IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS PARA LA ADMINISTRACION

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS PARA LA ADMINISTRACION

Según el artículo 4 de la Ley General de Archivos:

Los Archivos son importantes para la administración y la cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la Identidad Nacional.

También son importantes porque nos sirven para:

• Toma de decisiones

• Imagen confiable

• Respaldo legal

• Memoria Institucional

• Fuente Cultural

• Refleja Resultados

• Procedimientos Únicos

• Historia

En nuestra vida cotidiana laboral estamos abarcando la administración a diario por qué archivamos, registramos y documentamos información con respecto a el manejo podemos afirmar que todo gobierno, dependencia, entidad o empresa, debe recurrir con frecuencia a los documentos que han producido o recibido durante su gestión a fin de verificar proyectos, llevar investigaciones, realizar comparaciones, tomar decisiones, responder tramites y demandas de orden legal, administrativo o fiscal, o requerimientos de los ciudadanos, es también importante para reconocer si es necesario o no archivar, es de suma importancia aplicar ciertas pautas para tener un correcto funcionamiento porque gracias a la administración que se lleva en el trabajo es que podemos asirnos de recursos necesarios para estar al día con la documentación y correctamente estamos manejando los recursos y los planes requeridos para la documentación en la oficina.

Su aplicación en todos los niveles de actividad dentro de la empresa, ya sea en personal, contaduría, ventas, compras, en todos ellos se maneja información, la cual, luego de ser registrada, se archiva y también se comunica en la preparación de registros e informes, archivo de los registros y demás documentación, procesamiento de la información para su utilización y comunicación.

Su correcta administración, organización y distribución dentro de los diferentes entes ya sean de carácter público o privado facilita que se resguarden los documentos, expedientes y demás información, organizando y ejecutando actividades de clasificación, codificación y custodia de documentos, al fin de mantener la información actualizada y organizada a disposición de la entidad.

Todas y cada una de las funciones anteriormente descritas hacen parte de las normas y funcionamiento que debe tenerse en la administración documental en una empresa su aplicación y desempeño es variable dependiendo de cada una de ellas su funcionamiento se acomoda según los estándares de cada sitio, el orden de organización y archivo de cada documento es algo que se ciñe a un protocolo establecido desde el momento en que entra a laborar se le explica el funcionamiento y a partir de este momento las reglas de archivo se rigen por estas cláusulas, la sede principal maneja las mismas políticas de organización en todas las demás sucursales por eso el manejo del archivo es igual en cada una de ellas.

En mayor o menor medida los países desarrollados, han asumido este salto, cualitativo y han modificado la estructura de los archivos, adaptándolos a las nuevas exigencias:

Siguiendo a G. Continuo en "El archivo en la organización Moderna" - esa estructura debe permitir entre otras cosas:

a) Disponer de personal capacitado o en suficiente número,

b) Instalar archivos en lugares idóneos,

c) Capacitar de mobiliarios que responda a las exigencias de su función,

d) Emplear un sistema racional de clasificación de documentos y

e) Establecer normas precisas para

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