Informe Administración Documental. Cada aprendiz entregará un informe del paso a paso para

Informe Administración Documental. Cada aprendiz entregará un informe del paso a paso para

la recepción o radicación, registro, distribución o embalaje de cinco documentos de diferente contexto.

La gestión documental es el conjunto de normas técnicas y prácticas que se utilizan para administrar correctamente todo tipo de información de una organización, también es operada para clasificar los documentos de gran valor, determinar el tiempo que se debe guardar y a su vez identificar su ciclo de vida y para desechar los que han perdido vigencia. Permitiendo que la empresa sea administrada de manera óptima y eficaz ahorrando costos, tiempo y espacio.

RECEPCION Es la que se encarga en recibir tipo de información o documento remitidos por diferentes organizaciones. El funcionario debe verificar si los documentos corresponden al anunciado, está dirigida a la empresa o empleado, en buen estado y completo (folios, copias y firmas). Así dar inicio a trámites correspondientes y hacer su respectiva radicación.

Se debe tener presente si los documentos recibidos son físico o magnético.

Físico o directo: son aquellos que llegan en físico a la empresa

Magnético o indirecto: es aquella información que se recibe por vía electrónica

RADICACION Proceso que se hace para tener constancia de un documento recibido o enviado, la cual consiste en asignar un número consecutivo ya sea manual o digital, colocando fecha y hora, así se es fácil identificar y ser buscado con rapidez. Es importante saber que cada año se inicia una nueva numeración, solo se radica correspondencia confidencial como cartas, memorandos. Muchas empresas utilizan un sello manual o sistematizado la cual indica que es propiedad de la empresa.

REGISTRO Consiste hacer la anotación de los documentos en un formato de registro, para su control y trámite. Se debe ingresar al sistema datos como: nombre de la empresa o persona remitente, destinatario, número de radicación y nombre del funcionario responsable del trámite. También se puede hacer manual fecha de elaboración y de recibido, ciudad de origen, asunto, persona o entidad que lo envía, número de registro. Para llevar el control se puede diseñar un formato.

-Es importante tener presente que si por error llega un documento inmediatamente devolver, sin abrir.

-Cuando la correspondencia es recibida por vía email verificar si está completa, de lo contrario notificar al remitente.

-Si llega una correspondencia y si no trae registro, no hacer la radicación de la correspondencia personal, se puede asumir que va dirigida a un funcionario.

-Cuando el documento llega sin firmar, hacer la observación al radiador

DISTRIBUCION O REPARTO labor realizada por un mensajero, su misión es vigilar que los documentos continúen con su procedimiento, sin extraviarse y sin atrasos en la entrega. Se elaboran formatos manuales que permiten llevar un control y certificar la recepción de los documentos.

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