gavetas de los archivadores?  ¿Qué tipo de carpeta resulta conveniente para albergar estos documentos?  ¿Qué fin cumple?  ¿Por qué debe ser conservado?  ¿Necesidades operativas?  ¿Exigencias legales?  ¿Exigencias históricas?

4. No es conveniente la conservación de documentos por razones como:  Posibles eventualidades  Nunca se sabe lo que puede ocurrir

5.  ¿Con que frecuencia se consulta?  ¿Qué ocurriría en el caso de no disponer de ellos?  ¿Podría obtener la misma información de otra forma?  ¿Cuánto tiempo se debe conservarlos?

6. Niveles de Archivo UN ARCHIVO APROPIADO DEBE ESTAR REPARTIDO EN VARIOS NIVELES, A PARTIR DEL GRADO DE ACTUALIDAD DE LOS DOCUMENTOS

7. Archivo Activo A fin de ganar tiempo es conveniente una clasificación previa de la correspondencia, para la cual se separan las cartas que se refieren a problemas importantes o urgentes, de las que tienen un interés informativo y documentos. Pueden establecerse cuatro grupos de cartas:  De gestión.  De información.  De documentación.  Personal y confidencial.

8. Documentos del sector activo Cartas de pedido Correspondencia de entrada Se clasifican por asuntos Cartas de información Se clasifican por orden cronológico Cartas de documentación Se clasifican por orden alfabético Cartas personales y confidenciales Se clasifican por asuntos

9. Archivo Semiactivo  El archivo semiactivo contiene documentos de muy diversa índole, cada uno de los cuales exige una clasificación distinta.

10. Documentos del sector semiactivo De ventas Facturas Tipos de documentos Facturas Una copia se clasifica por orden numérico La segunda copia se clasifica por orden cronológico De compras Se clasifican por orden numérico o alfabético Documentos contables Se clasifican por asuntos Documentos fiscales Se clasifican por asuntos Contratos Por asuntos o cronológicos Correspondencia Por orden alfabético o cronológico Documentos de departamento de personal Se clasifican por orden alfabético Documentos bancarios Se clasifican por orden cronológico

11. Archivo inactivo Se nutre de:  El archivo activo le envía directamente todos los documentos que no son necesarios para el archivo semiactivo.  El archivo semiativo que le envía gran parte de la documentación.

12. ¿Cómo funciona le archivo inactivo? 1. Una ves que se cumple la fecha señalada, el responsable extraerá todos los documentos que han caducado y no ofrecen utilidad. 2. Los envíos de los documentos al archivo inactivo son regulados para que no se originen obstrucciones, distribuyendo las tareas en este servicio. 3. Para facilitar la extracción de documentos que solo ofrecen valor histórico, es necesario marcarlos con señales, caballetes, símbolos convencionales así como algunos otros medios considerados idóneos.

13. Organización de los sectores dentro de un archivador de tres gavetas Entrada de documentos Cartas pendientes de contestación. Cartas contestadas que forman parte de una gestión en tramite. Cartas contestadas fuentes de información Archivo activo 1ª gaveta

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