GESTORES DOCUMENTALES Y ARCHIVISTAS

NOMBRE DILEDIS MACIAS BABILONIA

GESTORES DOCUMENTALES Y ARCHIVISTAS

Teniendo en cuenta en el mundo en que estamos que las tecnologías y la ciencia van avanzando muy rápidamente haciéndose necesaria que se emplee nuevas técnicas para el desarrollo de actividades, por lo que las empresas de hoy buscan herramientas que las ayuden a salir adelante.

Por esta razón han comprendido que la administración documental es de carácter prioritario ya que por medio de este se maximizan los recursos dentro de la organización ahorrando tiempo, dinero y sobre todo facilita la búsqueda y acceso a la información en cargándose de controlar , almacenar, eliminar, y recuperar la información de una empresa, sin importar el tamaño de esta, los archivos son de gran importancia para la administración y la cultura, porque los archivos que la conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en historiales, después de su vigencia, estos archivos son potencialmente patrimonio cultural e identidad de la empresa.

Es por esto, que se desarrolla la Administración Documental, como una herramienta y como un sistema de apoyo a la organización y tiene como objetivos: Establecer los procedimientos para ejecutar rápidamente los trámites de los documentos que se procesan (realizar el control de los documentos que se crean, procesan y archivan.

En toda empresa deberán nombrar “Jefe de Archivo”, responsable de implementar, organizar y administrar el nuevo sistema. Este cargo no debe ser entregado a personal sin capacitación en archivística.

Su función principal del personal de administración de Archivo es ejercer las tareas, operaciones, acciones y trámites reglados por las normas de procedimiento de archivo para la organización, control, evaluación, conservación, preservación y servicios de todos los archivos de una Unidad.

El personal asignado para realizar tareas de Administración de Archivos, debe ser como mínimo Bachiller Clásico; requiere además de destrezas básicas, conocimiento de los aspectos legales vigentes, de la filosofía de archivista, conceptos básicos y en especial, conocimiento de los aspectos administrativos, además de poseer los atributos de integridad, juicio, madurez y reserva del secreto para el manejo y manipulación de documentos, para facilitarle proceder con mucha responsabilidad y sentido común.

A la vez el personal de Administración de Archivos debe mantener la disciplina del secreto y estar al tanto y actualizar los cambios que sucedan en cuanto a la organización y administración de documentos, a fin de mantener un registro real y actualizado de acuerdo a las normas legales vigentes.

Por la naturaleza de su función debe conocer y tener actualizada la base de datos de archivo

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