Gestión Documental

Administración documental en el entorno Laboral

3.3

Basado en la terminología del proceso administrativo mencionado en el primer contenido de estudio, es momento que usted indague en la oficina o unidad que seleccionó, acerca de cómo se aplican las funciones para administrar los documentos, cumpliendo con la normatividad vigente.

Las funciones de administración documental de la entidad que escogí se realizan de la siguiente forma:

1. Los documentos recibidos de personal externo a la oficina inmediatamente se clasifica como documento externo y se radica con la siguiente sigla “ER” esta se completa con la fecha y un numero de secuencia.

2. Se lleva a la oficina o a la persona que se remite. Esta acción la realiza la persona encargada de la oficina de correspondencia o patinador.

3. esta comunicación genera una respuesta por parte de la dependencia que le corresponde. La contesta generada se envía con la sigla “EE” y los respectivos números de secuencia y los datos de quien genero la comunicación y dependencia esta sale con el sello de la entidad.

4. Los soportes de la comunicación y la copia de la respuesta son archivados en el expediente correspondiente.

Teniendo en cuenta elementos archivísticos mencionados en el segundo contenido de estudio, explique cómo se hace la clasificación de los archivos Los archivo se clasifican en:

Archivo Central o Intermedio: esta clasificación de archivo en la entidad escogida se hace en primera medida en cada dependencia a primera vista. Y se dejan en AZ

Archivo de Gestión: este tipo de archivo se dejan más que todas las comunicaciones internas con las otras dependencias, la comunicación con otras instituciones y las comunicaciones con los entes de control.

Archivo Histórico: aquí se dejan los documentos de mucha importancia y que en un futuro sirvan de pruebas ante los procesos que allí se manejan.

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