GESTION DOCUMENTAL
Enviado por BEACARABALLO • 14 de Septiembre de 2014 • 247 Palabras (1 Páginas) • 173 Visitas
GESTION DOCUMENTAL
Podemos definir la gestión documental como el conjunto de tareas encaminadas a describir, clasificar, ordenar y gestionar los documentos de una empresa o compañía con el objetivo de recuperarlos posteriormente con la mayor rapidez posible.
La administración documental en las empresas, es una herramienta optima para aprovechar la información.
También podemos decir que la administración documental es el conjunto de actividades dirigidas al manejo, tratamiento y organización de los documentos desde su origen hasta el destino final con el objeto de acelerar su búsqueda, facilitación y conservación.
El tratamiento documental comprende varias tareas: la clasificación, la descripción, la conservación y la recuperación.
La clasificación implica establecer los tipos de documentos que genera la empresa. Puede ser orgánica o funcional, según prime el organigrama o las funciones de la misma.
La descripción, por su parte, es el conjunto de datos que identifican un documento. Aquí deben determinarse los distintos campos, como la ubicación física, la fecha o el contenido. “Hay que utilizar los mismos términos para facilitar la búsqueda de documentos y no generar confusión”.
Respecto a la conservación, se tiende a los dos extremos: guardar toda la documentación o desprenderse de ella en cuanto se ha utilizado. “Hay que saber ser selectivos en la conservación de documentos”.
Por último, la recuperación es el resultado que evalúa las anteriores tareas. “La finalidad de la gestión documental es recuperar los documentos lo más rápido posible”. La capacidad de controlar la información y recuperar la documentación ofrece una excelente imagen de cara al cliente.
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