Gestion Documental

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ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

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ACTIVIDAD 1

TUTOR

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ACTIVIDAD DE LA UNIDAD - COPIE Y PEGUE EL ENUNCIADO EN UN TEXTO WORD

Además de conocer conceptos relacionados con Administración Documental en la Archivística, es indispensable saberlos aplicar, de forma adecuada, en el entorno laboral. Teniendo en cuenta las lecturas indicadas anteriormente, así como los conceptos de la Administración Documental en la Archivística, es momento que usted emplee los conocimientos adquiridos hasta el momento para identificar y analizar diferentes procesos de un contexto laboral, a través del siguiente ejercicio

Inicialmente, seleccione una empresa que tenga bien definida la unidad de archivo o una oficina que se encargue específicamente de la clasificación documental, de acuerdo a las áreas que constituyan la empresa.

Tenga en cuenta que la empresa puede ser su propio lugar de trabajo o una entidad cercana a la cual tenga acceso o conozca.

Cuando haya seleccionado la empresa determine los siguientes aspectos.

• Basado en la terminología del proceso administrativo mencionado en el primer contenido de estudio, es momento que usted indague en la oficina o unidad que seleccionó, acerca de cómo se aplican las funciones para administrar los documentos, cumpliendo con la normatividad vigente.

• Teniendo en cuenta elementos archivísticos mencionados en el segundo contenido de estudio, explique cómo se hace la clasificación de los archivos.

ACTIVIDAD

La empresa que elegí cumple con el proceso de recepción hasta la distribución de documentos, y la comunicación se genera de forma tanto interna como externa.

Revisan oficio, Código dependencia, Serie, sub serie, Fecha, Destinatario, Asunto, Delineado, Firmado, Anexos completos, Copias, por correo electrónico.

Radican En El Sistema:

Fecha, Empresa, solicitud, Interna, externa, Nombre destinatario, Dependencia. Oficio interno o causa, N documento, Hora, Tipo de documento

Revisar oficio Código dependencia Serie, sub serie Fecha Destinatario Asunto Delineado Firmado Anexos completos Copias, por correo electrónico radica en el sistema Fecha Empresa; oficio interno o causa, Numero de documento, Hora Tipo de documento, solicitud Interna, externa Nombre destinatario, dependencia, Manejan una planilla de mensajeros que es un formato de control de entrega de correspondencia en el lleva fecha, origen, destinatario, numero ventanilla, asunto, anexos, firma de recibido.

CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Creación, Evaluación, Crecimiento, (adquisición), Clasificación, Conservación (preservación), Descripción e indexación, Difusión.

Clasificación documental: Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).

Código: Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las unidades productoras de documentos y a las series y subseries respectivas y que debe responder al sistema de clasificación documental establecido en la entidad.

LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO SE CLASIFICAN SEGÚN LA FUNCIÓN QUE PRETENDAN CUMPLIR Y EL IMPACTO QUE BUSCAN GENERAR EN EL DESTINO O DESTINATARIOS, DE LA SIGUIENTE MANERA

4.1. Según el Soporte

Se clasifican por sus características físicas y condiciones de conservación así:

Textuales: Esta clase de documentos son los que más se emplean en la gestión empresarial, algunos ejemplos de ellos son los manuscritos (notas, borradores, apuntes rápidos), etiquetas e impresos.

Gráficos: Permiten visualizar de manera rápida la información, y el modelo empleado depende de la actividad o requerimiento específico. Los más utilizados son los mapas, dibujos y planos.

Imagen: Reflejan y/o evidencian la información plasmada

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