Logistica

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

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PROCEDIMIENTO

El funcionamiento de compras debe estar dirigido por normas organizativas y

funcionales precisas que hagan que las operaciones previstas siempre se realicen del

mismo modo.

Por lo tanto, hay que establecer procedimientos normalizados, cuyo fin es especificar

para cada operación o grupo de operaciones la participación de sectores de la

empresa y del exterior interesado.

Un procedimiento es la sucesión de pasos consecutivos para realizar una actividad.

Tenemos los pasos comunes que se desarrollan en torno al departamento de compras:

a.- Requisición.

Es el pedimento que se le realiza al proveedor sobre cierta necesidad

de satisfacer cierta demanda de compra.

En la mayoría de las ocasiones, ocurre de forma verbal, resultando con ello, un diálogo

entre comprador y proveedor para la futura compra-venta del bien o servicio.

b.- Cotización.

Es el establecimiento de la cantidad a pagar, forma y plazo de pago

por la adquisición del bien o servicio en cuestión. Se abre paso a negociaciones entre

el oferente y el demandante.

Al hablar de cotización, se está hablando de la valorización de que los proveedores le

dan a su artículo que ofrecen, representada en dinero. En el sector público las

cotizaciones se realizan bajo la Ley de Adquisiciones en la que se determina el

proveedor ganador mediante concursos o licitaciones; en el sector privado, las

cotizaciones se solicitan de acuerdo a las políticas que tengan las empresas

solicitantes, que generalmente son 3 cotizaciones solicitadas.

c.- Pedidos u órdenes de compras.

Es el documento físico, por escrito, en el cual se estipula la cantidad y calidad

requerida a entregar por parte del proveedor hacia el solicitante, indicando el tiempo y

el lugar adecuado para ello, por lo que sería risible no estipular las condiciones de

compras de los bienes o servicios.

El pedido puede cambiar en cuanto a su forma, tamaño, impresión, pero nunca variará

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su objetivo: hacer la solicitud de algún bien o servicio.

El contenido del pedido deberá de llevar por lo menos estos elementos: número de

referencia, fecha, proveedor asignado, fecha requerida, lugar de entrega, condiciones

de pago, cantidad, unidad, descripción, precio, importe total, autorización, y cláusulas.

d.- Expeditación.

No es más que una confirmación del pedido. Lo primero que debe

de hacer un expeditador es cerciorarse que el proveedor está perfectamente enterado

de que hay un pedido a su favor y que se encuentra de acuerdo con todos los datos,

cantidades, precios, fechas, etc., que aparecen en la orden de compra.

e.- Recibo de materiales.

Para ser preciso en esta descripción, la sección, área o departamento de recibo

(muchas veces llamado mesa de control), deberá verificar que se esté realizando la

entrega del proveedor precisamente lo que se encuentra estipulado en el pedido u

orden de compra con la cantidad correcta.

Finalizada la actividad de remesa de materiales, se procede a realizar un reporte de

recibo, en el cual se especifique la fecha, nombre de proveedor,

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