Administracion Documental

PROCEDIMIENTO N° 009 – REVISIÓN N° 5

PROCEDIMIENTOS DE OPERACIÓN Y CONTROL DE

ALMACENES

1.0. OBJETIVO

El presente Procedimiento tiene por finalidad establecer normas, criterios,

procedimientos y responsabilidades para la operación de los almacenes de

EGASA.

2.0. BASE LEGAL

La base legal que sustenta la presente normativa está dada por los dispositivos

legales, directivas y normas internas relacionadas.

3.0. ALCANCE

Este procedimiento alcanza en su aplicación al personal de Logística, y a todos los

órganos de la empresa relacionados con la actividad de almacenaje.

4.0. APROBACIÓN, ADMINISTRACIÓN Y DIFUSIÓN

- Aprobación

: Gerencia General

- Administración y seguimiento : Departamento de Logística

- Difusión y Actualización

: Departamento Organización

Información

y

Métodos

e

5.0. DEFINICIONES

5.1. Almacén

Área física seleccionada bajo criterios y técnicas adecuadas, y organizada de

manera lógica, ordenada y sistémica, destinada a la recepción, aceptación,

custodia, conservación y distribución o despacho de los bienes que van a

emplearse para la producción de servicios o de bienes económicos.

5.2. Áreas Físicas de Almacén

Son aquellas zonas previamente definidas y diferenciadas que permitirán implantar

una organización técnica y el flujo de recursos de acuerdo a normas establecidas.

Se detallan a continuación:

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Recepción y Despacho

Es el lugar donde se recibirán los materiales tanto adquiridos a proveedores y

aquellos que sean devueltos por razones de no haberse utilizado. De igual forma

es aquí donde se efectuará la entrega de los materiales a los usuarios para su

consumo o activación en los casos que corresponda. Las zonas de recepción y

despacho deberán estar claramente delimitadas para evitar confusiones entre la

aceptación y expedición de materiales

Corredores y pasadizos

Son los ambientes determinados para el tránsito tanto de materiales, personas o

vehículos siendo éstos principales y transversales, debiendo estar señalizados y

estructurados de forma rectilínea de manera obligatoria.

Zona de Almacenaje

Es el lugar físico donde se colocan los bienes recibidos pudiendo éstos ser:

Almacenes, Zonas, Niveles, Sub Niveles, Estantes, Anaqueles y otros que se

deban adecuar a las características de los materiales en resguardo.

Zona de Tránsito y Puesta a Punto

Zona inmediata a la de recepción y despacho donde se ubican los materiales

recibidos en espera de su locación definitiva o de los que requieren ser puestos a

punto para ser expedidos a los usuarios.

Locación de Contingencia

Zona que pueda convertirse temporalmente en almacén, para cubrir una

contingencia eventual de almacenamiento, debiendo estar previamente designada

como parte de una política logística de la Empresa.

Vestuarios y Servicios Higiénicos

Son lugares destinados al uso de los trabajadores que laboran en los almacenes,

para su aseo personal, protección de su indumentaria y satisfacción de sus

necesidades fisiológicas.

5.3. Sistema de Catalogación

Proceso de descripción de las características físicas, químicas, funcionales y/o

administrativas que distinguen a cada material, con la finalidad de identificarlo y

diferenciarlo de los demás e incluirlo en un catálogo de materiales previa

clasificación y asignación de un código único que permita su identificación e

individualización por parte de los usuarios.

5.4. Proceso de Almacenamiento

El Almacenamiento es un proceso técnico del abastecimiento y sus actividades

están referidas a la ubicación de bienes en un espacio físico determinado con fines

de custodia y control para evitar su utilización no autorizada, como vía para

trasladarlos a los usuarios que los requieren. Consta de las siguientes fases:

a) Recepción: Proceso que se desarrolla a partir del momento en que los bienes

han llegado al local del almacén, y termina con la ubicación de los mismos en la

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zona de tránsito y puesta a punto para efectuar la verificación y control de

calidad.

b) Verificación y Control de Calidad: Es la revisión cuantitativa y cualitativa que

sirve para determinar que las características y propiedades de los bienes

recibidos estén de acuerdo con las especificaciones técnicas solicitadas y que

las cantidades remitidas sean concordantes con las requeridas. En este proceso

podrá participar el usuario del bien cuando se trate de materiales especiales o

de alta tecnología, a solicitud de los almaceneros.

c) Aceptación: Acción de aceptar o rechazar el ingreso de un bien, proporcionado

por un proveedor, al almacén de la Empresa, en base al proceso de verificación

y control de calidad realizado previamente. No se podrá aceptar un bien que no

cumpla con las características físicas, químicas, funcionales o administrativas

detalladas en la Orden de Compra correspondiente.

d) Internamiento: Comprende las acciones que servirán para ubicar los bienes en

los lugares previamente asignados.

e) Registro y Control: Es la actividad que consiste en inscribir los datos referentes

a los movimientos de almacén en registros que sirvan para efectuar las acciones

de control sobre su custodia y operación.

f) Custodia y Mantenimiento: Conjunto de actividades que se realizan con la

finalidad que los bienes almacenados conserven las mismas características

físicas, químicas, funcionales o administrativas en que fueron recibidos, así

como su limpieza y mantenimiento.

5.5.

Proceso de Distribución

Proceso logístico consistente en la entrega del material o bien solicitado por el

usuario en el lugar donde éste lo necesita o en la zona de despacho del Almacén.

Consta de las siguientes fases:

a) Formulación del Pedido: Es la acción mediante la cual la dependencia usuaria

formula su requerimiento de materiales en razón de sus necesidades,

elaborando la respectiva Nota de Consumo.

b) Autorización de Despacho: Es la acción que define la aprobación de Notas de

Consumo por parte de los niveles de autorización especialmente establecidos.

c) Acondicionamiento de Materiales: Es la actividad que consiste en retirar los

bienes de su ubicación y colocarlos en el lugar destinado para el despacho y

posterior entrega a los destinatarios. Incluye las actividades necesarias referidas

al embalaje, carguío acarreo y manipulación de los materiales o bienes de

manera adecuada y oportuna.

d) Distribución Física: Es la acción de hacer entrega física de los bienes de

almacén a los usuarios finales.

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e) Control de Materiales: Es la actividad de control sobre los bienes o materiales

realizado por el personal de seguridad o vigilancia, antes de retirarlos de las

instalaciones de la empresa.

5.6. Verificación del Inventario Físico del Almacén

Consiste en la constatación de la existencia o presencia real de los bienes

almacenados, apreciando su estado de conservación o deterioro y condiciones de

seguridad, comparando los resultados de la verificación efectuada con los saldos

señalados en los kárdex físico y/o valorado.

5.7. Baja de bienes

Acción de determinar de manera técnica la calificación de un bien que por su

estado o características ya no debe permanecer en el stock de la empresa,

procediendo a su retiro bajo las formas y procedimientos permitidos por la

normativa vigente al respecto.

5.8. Reposición de Stock

Es el conjunto de acciones que tienen por finalidad mantener la continuidad del

abastecimiento, reponiendo las existencias consumidas, a fin de tener

disponibilidad oportuna de los materiales.

a) Lote Económico de Adquisición

Es la cantidad óptima de materiales a adquirir establecidos en función de la

demanda. Es la cantidad de materiales que equilibra los costos de posesión y

renovación.

b) Nivel Máximo de Stock

Es la cantidad máxima económicamente justificable de un bien que se puede

tener en un Almacén, por encima de la cual se incurriría en un costo de

posesión demasiado alto y perjudicial para la empresa.

b) Stock Mínimo

Es la cantidad mínima económicamente justificable de un bien que se puede

tener en un Almacén, por debajo de la cual existe una alta posibilidad de

ocasionar una rotura de stock.

c) Stock de Seguridad

Cantidad mínima de material que se establece como medida de seguridad ante

el posible incumplimiento en la oportunidad de llegada del material por parte del

proveedor.

El factor de seguridad utilizado para su determinación está dado por un

porcentaje decidido por la Logística de la Empresa en coordinación con el área

usuaria, en base una política definida al respecto. Sólo deberá haber stock de

seguridad para materiales tipo A (alto consumo) o para

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