Introduccion a la administracion de compras. Concepto y objetivos de la administración de compras

INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL

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Escuela Superior de Comercio y Administración.

Santo Tomas.

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INDICE

INTRODUCCION

CONTENIDO

1. Conceptos y objetivos de la administración de compas

1.1 Principios básicos de compras y abastecimiento

1.2Organización del área de compras y ubicación en la estructura de la empresa.

1.3Funciones y actividades el área de compras

1.3.1Objetivos generales y específicos del área de compras

1.3.2Perfil del ejecutivo de compras.

1.4 El departamento de compras y su relación con otras áreas de la empresa

1.5. Estructura organizacional de las compras.

1.5.1 Compras centralización

1.5.2 Compras descentralización

1.5.3 Compras mixtas

1.5.4 Ventajas y desventajas de la estructura de compras

1.5.5 Políticas

1.5.6 Criterios de evaluación del desempeño del departamento de compras

1.6. TIC en la gestión de compra

1.6.1 Intranet-Internet-Extranet.

1.7 Tipos y clasificación de las compras.

1.7.1 Compras industriales.

1.7.2 Compras de consumo.

1.7.3 Compras de servicio

1.7.4 Compras electrónicas-online.

CONCLUSION

INTRODUCCIÓN

Este tema de compras se desarrollara desde sus inicios, el concepto, sus objetivos, todas las bases de las compras, como está desarrollada en una organización y sus funciones; a partir de estas bases se desarrollara su relación del área de comprar con otras empresas ya que es sumamente importante saber su desarrollo y su relación para una mejor apreciación en el área del campo laboral.

El acto de comprar es uno de los más antiguos de la humanidad, cuando en la edad de piedra se les ocurrió intercambiar una cosa con otra (o mejor conocido como trueque), por lo que nacen las compras y las ventas.

Hoy en día muchos empresarios se han dado cuenta de que las empresas no pueden estar sin un área de compras, por lo que deciden cambiar sus administraciones, hacer que su personal se prepare mejor e involucrarlos más en otras funciones afines.

Pero, ¿qué es comprar? Es adquirir una cosa a cambio de cierta cantidad de dinero. Esta descripción nos conlleva al proceso administrativo; que el departamento de compras lleva un papel muy importante dentro de la administración de operaciones, por lo que es necesario introducirnos en este tema.

1. Concepto y objetivos de la administración de compras.

La definición de compras como una profesión dentro de la vida industrial y comercial de un conglomerado empresarial es la siguiente: comerciar es el acto de obtener el producto o servicio de la calidad correcta, al precio correcto, en el tiempo correcto y en el lugar correcto^[1]

Al dar una definición personalizada de compras en términos de la administración de empresas, se puede afirmar que comprar supone el proceso de localización y selección de proveedores, adquisición de productos (materias primas, componentes o artículos terminados), luego de negociaciones sobre el precio y condiciones de pago, así como el acompañamiento de dicho proceso para garantizar su cumplimiento de las condiciones pactadas; y, en términos de mercadotecnia, comprar es adquirir por un precio en dinero algún bien, derecho o mercancía.

Existen diversas razones por las que las compras adquieren especial importancia en toda la actividad industrial, comercial y de servicios siendo éstas: la participación del departamento de compras en la obtención de utilidades, la fijación del precio de compra, la fijación del precio de venta, la operación eficiente de la inversión, y, los costos y sustitución de materiales.

El encargado de hacer las compras debe alcanzar simultáneamente diversas metas, además de intentar equilibrar los objetivos que con frecuencia son contrapuestos, y hacer las negociaciones necesarias para obtener una mezcla optima entre conseguir el insumo necesario al mejor costo posible, considerando, los diversos proveedores, volúmenes a comprar, etc.^[2]

1. Principios básicos de compras y abastecimiento.

Abastecimiento es algo que se adquiere en forma continua, esta actividad se realiza repetitivamente. Se debe planear y programar el abastecimiento, esto nos lleva a tomar acuerdos con proveedores normalmente en periodos que generalmente abarcan un año.

El abastecimiento es entonces la compra reiterada de uno o mas insumos, por lo que la estandarización de los mismos debe de ser en extremo detallada.

El abastecimiento de una organización implica un proceso complejo, en que las decisiones son clave para el funcionamiento de la organización, e involucra las siguientes funciones:

A) "Fijar especificaciones para los productos a adquirir" dentro de la empresa (manufacturera, de servicios, distribuidora, etc.)

B) "Decisiones de mercadeo" en empresas distribuidoras. Cuales  artículos tienen aceptación y venta entre nuestros clientes (bienes que serán fuente para abastecerse.)

C) "Ciclo de manejo físico de los productos", desde el embarque por el proveedor, transporte, recepción, almacenaje y venta o requisición.

D) "Ciclo administrativo de las compras". Autorización de las solicitudes y órdenes de compra, colocación de las mismas con el proveedor seleccionado, recepción de mercancías, pago y contabilización de los bienes.

E) "Políticas y procedimientos de control de las existencias" que permiten conocer el momento en que deba reabastecerse cierto producto en el almacén.

F) "Políticas de control de calidad" en que se fijan estándares, se valúa la capacidad de los proveedores y se verifica el cumplimiento de la calidad requerida.

G) "Procedimientos financieros" involucran presupuestos, créditos, inversión en inventarios, desembolso y pago de facturas. * Todo departamento de compras debe mantener un listado de proveedores, o bien auxiliarse de directorios telefónicos especializados, de cámaras industriales, registro de la bolsa de valores, etc. * El mejor proveedor no solo debe dar el precio menor, sino satisfacer los estándares de calidad, así como la entrega oportuna.^[3]

Participación del departamento de compras en la obtención de utilidades.

La obtención de utilidades es el objetivo primordial de toda empresa, por lo tanto el comercio es uno de los actos que ayudan a generar éstas en la medida que se realice una buena compra.

Los costos repercutirán directamente en el precio de venta del producto final, si estos son bajos, podrá ofrecerse un precio de mercado competitivo y, como consecuencia, se obtendrá un margen de utilidad mayor.

Fijación del precio de compra.

Algunos proveedores sostienen el precio sólo por un tiempo determinado, ya que las materias primas que intervienen en el producto pueden ser de importación, por lo cual debe haber ajuste inmediato en precios de acuerdo al deslizamiento del peso contra el dólar, razón por la cual el comprador debe estar informado de la situación cambiaria de momento, con el objeto de garantizar que el precio cotizado sea respetado.

Muchos proveedores mes con mes hacen ajustes a sus precios en sus materiales, aun cuando en la fabricación de éstos no intervengan productos de importación, esto asegura que el margen de utilidad siempre sea el mismo para ellos^[4]

La operación eficiente de la inversión.

El departamento de compras tiene que asegurar la recepción de los materiales adecuados y en la cantidad requerida, con el objeto de transformarse y poder hacer las entregas a tiempo del producto terminado a los clientes; al mismo tiempo, debe de cuidar de mantener sólo el inventario pertinente para cubrir las necesidades y mantener un coeficiente de seguridad razonable y no caer en costos de almacenamiento que están constituidos por el interés sobre la inversión, la obsolescencia y los costos de espacio.

Costos y sustitución de materiales.

Las compras representan un renglón en costos que pueden ser controlables por el departamento de compras, debido a que éstos pueden incrementarse o disminuirse, dependiendo de la habilidad del comprador.

Por ejemplo, la consideración psicológica en las negociaciones, a través de la experiencia del personal de compras, tales como proyectar la oferta y la demanda, de manera que se pueda forzar una disminución en el precio de compra, o lograr descuentos por volumen, por pagos al contado y descuentos comerciales^[5]

Administración de compras, proceso.

Una empresa que decide comprar materiales en lugar de fabricarlos o integrar verticalmente debe administrar una función de compras.

Tomando en cuenta la definición del proceso administrativo de Terry y Franklyn: “la aplicación de la planeación, organización ejecución y control por medio de los cuales se administra un gerente”^[6], se estructura el proceso de la administración de compras.

Por lo tanto, contiene también, planeación, organización, dirección y control.

Planeación

Al hablar de planeación dentro de la administración de compras, debemos entender forzosamente que hay que fijarnos metas que nos encaminen y nos dirijan a lograr los objetivos de un departamento de compras y lógicamente de la empresa misma.

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