Los sistemas de gestión dentro de una empresa

Los sistemas de gestión dentro de una empresa deben definir y colocar en práctica, en condiciones controladas, un proceso de integración donde se definan y cumplan cada uno de los objetivos, contextos y nivel de crecimiento de una empresa.

En términos generales se deben cumplir varias fases en donde están involucrados el diseño, implantación y mantenimiento de un plan de integración dentro de una empresa.

Entre las fases se encuentran las siguientes:

1. Desarrollo de un plan de integración: en esta fase las empresas deben considerar los beneficios esperados, la situación del contexto y el método de integración. En primera instancia para los beneficios esperados se consideran la integración de los sistemas de la organización y en  donde se pueden beneficiar varias áreas de una empresa, lo que implica cambios en funciones y el consumo de los recursos que se poseen en cada una de las áreas, por lo que hay que realizar anticipadamente un balance de los objetivos y beneficios esperados y de los recursos necesarios para definir así un proyecto donde este implícita la integración, la pertinencia y el apoyo necesario por parte de la dirección de la empresa.

Realizar un análisis del contexto donde se ejecutara una evaluación diagnostica de los sistemas de gestión que se encuentren implementados hasta ese momento, donde se tenga en cuenta el impacto de la integración en la documentación de los sistemas, y el análisis de la empresa en cuanto a su situación actual y la de cada uno de sus integrantes.  Este análisis debe contener la capacidad para la administración o gestión de procesos, nivel de dificultad de cada una de las necesidades y expectativas de los clientes y la demás partes a considerar, planeamiento en la extensión de los sistemas de gestión, el nivel de riesgo que se presentara en cuanto a violaciones legales o los errores  relacionadas en cada uno de los procesos de integración.

El método de integración tiene como foco su nivel de madurez y el contexto donde se desenvuelve y este se encuentra clasificado de esta manera:

1. Método básico donde se requiere una mínima inversión y el cual arroja resultados relevantes a corto plazo gracias a la simplicidad de la documentación y la gestión fusionada de algunos de los proceso; este es implementado en organizaciones en la mayoría de las empresas y sobre todo en aquellas con poca experiencia en el sistema de gestión de procesos.
2. Método  avanzado en el cual se exige a la empresa  más experiencia para implementar eficientemente la gestión de los procesos pero que tiene limitantes sobre empresas con mayor nivel de madurez en la gestión de procesos ya que sin estos son predecibles problemas relevantes durante la integración.
3. Método Experto para este su nivel de rentabilidad está estipulado a largo plazo donde se pretende hacer extensiva la integración del sistema de gestión por procesos existente a otras áreas no contempladas, sin inversiones adicionales. Es una continuación del método "Avanzado", aunque está limitado a organizaciones con una gran experiencia en la gestión por procesos.

1. Implantación del plan de integración consiste en la puesta en práctica de lo especificado y definido en la etapa anterior descrita. Además, se deben considerar los grupos de tareas y actividades en donde se definirán las funciones correspondientes por áreas o de los sistemas a integrar. Realizar un seguimiento del plan de integración donde se realice una medición de la frecuencia que permita controlar el cumplimiento de los objetivos definidos anteriormente y, en el caso de desviaciones, introducir los oportunos cambios en el plan actualizándolo. El seguimiento debe documentarse en informes de revisión, que deben distribuirse a todas las partes implicadas en el proceso de integración.

1. Revisión y mejoramiento del sistema integral de gestión esta última fase comprende la aplicación de la filosofía de mejora continua siguiendo el ciclo PDCA (Planificar, Hacer, Verificar y Actuar).  En términos generales se verificara si es eficaz y existe rentabilidad en la integración adoptada y si necesita realizar mejoras. Las ventajas que tiene una revisión conjunta sobre una revisión individual de cada sistema son tres: una visión global de los hechos y los resultados, la mejora de la coherencia de las decisiones y la determinación de las prioridades en los distintos lineamentos del Sistema Integrado de Gestión SIG aprovechando las sinergias.

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