Fundamentos de un Archivo

Fundamentos de un Archivo:

Organizan y optimizan el funcionamiento de una empresa, ente, organismo u oficina.

Sus materiales:

Varían según las funciones o el uso de la empresa u organización.

Pueden contener:

Expedientes, legajos, notas, fotos, ordenanzas, memorandos, resoluciones.

Niveles de Archivos:

Según el grado o frecuencia de utilización:

Archivo Activo: Contienen todo los documentos de recién entrega o que son de consulta frecuente.

Archivo Semiactivo: Los documentos que allí se encuentran son provenientes de archivos activos y no tienen regularidad en la frecuencia de la búsqueda en sus documentos pero si tienden en ocasiones a ser utilizados.

Archivo Inactivo: recoge los documentos que habiendo perdido todo su valor operativo y funcional, conservan valor histórico, político, o documental.

IMPORTANCIA DEL PROCESO DE ARCHIVAR:

Es la memoria colectiva de una empresa y de suma importancia para su supervivencia y buen funcionamiento. Su correcta y ordenada organización permitirá agilizar cualquier proceso y sobre todo demostrara la actividad y ordenado funcionamiento de las actividades que en la organización, ente o institución.

FUNCIONES DEL ARCHIVO:

Conservación de documentos (La Ley obliga en plazos mínimos conservación documentos por que podrían ser requeridos).

Conservar los documentos ordenados y clasificados.

Proporciona información sobre el funcionamiento y asuntos tratados.

Eficaz cuando se encuentra rápidamente lo que se busca.

Es el centro activo de información.

Sirve como medio de consulta cuando se pretende indagar en las actuaciones del pasado.

Sirve como elemento probatorio cuando el organismo o entidad pretende demostrar la realización de un acto o la forma de hacerlo.

CICLO DE VIDA DE UN DOCUMENTO COMERCIAL:

Consta de Cinco (5) Etapas:

Creación: El uso de los diferentes documentos que se crean, se entregan o se reciben en una empresa, organización y otros deben ser guardados.

Archivo y Protección: Todos estos documentos deben ser guardados, clasificados y protegidos para su posterior uso (comprobación o respaldo de actividades, negocios o diligencias).

Utilización: Todo lo archivado se guarda para ser utilizado en actividades futuras puede ser para una comprobación, justificación, etc.

Transferencia: Esto se realiza cuando existen ciertos documentos que ya no son consultados con frecuencia o cuando forman parte del archivo inactivo.

Eliminación: Este paso se realiza cuando el archivo ya no es útil, necesario, imprescindible o valioso para la empresa, por lo tanto según leyes y protocolos deben ser destruidos.

MOBILIARIO, EQUIPOS Y MATERIALES PARA ARCHIVAR

Tipos de Archivadores:

Unidades verticales: Los más corrientes en todo departamento de archivo. Son de dos, tres o cuatro gavetas, unas sobre otras. se colocan juntos, unos al lado de otros, en tal forma que dan aspecto de orden y para aprovechar el espacio, para consultas y circulación del personal.

Unidades horizontales:Estos muebles consisten en gavetas colocadas una al lado de otra. Su uso más frecuente es para organizaciones y oficinas pequeñas.

Unidades independientes: Consisten en una gaveta, bajo una sólo marca común. Ejemplo de ellas son los muebles que se usan en una biblioteca para el catálogo de tarjetas.

Equipos y materiales de archivo

Partes básicas del archivo

Índice de archivadores. Los índices pueden ser: Alfabéticos; Numéricos y Mixtos.

Marbetes

Tipos de archivadores

Gancho o espigón

Kardex.

Nido de paloma o casillero.

Archivo de caja.

Carpeta de fuelle o acordeón.

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