INSTRUCTIVO DILIGENCIAMIENTO FORMATO REQUISICION

1. OBJETIVO

Este instructivo tiene por objeto explicar el debido diligenciamiento del formato de requisición de compra y/o servicio GC-F-001.

1. ALCALCE

Este instructivo aplica a todos los procesos de la compañía PETROCOL SAS.

1. PASOS PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO

1. SELECCIONAR: Se debe tener claro y marcar si es una compra y/o servicio.

1. SOLICITANTE: Persona que necesita la compra y/o servicio.

1. IDENTIFICACION: Numero de cedula del solicitante.

1. CARGO: Nombre del cargo del solicitante.

1. SOLICITUD No: Numero exclusivo del proceso de compras.

1. No OC: Numero exclusivo del proceso de compras.

1. BASE/LUGAR: Se debe anexar el sitio donde se realizó la requisición.

1. PROCESO: Se debe ingresar el proceso al cual pertenece la compra y/o servicio.

1. FECHA SOLICITUD: Se diligencia la fecha en la que se generó la requisición.

1. FECHA POSIBLE DE ENTREGA:  Fecha exclusiva de compras se dará Según la clase de requisición y se divulgará en el formato de control de Requisiciones para su consulta.

1. CLASE DE REQUISICION: Marque con una X según corresponda crítico, urgente o normal.

1. CENTRO DE COSTOS: Cada proceso pertenece a un numero de centro de costo, se debe diligenciar según corresponda.

1. EQUIPO: Se diligencia si la compra o servicio es de un equipo si es para servicio se debe colocar el código del equipo según inventario, si es para comprar, el código no aplica.

1. HERRAMIENTA: Se diligencia el nombre de la herramienta si es para compra el código no aplica y si es para servicio se debe colocar el código de la herramienta según inventario.

1. TIPO DE VEHICULO: Se diligencia cuando la compra y/ o servicio afecta a un vehículo se debe colocar tipo de vehículo (camioneta, camión grúa, Chana) y su placa correspondiente.

1. INFRAESTRUCTURA: Se marca con una X cuando la compra y/o servicio afecta directamente la infraestructura de la compañía (arreglos de techos, impermeabilizaciones, etc.)

1. OTRO: Se diligencia si ninguna de las anteriores opciones aplica

1. CLIENTE: Lo diligencia solo el proceso de Operaciones, los demás procesos no aplican.

1. OPERADORA: Lo diligencia solo el proceso de Operaciones, los demás procesos no aplican.

1. POZO: Lo diligencia solo el proceso de Operaciones, los demás procesos no aplican.

1. MUNICIPIO: Se diligencia el municipio donde se debe entregar la compra y/o servicio.

1. ITEM: Orden numérico según lo que se requiera.

1. CANTIDAD: Según se requiera.

1. UNIDAD: Presentación del producto (unidad, galón, par, caja, paquete, etc.).

1. DESCRIPCION: Todas las especificaciones posibles para realizar la compra y/o servicio pertinente, se debe colocar marcas, referencias, colores, formas, etc., todo lo que le pueda ayudar al proceso de compras.

1. PROVEEDOR: Espacio exclusivo para el proceso de compras, se deja en blanco.

1. FIRMA: Este espacio lo firmara el solicitante de la requisición cuando se entregue el producto pertinente.

1. POSIBLE PROVEEDOR: Se diligencia cuando el solicitante conoce un posible proveedor de lo que necesita.

1. JUSTIFICACION: En este espacio se debe diligenciar la justificación de haber elegido la clase de requisición (critico, urgente o normal).

1. OBSERVACIONES: Todas las demás especificaciones, recomendaciones, u observaciones que se tengan de la compra y/o servicio.

1. SOLICITA: Nombre, numero de cedula y firma del solicitante.

1. APRUEBA: Nombre, numero de cedula y firma del gerente de su proceso.

1. RECIBE: Nombre, numero de cedula y firma de la persona que recibe la requisición en el proceso de compras.

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