IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS EN LA ADMINISTRACION

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Para la Administración: Todo gobierno, dependencia, entidad o empresa debe recurrir con frecuencia a los documentos que han producido o recibido durante su gestión a fin de verificar proyectos, llevar investigaciones, realizar comparaciones, tomar decisiones, responder tramites y demandas de orden legal, administrativo o fiscal, o requerimientos de los ciudadanos. Con un archivo bien organizado el funcionario no tendrá que partir de cero o invertir su tiempo en búsquedas infructuosas, elevando los costos de operación, atraso, confusión y en general una deficiente administración.

Para la Comunidad y el Estado: los archivos tienen la capacidad de documentar derechos y deberes de las personas, de las organizaciones, de el estado y de este con otros estados. Su existencia, desempeño y desaparición, son siempre demostrables a través de los documentos.

Para el desarrollo Económico y Social: El mejoramiento de las condiciones de vida de la población objetivo constante de todas las políticas, planes y programas de desarrollo económico y social de los gobiernos. Por lo anterior los antecedentes sobre estas actividades son de mucho valor para determinar los logros y fracasos de estos programas.

Para el desarrollo Científico y Tecnológico: la investigación es condición para el avance científico y tecnológico; sus resultados permiten aplicaciones prácticas y la generación de conocimientos pertinentes para las necesidades de los diferentes sectores del país. Gran parte de la contribución de los archivos al desarrollo científico y tecnológico está basado en la capacidad para brindar información sobre insumos y resultados obtenidos durante los procesos.

Hoy día estamos viviendo en la era de la revolución de la información. Todos necesitamos de la información para poder llevar a cabo las transacciones comerciales y personales. En esta era de avances tecnológicos, la información puede ser conseguida a través de diferentes medios como: el papel, las cintas magnéticas, los discos duros, los diskettes y otros medios.

Cada día más empresarios se están dando cuenta de la necesidad de automatizar los servicios, incluyendo el control de los documentos. Teniendo un buen control de la administración de información podemos tomar mejores decisiones y compartirlas con otras personas.

Es importante contar con un buen sistema de administración de documentos para poder almacenar y recuperar la información. Los documentos son un recurso y activo organizacional. Como recurso, proveen información y como activo, proveen documentación. Si utilizamos sistemas automatizados para archivar la información, éstos nos ayudan a localizar el documento en una forma más rápida y desde cualquier lugar, sea en la empresa o fuera de ésta

Mi entidad se basa en documentos – correspondencia, contratos, gráficos, memorando, órdenes, reportes y mucho más – que registran lo que la empresa hace. Muchos de estos archivos están en papel y mantenerlos organizados es esencial para asegurar que la compañía se mantenga al día.

Qué guardar, dónde guardarlo y por cuánto tiempo son los factores que determinan si la información está disponible cuando la necesita. Tener los documentos correctos en el lugar apropiado al momento exacto también le ayuda controlar costos y reducir problemas con información perdida.

No se puede exagerar el impacto que la adecuada administración de archivos puede tener en un negocio. En la mayoría de los negocios, el almacenar archivos es un gran compromiso de espacio y tiempo. Es buena práctica manejar ambas cosas bien.

1. Efectuar transacciones comerciales diarias más eficientemente.

2. Gastar menos tiempo del empleado con una recuperación de archivos más rápida.

3. Proteger contra

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