INTRODUCCION A LA ADMINISTRACION - ADMINISTRACION POR OBJETIVOS

CAPÍTULO 10

ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS (APO)

OBJETIVOS

 Mostrar los orígenes de la APO.

 Definir las características principales de la APO. Determinar los

criterios para la fijación de objetivos.

 Mostrar el énfasis puesto en los objetivos y resultados (fines) y, en

consecuencia, en la búsqueda de la eficacia (optimización de

resultados).

 Distinguir entre la planeación estratégica y la planeación táctica.

Señalar el ciclo de la APO, según varios autores representativos.

Caracterizar el desarrollo de ejecutivos, según la APO.

 Dar una apreciación crítica acerca de la APO.

A partir de la década de 1950, la teoría neoclásica desplazó hacia los objetivos o

finalidades de la organización, de modo progresivo, la atención que se había

puesto antes en las llamadas "actividades medio". El enfoque basado en el

"proceso" y la preocupación mayor por las actividades (medios) fueron sustituidos

por un enfoque centrado en los resultados y objetivos alcanzados (fines). De la

preocupación acerca de "cómo" administrar se pasó a la de "por qué" o "para qué"

adminis trar; del énfasis en la manera de hacer correctamente el trabajo (the best

way, de Taylor) para alcanzar la eficiencia se pasó al énfasis en hacer el trabajo

más apropiado para conseguir los objetivos de la organización, con el fin de lograr

la eficacia; de ser un fin en sí mismo, el trabajo pasó a ser un medio para obtener

resultados. Este replanteamiento constituye otra especie de revolución en la

administración: un nuevo cambio en el panorama gravitacional del universo

administrativo. Quizá este cambio obedezca a que tanto las personas como la

organización estaban más preocupadas por trabajar que por producir resultados.

ORÍGENES DE LA ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS

La Administración por Objetivos (APO) o administración por resultados constituye

un modelo administrativo bastante difundido y plenamente identificado con el

espíritu pragmático y democrático de la teoría neoclásica. Su aparición es

reciente: en 1954, Peter F. Drucker1

, considerado el creador de la APO, publicó un

libro' en que la caracterizó por primera vez.

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Autor. &KLDYHQDWR,

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Fue entonces cuando comenzaron a surgir las ideas de descentralización y

administración por resultados: la descentralización de las decisiones y la fijación

de objetivos para cada área clave.

CARACTERÍSTICAS DE LA APO

La APO es un proceso en que superior y subordinado identifican objetivos

comunes, definen áreas de responsabilidad de cada uno, en términos de

resultados esperados, y emplean dichos objetivos como guías de operación de los

negocios. Al analizar el resultado final, puede evaluarse de modo objetivo el

desempeño de los gerentes y pueden compararse los resultados alcanzados con

los resultados esperados.

En resumen, la APO presenta las siguientes características principales:

1. Establecimiento conjunto de objetivos entre el gerente general y

el gerente de área.

2. Establecimiento de objetivos para cada departamento

o posición.

3. Interrelación de los objetivos departamentales.

4. Énfasis en la medición y el control de los resultados.

5. Evaluación, revisión y modificación continúas de los planes.

6. Participación activa de los ejecutivos.

FIJACIÓN DE OBJETIVOS

La "administración por objetivos es un modelo de administración a través del cual

todos los gerentes de una organización establecen metas para sus áreas de

responsabilidad, al iniciar cada periodo o ejercicio fiscal —que, en general,

coincide con el ejercicio fiscal de la empresa—, en consonancia con las metas

generales de la organización, fijadas por los accionistas a través de la dirección".

Un "objetivo es un enunciado escrito de los resultados que se pretenden alcanzar

en un periodo determinado. El objetivo debe ser cuantificable, un poco difícil de

alcanzar, pertinente y compatible. En la medida en que sea posible, números. Casi

la totalidad de los objetivos se cuantifica. Son números que orientan el desempeño

de los gerentes hacia un resultado medible, un poco difícil de alcanzar, pertinente

y compatible con los demás resultados2

.

La importancia de los objetivos puede evaluarse a partir de los siguientes

aspectos:

– Los objetivos proporcionan a la organización una directriz precisa, orientada

hacia una finalidad común.

– Permiten el trabajo en equipo y pueden utilizarse para eliminar las

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Autor. &KLDYHQDWR,

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tendencias egocéntricas de los grupos existentes en la organización.

– Sirven de base segura para verificar el valor de las metas y los planes, y

ayudan a evitar errores por omisión.

– Aumentan las posibilidades de previsión del futuro. Una organización debe

dirigir su destino, en vez de someterse al azar.

– Muchas veces, los recursos son escasos o están mal asignados. Los

objetivos ayudan a orientar y prever su asignación con sensatez.

La administración por objetivos es una técnica sistemática de gerencia que

enfatiza mucho en la planeación y el control.

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Autor. &KLDYHQDWR,

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Criterios para la selección de objetivos

Los criterios para seleccionar objetivos deben establecerse de acuerdo con las

prioridades y la contribución de ellos al logro de los resultados clave de la

empresa. Los objetivos más comunes en las empresas son:

– Posición competitiva en el mercado.

– Innovación y creatividad en los productos.

– Productividad y calidad.

– Aplicación rentable de los recursos físicos y financieros.

– Tasa de dividendos o índice de retorno del capital invertido (utilidades).

– Calidad de la administración y desarrollo de los gerentes.

– Responsabilidad pública y social de la empresa.

– Atención al cliente.

– Competitividad.

Cada área de actividad de la empresa presenta una fuerte tendencia a maximizar

sus objetivos y resultados, de modo que el esfuerzo de un área generalmente

anula el de otra, estableciendo en la empresa un esfuerzo de subobjetivación.

Cada subobjetivo maximizado lleva a la empresa a transformarse en un sistema

centrífugo de esfuerzos, los cuales se separan más de lo que se conjugan, y

tienden a salir del sistema. El esfuerzo ideal sería no simplemente la suma de

esfuerzos, sino su multiplicación: la sinergia3

. La sinergia es el efecto multiplicador

que se produce al combinar los recursos, ya que los recursos utilizados

conjugadamente producen un efecto mayor que cuando sólo se suman. De allí la

necesidad de establecer un sistema de resultados globales definidos con

anticipación por divisiones, departamentos, etc., donde los objetivos converjan

hacia una misma dirección. Es lo que destaca Lodi: "Cuando los resultados

chocan entre sí (porque la utilidad choca con la productividad, la innovación choca

con el aspecto operacional actual, y así sucesivamente), ningún objetivo está en

concordancia con otro. El trabajo de la administración es hacer compatibles los

objetivos que están en conflicto. En el fondo, toda empresa es un conjunto de

conflictos que coexisten en una situación de equilibrio inestable. Al concentrarse

en una actividad, se descuida otra"4

.

Jerarquía de objetivos

Como las organizaciones siempre persiguen más de un objetivo, surge el

problema de cuál o cuáles objetivos son más importantes y prioritarios. Los

objetivos deben escalonarse en una jerarquía de objetivos, según la importancia,

pertinencia o prioridad de su contribución a la organización como totalidad. Cada

organización tiene, implícita o explícitamente, su jerarquía de objetivos.

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Autor. &KLDYHQDWR,

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La jerarquía de objetivos de una organización puede experimentar innumerables

cambios, ya sea en la ubicación relativa de los objetivos o en la sustitución de

ciertos objetivos por otros diferentes. Algunos objetivos pueden entorpecer la

consecución de otros, mientras otros pueden facilitarla, lo cual provoca el efecto

sinérgico.

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Y PLANEACIÓN TÁCTICA

Escogidos y fijados los objetivos organizacionales que deben alcanzarse, es decir,

los objetivos globales de la empresa, el siguiente paso consiste en establecer la

estrategia empresarial que se utilizará para conseguirlos de la mejor manera, y

definir cuáles son las tácticas que pueden ayudar a implementar mejor la

estrategia

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