La importancia de los archivos para la administración

1. Importancia de los archivos

1.1 Para la Administración

Los archivos son muy importantes en la administración ya que contribuyen a la gestión administrativa y a la gestión documental, permitiendo una mejor organización, trámite, consulta, conservación y disposición final de los documentos, procesos que reflejan la mejor imagen de la empresa.

Los archivos representan el lenguaje natural de la administración y constituyen un apoyo decisivo en la gestión de la entidad.

Por ello, es necesario procurar una racionalización y control en la producción documental, en atención a los procedimientos y trámites administrativos, lo mismo que la normalización de formatos necesarios para la producción documental.

Asimismo, se requiere normalizar la utilización de materiales y papelería tendientes a preservar el medio ambiente.

Ayuda mucho también el buen manejo de los procedimientos que se requieren para el recibo, radicación y distribución de los documentos, mediante la utilización de sistemas eficientes de correo y mensajería.

La aplicación de las tablas de retención documental es fundamental para la organización, transferencias, recuperación, preservación y conservación de la información, ya que estos procesos ayudan a tener claridad en el destino que daremos a nuestros documentos.

Un archivo bien organizado será garantía para obtener información rápida y oportuna. Por lo tanto, es necesario encaminarlos para que éstos sean verdaderos centros de información y ofrezcan utilidad en la administración.

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