GESTION DOCUMENTAL

EXPERIENCIA EN LA APLICACIÓN DE LAS

NORMAS DE DESCRIPCIÓN ARCHIVISTICA

Archivo General de la Nación de Colombia

Luis Ernesto Jaimes Sánchez*

La archivística como disciplina tiene que fundamentarse en principios que sirvan para desarrollar una metodología que, mediante un vocabulario propio, evite imprecisiones y ambigüedades y sea reflejo de uniformidad y coordinación, con miras a cumplir un propósito único: la organización de los fondos documentales. Esto tiene una doble finalidad; la de conservarlos y facilitar el acceso a sus contenidos informativos, ya sea para la propia administración como fuente de consulta para la toma de decisiones, facilitando la pronta y ágil gestión administrativa de los productores de los documentos, o bien sirviendo como fuente primaria de consulta para los investigadores con fines históricos. Para que los archivos puedan cumplir esta doble función, cual es precisamente la de ser verdaderos centros de información, facilitando el acceso ágil y oportuno a los contenidos informativos que albergan en sus repositorios, se necesita que se diseñen los mecanismos apropiados para tal fin.

Consideramos que el primer paso que debe darse en este sentido consiste en elaborar unos formatos que recojan, de manera amplia, elementos suficientes para su rescate y que permitan -lo cual es de suma importancia- el intercambio interinstitucional de la información a nivel mundial.

En este orden de ideas, para casi todo el mundo archivístico no deben resultar extraños los esfuerzos y aportes hechos más o menos desde la década de los 50 por destacados archiveros de América del Norte, Asia, Europa y Latinoamérica, con distinta tradición archivística, tendientes a normalizar la descripción de documentos de archivo. En este sentido basta recordar algunos desarrollos y publicaciones elaborados por países, como Gran Bretaña con el Manual de Descripción Archivística (MAD2), publicado en 1989. Así mismo, se debe mencionar a Canadá, uno de los países que ha puesto mayor énfasis en liderar políticas tendientes a la normalización de la descripción archivística. Sus primeros aportes en esta materia, se sitúan en 1986, ligados al “Grupo de Trabajo Canadiense para la Normalización”, cuyas publicaciones más destacadas son los siguientes artículos: “Las normas de Descripción, una Necesidad”; “Normas para la Descripción Archivística en Canadá”; “Reglas para la descripción de documentos de archivos” publicado en 1990; “La normalización en Archivística, un paso adelante respecto a la Evolución de la Disciplina” publicado en 1992.

*. Restaurador de Bienes Muebles, Universidad Externado de Colombia. Estudios de Arquitectura, Universidad Piloto. Maestría Restauración de Monumentos Arquitectónicos, Universidad Javeriana.

En Estados Unidos, la Sociedad de Archivistas Americanos, promovió la publicación de las reglas de catalogación angloamericanas (AACR2), haciéndolas compatibles con el formato MAR/AMC (Catalogo de Maquinas Lectoras para Archivos y Control de Manuscritos). Esta experiencia se plasmó en la publicación de un texto titulado, Archivos, Documentos personales y manuscritos. Un Manual y Catálogo para repositorios de archivos y bibliotecas de manuscritos.

Francia, en 1987, con los aportes hechos por Michael Duchein, da inicio a la práctica de la normalización de la descripción, llegándose a reconocer su diversidad, a partir de las necesidades no solo del archivero sino de los mismos archivos ya sean administrativos o históricos.

En España, han sido muy valiosos los aportes hechos por archiveros de las diferentes provincias encaminados por una misma senda, para lograr la normalización y la terminología de los archivos. Vale la pena mencionar, entre otros especialistas a Vicenta Cortes, Antonia Heredia, Carmen Crespo, Pedro López, Olga Gallego y María Luisa Conde cuyos trabajos son ejemplo de la búsqueda de la precisión conceptual en este país.

El aporte de Brasil, ha sido fundamental con la publicación del Diccionario Brasilero de terminología archivística. Otros países Hispanoamericanos como Argentina, Cuba, México han hecho ingentes esfuerzos por normalizar los procesos archivisticos.

Un análisis retrospectivo sobre este tema, nos permite observar cómo, a partir de la década de los 80, se hace más de manifiesto en varios países el interés y un mayor grado de sensibilización sobre la necesidad de normalizar la descripción de archivos. Sin embargo, fueron pocos los países que lograron una normalización en el sentido más riguroso, primando en algunos casos experiencias y propuestas más individuales que de grupo, muchas de las cuales separan los archivos administrativos de los históricos, o en otros casos se mezcla la descripción de documentos de archivo con la empleada en bibliotecas. Como resultado de lo anterior no se logró conformar un cuerpo metodológico–teórico, que posibilite la normalización a nivel universal.

Posteriores esfuerzos encaminados a la construcción de una primera norma general archivística comenzaron con la descripción, como uno de los procesos más importantes y prioritarios en el campo de la aplicación de la técnica archivística estandarizada, y es que precisamente la descripción normalizada implica normalizar los procesos de clasificación y ordenación a partir de la aplicación y el respeto a los principios universales de procedencia y orden original.

Merece especial mención y reconocimiento el interés demostrado por el Consejo Internacional de Archivos y la Asociación Latinoamérica de Archivos, con miras a normalizar los procesos archivísticos logrando la estructuración de una norma general y de aplicación universal para la descripción documental. Sus antecedentes se encuentran en el “Borrador de reglas generales” elaborado por un sub-grupo de la Comisión Ad-Hoc de normas de descripción archivística del Consejo Internacional de Archivos que surgió como resultado de la primera reunión plenaria que se llevó a cabo en Alemania en 1990. En 1991 se reunió de nuevo esté grupo con el fin de estudiar el borrador. En 1992 en la ciudad de Madrid se celebró la plenaria de la Comisión con el fin de corregir y ampliar el borrador, el cual fue expuesto en XII Congreso Internacional de Archivos, que tuvo lugar en Montreal. En 1993, este mismo documento fue puesto a consideración en la reunión que se celebró en Estocolmo. En Septiembre del mismo año, en México, se difundió para los países hispanoamericanos, concediéndose un plazo de 5 años para su experimentación y cuestionamiento.

Para el caso Colombiano podemos decir que la Norma ISAD(G) se encuentra en proceso de aplicación, experimentación y difusión. Acogemos la propuesta de la Norma ISAD(G) y somos conscientes de que ésta se acerca a lo ideal. Sin embargo, sabemos que no siempre es factible su aplicación dadas ciertas limitantes respecto a su difusión, a la estructura misma de los archivos, la capacitación suficiente de personal, la escasez de recursos económicos y la misma infraestructura. Estos factores dificultan, en el corto tiempo, la aplicación de la Norma de descripción, a nivel nacional.

Teniendo en cuenta la experiencia de la Escuela Archivística Iberoamericana, Colombia inicio a mediados del Siglo XIX el trabajo de descripción para los fondos documentales del período colonial (aproximadamente 400 metros lineales), elaborando catálogos, inventarios e índices que fueron y aún siguen siendo de gran utilidad para los investigadores, como referentes para localizar el dato buscado y para los archivistas permitiéndoles tener pleno control sobre los documentos que tienen bajo su responsabilidad.

Hoy en día, para el Archivo General de la Nación de Colombia, como ente rector de la política archivística en nuestro país, le ha sido de suma importancia y utilidad aplicar una norma que regule los procesos de descripción de los documentos y permita estandarizar procedimientos universales. Así la aplicación de las normas ISAD(G) e ISAAR (CPF) facilita unificar criterios, haciéndolos más coherentes e inteligibles para la elaboración de obras de referencia y agilizar el acceso e intercambio a la información contenida en los acervos documentales que conforman la memoria histórica de los países, dentro de un sistema integrado de información.

Aplicación práctica de la ISAD(G)

1. Conocida la Norma Internacional General sobre Descripción de Archivos, promulgada por el Consejo Internacional de Archivos (CIA), la División de Clasificación y Descripción del Archivo General de la Nación de Colombia, la hizo objeto de estudio y análisis.

2. Para ello se elaboró un formato que recoge los distintos niveles que la integran. Se consideró que para lograr una mayor recuperación de información, algunos elementos, deberían ir individualmente y se agregaron al formato, haciendo la respectiva observación (v.gr., toponímicos, onomásticos, temáticos), por considerarse que los procesos de búsqueda de la misma serían mucho más ágiles, independientemente del medio que se utilice para ello (manual o electrónico).

3. Así mismo, se diseñó una base de datos en el manejador CDS/ISIS 3.07, y se plasmó el formato en una versión automática y digital.

4. Se escogió un fondo documental, de carácter histórico titulado “BERNARDO J. CAYCEDO – Asuntos Varios”, el cual contiene información diversa, por lo que su procedencia como sus tipologías son muy variadas. La selección

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