Los Documentos

• Que es un Documento.

Documento es todo objeto que ofrece información. Es una noción compleja, difícil de delimitar. El origen etimológico de la palabra está en el término latino "docere", que significa "enseñar".

"todo escrito que sirve de prueba o información" (Diccionario Robert)

"todo elemento de conocimiento o fuente de información registrada, materialmente susceptible de ser utilizada para consulta, estudio o prueba." (Union Française d'Organismes de Documentation)

"todo mensaje -icónico o simbólico- incorporado a un soporte permanente y empleado con una finalidad informativa" (Martínez Comenche)

"Información registrada que puede considerarse como unidad en un proceso de documentación" Norma UNE 50-113-92/1; entendiendo Documentación como "Recogida y tratamiento de información registrada, de forma continua y sistemática y que permita su almacenamiento, recuperación, utilización y transmisión".

Y aunque tradicionalmente la noción de documento ha ido unida a la de escrito, actualmente el concepto de escritura se contempla desde una perspectiva más amplia y es denominado documento a la conjunción de cualquier tipo de material susceptible de vehicular información. De esta manera ya no sólo consideramos documentos a los textos, fotos, películas, etc, sino también a los nuevos soportes multimedia y a las nuevas formas de transmisión de información como los archivos informáticos o las páginas web.

El documento es el soporte material del conocimiento y la memoria de la humanidad y, si bien hay otras fuentes susceptibles de ofrecer información, como demandas a personas u organismos, asistencia a conferencias, programas de radio o TV, incluso estas tendrán su origen en documentos.

• Tipos de Documento

Se clasifican en dos tipos: documentos primarios y documentos secundarios.

Los documentos primarios

Monografías: Estudio específico sobre un tema concreto dentro de una disciplina o materia, que no tiene propósito de continuación. A las monografías se les adjudica un número estándar, el ISBN.

Publicaciones seriadas: Las publicaciones seriadas son uno de los tipos de documentos más extendidos y de los que presentan más problemas para su clasificación porque las fronteras que establecen las diferencias entre ellas son bastante difusas.

Según Martínez de Sousa una publicación seriada es la “publicación cuyos volúmenes o números se suceden regularmente en orden numérico o cronológico, con título común y con un propósito de continuar indefinidamente. Incluye además de las publicaciones periódicas, aquéllas cuya periodicidad puede ser en algún caso superior a un año, como los anuarios, memorias, actas, trabajos de sociedades científicas, etc., así como las colecciones por volúmenes”.

Serie: periodicidad igual o superior a un año o irregular (tiende a tener este carácter). Su contenido suele ser monográfico: pueden tener simultáneamente ISSN e ISBN

Publicación periódica: Publicación seriada con periodicidad fija e inferior a un año, que se edita en fascículos sucesivos numerados secuencialmente y que recoge aportaciones de multiplicidad de autores sobre variedad de temas.

Constituyen el principal medio de transmisión del conocimiento, especialmente por medio de las revistas y en el campo de las ciencias.

Revista: Publicación periódica no diaria.

Diario: Publicación periódica que sale al menos 4 veces a la semana.

Semanario: Publicación periódica que sale una vez a la semana.

Literatura gris: Es más un concepto que un tipo de documento. Se refiere a aquella documentación que por sus características, objetivo o forma de difusión y distribución es difícil de obtener o acceder a ella.

Actas de congresos: Conjunto de trabajos, ponencias y comunicaciones que se presentan a una conferencia, simposio, etc. Pueden ser un adelanto de una investigación en curso. Resultan de trascendental importancia, pues es la primera información sobre una investigación, por lo que su valor también es de alerta.

Folleto: Es un impreso de corto número de páginas que no es publicación periódica. En España, desde el Decreto 743/1966, artículo 3, se considera folleto a “toda publicación unitaria que, sin ser parte de un libro, consta de más de 4 páginas y de menos de 50”10. Cabe preguntarse si existirá la correspondiente versión electrónica.

Informes científicos y técnicos: Son los que exponen los resultados de las investigaciones científicas y de los trabajos de diseño y experimentación ya concluidos.

Marcas: título que concede el derecho exclusivo a la utilización de una determinada identificación de un producto o un servicio en el mercado.

Normas: documentos aprobados por organismos competentes, que establecen las reglas que deben cumplir los distintos productos (o procesos) para que puedan distribuirse, consumirse o utilizarse.

Patentes: Es un documento que reconoce a un individuo o a la empresa que lo representa, la autoridad de una invención y le confiere derecho exclusivo para su uso y explotación. Es un documento de tipo jurídico para establecer el derecho exclusivo de ese producto; pero también constituye una de las principales fuentes documentales sobre información científico-técnica.

Tesis: Son trabajos presentados en una universidad o institución de enseñanza con objeto de obtener un título, diploma o grado de dicha institución. Suelen centrarse en cuestiones muy especializadas y pretenden mostrar la capacidad investigadora de quien lo presenta. Cada vez resulta más fácil el acceso a las tesis doctorales: hay muchas iniciativas que digitalizan tesis y permiten el acceso completo a las mismas mediante páginas web.

Preprint: Pre impresiones que vienen a constituir un anticipo de lo que se va a publicar: son las primeras pruebas antes de la impresión u originales redactados por el autor. En la actualidad en muchas ocasiones ya no pasan de ese estadio y se ponen en acceso libre en Internet (e-prints). Aunque lo editado en muchos casos tampoco será publicado jamás como impreso, se diferencia de ello en que no pasa por los circuitos comerciales.

Separata: Impresión por separado de algún artículo de revista o parte de una obra utilizando los moldes de ésta. Es precisamente la característica de impresión por separado la que hace que

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