Introducción a la administración empresarial

1. Administración empresarial. Introducción

INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN EMPRESARIAL

Las empresas, para garantizar su buen funcionamiento, deben gestionarse mediante un sistema de administración.

La administración empresarial es la coordinación, por parte de los administradores, de los diferentes esfuerzos individuales en referencia a un objetivo concreto.

Así, si el objetivo principal de toda empresa es maximizar sus beneficios, el objetivo de los administradores será contribuir a lograr ese mismo objetivo, mediante

la creación de un entorno óptimo que permita que los esfuerzos de sus colaboradores incurran en el menor coste de recursos posibles.

El administrador deberá ser capaz de alinear los intereses de todos los colectivos que puedan estar implicados en la consecución del objetivo de empresa. Si esta última premisa no se cumple, no será posible alcanzar el objetivo marcado.

Para obtener los máximos beneficios posibles, lo primero que debemos conseguir es incurrir en los mínimos costes.

2. Gestión empresarial. Fundamentos

LA PLANIFICACIÓN

El primer gran apartado a tratar en la administración empresarial es la planificación. A continuación, estudiaremos el concepto de planificación, veremos cómo

clasificar los diferentes tipos de planes y, finalmente, trataremos las diferentes etapas que componen la planificación.

*Concepto de planificación empresarial

Como acabamos de mencionar en la introducción anterior, planificar es una de las tareas fundamentales de la administración empresarial. Y es la primera que

debemos desarrollar. Veamos entonces qué es la planificación empresarial:

La planificación es el diseño de acciones orientadas a la consecución de determinados propósitos, procurando utilizar racionalmente los recursos disponibles. Consiste en definir hoy, dónde se quiere estar mañana y cómo se piensa llegar allí. La planificación consiste en la elaboración de un plan a partir de un análisis exhaustivo de la situación de la empresa y de su entorno, en función del cual se establecerán los objetivos de empresa y las estrategias más apropiadas para alcanzarlos con éxito.

Los planes de empresa, sean de la naturaleza que sean (planes de marketing, financieros, de ventas, de formación...), suelen abarcar un periodo de tiempo determinado.

Lo más habitual es que los planes tengan carácter anual. Entonces, ¿cómo podemos desarrollar en el momento actual un plan para el año que viene?

y ¿hasta qué punto podemos prever los cambios que van a producirse?

Obviamente, todo plan implica una serie de riesgos y requiere un proceso determinado:

a. Análisis previo de la situación de la empresa y de su entorno.

b. Desarrollo del plan.

c. Implementación del plan.

d. Seguimiento y control del plan.

NOTA: En el siguiente capítulo veremos la aplicación de estas cuatro etapas en la planificación de una empresa

3. Gestión empresarial. Etapas de la planificación

Capítulo anterior: 2 - Gestión empresarial. Fundamentos

Capítulo siguiente: 4 - Gestión empresarial. Etapas de la planificación (2)

Ahora veremos las cuatro etapas básicas de la planificación de una empresa, mediante un ejemplo de empresa tan simple como el de la organización de una fiesta

sorpresa a un amigo.

Ejemplo:

La empresa de nuestro amigo Pedro va a cumplir un año. Va a ser un gran acontecimiento para Pedro y hemos pensado en sorprenderle con una fiesta. Nos disponemos a planificar la sorpresa con el objetivo de que todo salga bien. Pedimos ayuda a nuestra amiga Ana (también amiga de Pedro):

- Hemos pensado en hacer una cena en el restaurante preferido de Pedro.

- La lista se compone de 30 invitados de los cuales 20 son íntimos amigos de Pedro (nosotros y Ana estamos incluidos), siete son familiares de Pedro y tres son unos cantantes que hemos contratado y que fingirán ser invitados de la fiesta hasta que llegue el momento de la sorpresa final.

- La fiesta tendrá lugar el próximo sábado a las 21:30 horas. La reserva ya está hecha.

- Parece que dos de sus familiares pueden tener problemas para llegar puntuales. El resto de invitados ya ha confirmado su asistencia.

Roles que aparecen en esta situación:

- Nosotros como administradores de la fiesta.

- Ana es una trabajadora de la empresa y nuestra colaboradora.

- La fiesta es la empresa.

- Los amigos y familiares invitados son los clientes.

- Los tres cantantes son los proveedores.

- El restaurante es también un proveedor.

Podríamos realizar el siguiente dibujo:

Así, observamos lo siguiente:

Objetivo de la empresa = Objetivo de la fiesta = La finalidad es que todo salga bien y que a Pedro le guste la sorpresa.

Nota: En el siguiente capítulo desarrollaremos, mediante el mismo ejemplo de empresa, las distintas etapas de la planificación de empresarial.

4. Gestión empresarial. Etapas de la planificación (2)

Capítulo anterior: 3 - Gestión empresarial. Etapas de la planificación

Capítulo siguiente: 5 - Gestión empresarial. Análisis de situación

Siguiendo con nuestro ejemplo de empresa -la fiesta sorpresa de Pedro- continuamos con el desarrollo de las etapas de planificación. En este caso:

a) Análisis previo de la situación de la empresa y de su entorno = Análisis previo de la situación de la fiesta y su entorno:

- Análisis interno de la fiesta: de la fiesta en sí, del administrador y de la colaboradora.

- Análisis externo de la fiesta: del entorno formado, en este caso, por clientes y proveedores

b) Desarrollo del plan:

- Ana y nosotros llegaremos al restaurante sobre las 21 horas para asegurarnos de que todo está preparado. Iremos recibiendo a los invitados: Ana estará

en la puerta del restaurante y les irá indicando hacia dónde deben dirigirse; nosotros estaremos en el salón y les iremos diciendo dónde deben sentarse.

- La madre de Pedro (previamente informada) ha quedado con su hijo a las 22 horas en una calle cercana al restaurante. Cuando hayan llegado todos

los invitados y esté todo listo, le diremos a Ana que haga una llamada a la madre de Pedro. Esa será la señal que les indicará que ya pueden ir hacia el

restaurante.

c) Implementación del plan: es la ejecución del desarrollo anterior tal y como se ha previsto.

d) Seguimiento y control del plan: debemos estar alerta y tener pensadas las acciones alternativas ante los posibles imprevistos, tanto los que ya hemos tenido

en cuenta como los que puedan surgir.

Así, vemos que este análisis previo de la empresa y de su entorno es fundamental para minimizar los riesgos que conlleva toda planificación. Si en el análisis del

ejemplo anterior hubieran aparecido inconvenientes importantes, no hubiéramos podido desarrollar el plan hasta haber eliminado o minimizado esos inconvenientes.

5. Gestión empresarial. Análisis de situación

Entonces, visto los dos capítulos anteriores sobre las etapas de planificación, es pertinente responder a la siguente interrogante: ¿qué debemos determinar para llegar a definir cuál es exactamente la situación de la empresa?

Si antes hablábamos de ventajas y de inconvenientes, a nivel de empresa ahora vamos a hablar de lo siguiente:

Puntos fuertes y puntos débiles:

Si las ventajas e inconvenientes para la empresa se generan dentro de la propia empresa sin que ningún factor externo los haya provocado.

Oportunidades y amenazas:

Si las ventajas e inconvenientes para la empresa los generan factores externos a la propia empresa.

- Análisis interno de la empresa:

- Análisis externo del entorno de la empresa:

La coyuntura entre los análisis interno y externo nos definirá la situación actual de la empresa en su entorno. La finalidad de esta parte analítica de la planificación

es:

Detectar las fortalezas y debilidades de la empresa para potenciar las primeras y eliminar las segundas; y detectar las oportunidades y amenazas que genera el entorno sobre la empresa para aprovechar las primeras y defendernos de las segundas.

6. Gestión empresarial. Coyuntura

Veamos ahora como analizar la coyuntura entre los análisis interno y externo para definir la situación actual supuesta de la empresa en su entorno.

Ejemplo:

Análisis de la situación supuesta:

En este caso, contamos con los excelentes puntos fuertes (un buen posicionamiento, prestigio, calidad, un buen enfoque hacia el cliente, buena situación financiera...) y tenemos debilidades no significativas (notoriedad). En cuanto a las amenazas, las consideramos no significativas porque no afectan directamente al

logro de la oportunidad y/o porque los puntos débiles son más preocupantes.

El diagnóstico de la situación es éxito: la empresa de Pedro sí tiene posibilidades de aprovechar la oportunidad y ni las debilidades ni las amenazas son significativas.

Tenemos el producto adecuado, tenemos los recursos suficientes para afrontar la inversión... y no es en absoluto importante que no existan empresas para asociarse con nosotros. Lo cierto es que tampoco lo necesitamos en este caso.

En cuanto a la debilidad, la implementación de una buena campaña de comunicación enfocada a aumentar el número de individuos que nos conocen

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