Ciclo De Los Archivos

Wiffels, en 1972 planteo su teoría sobre las fases o edades básicas del ciclo vital del documento, esta denominación hace relación a las etapas que cumple un documento a lo largo de su vida útil. Según González de Ríos, estas etapas se pueden considerar de la siguiente manera: Planeación, elaboración, utilización y mantenimiento, y eliminación. En esencia este ciclo se define en tres etapas que a su vez permiten diferenciar tres tipos de archivo, según la fase en que se encuentren los documentos. A continuación se presenta la caracterización que González de Ríos enuncia sobre cada etapa:

PLANEACION: Nace de un estudio integral que va llevando los tipos documentales a la normalización y estudia tres elementos: la información, el soporte y el recorrido

ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS:

Esta fase la gestión de documentos tiene como objetivos:

• Evitar la producción de documentos no esenciales

• Disminuir el volumen de los documentos

• Ampliar el uso y la utilidad de los documentos que son necesarios

• Asegurar el empleo adecuado de las técnicas reprográficas y de automatización .

UTILIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS:

Esta segunda fase comprende la selección, utilización, control y almacenamiento, se caracteriza por:

• Disponibilidad de la información y de los documentos necesarios

• Utilización a bajo costo de la información y de los documentos

• Selección de material auxiliar, equipos y lugar de almacenamiento de los documentos, adecuados a la naturaleza y a la frecuencia de uso.

LA ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS:

Solo después del proceso de evaluación, se puede determinar qué documentos deben ser conservados y cuáles pueden eliminarse. Todo procedimiento eficaz para suprimir documentos debe cumplir con las siguientes actividades:

• Identificación y descripción de los documentos por series

• Clasificación de estas series con miras a su conservación o eliminación

• Determinación de los documentos que se justifica conservar en los archivos

• Eliminación periódica de los documentos no permanentes

• Transferencia de documentos permanentes a los archivos nacionales o a los que hagan sus veces .

CLASES DE ARCHIVO

Ligados a las fases del ciclo vital se consideran tres clases de archivos los cuales González de Ríos describe de la siguiente manera:

1 Edad o fase

Archivo de gestión

2 Edad o fase

Archivo Central / Archivo Intermedio

3 Edad o fase

Archivo Histórico

Archivos de gestión o de las oficinas productoras de documentos

En esta instancia se reúne la documentación en trámite, en busca de solución de los asuntos iniciados, además la documentación está sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras dependencias que las soliciten.

Archivos centrales o intermedios

Aquí se agrupan documentos transferidos por distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado su trámite pero que siguen siendo objeto de consulta por las oficinas y los particulares en general.

Archivos permanentes o históricos

Lugar donde se transfiere desde el archivo intermedio, la documentación que por decisión del comité evaluador de documentos, debe conservarse permanentemente dado el valor que cobra para la investigación, la ciencia y la cultura.

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