Mapa Conceptual Actividad Semana 2

FUNDAMENTOS DE ORGANIZACIÓN.

Fundamentos de la ordenación:

Es importante tener en cuenta que el fundamento de la ordenación es donde comienza todo el proceso para organizar y clasificar los documentos teniendo en cuentas algunos aspectos ya que cada trámite tiene su tiempo y esto se va haciendo por fases según la metodología de la organización.

La organización documental se fundamenta en:

El principio de orden original.

Los manuales de procedimiento

Principio de orden original

El respeto a principio de orden original consiste en tomar en cuenta los pasos indispensables para el desarrollo de una gestión y debe verse reflejado en los archivos mediante la correcta ordenación de las series, subseries, unidades y tipos documentales que la conforman.

Los manuales de procedimiento

Dichos manuales son herramientas donde se describe de principio a fin paso a paso la manera de cumplir correctamente una tarea o función, lo que le permite establecer reglas y mecanismos para establecer los trámites, los manuales de procedimiento guían el orden de los documentos, lo cual constituye la reafirmación del principio del orden original. Las series y subseries documentales bien ordenadas reflejan el cumplimiento de los procesos establecidos en los manuales de procedimientos.

Es la operación archivística realizada dentro del proceso de organización, que consiste en establecer secuencias naturales cronológicas y/o alfabéticas dentro de las características o grupos definidos en la clasificación.

• PROCESO DE CLASIFICACIÓN

Es el proceso de agrupaciones documentales diferenciadas. Este proceso comienza con la determinación de la agrupación documental más grande y finaliza con la conformación de las más pequeñas.

• PROCESO DE ORDENACIÓN

Comienza donde termina la clasificación, es decir, se aplica a las series documentales.

Es el proceso mediante el cual se establecen las agrupaciones documentales a partir de la aplicación del principio de procedencia y la ordenación; es el proceso que establece con claridad las relaciones entre los documentos de una serie.

SISTEMAS DE ORDENACIÓN

Sistema alfabético.

Se basa fundamentalmente en el uso del abecedario, tomando en consideración el nombre de las personas u organizaciones, razón por la cual es uno de los más conocidos. Se puede archivar alfabéticamente por: nombres de individuos u organizaciones, por localidades (geográfico), por categoría o tema (asunto).

Sistema numérico.

En este sistema se utiliza la serie natural de los números como elemento principal, asignándolos progresivamente. Cada documento se ordena conforme a un número sin considerar ningún otro elemento. Dentro de este sistema se encuentran: Sistema numérico consecutivo, numérico simple. Dígitos terminales, dígitos centrales.

Cada sistema es especialmente recomendable en determinados casos y no es posible decir de manera determinante, cuál es el sistema mejor y más aconsejable. En consecuencia el sistema para archivar la documentación tiene que estudiarse detenidamente en cada caso y nunca limitarse a recurrir a uno de ellos sólo porque haya sido aplicado en casos similares, o por otras razones que no sean las derivadas de un estudio de acuerdo a las necesidades de la empresa.

Factores que influyen en la selección del sistema de archivo

- Clase de documentos que se archivarán, frecuencia de consulta, cantidad de usuarios del archivo, cantidad de documentos recibidos y procesados en un período, forma en que son solicitados los documentos (alfabético, geográfico, numérico, temático o combinación de ellos), método de control y seguimiento de documentos que sea más eficaz, plan de transferencia que se utilizará.

Procedimiento para archivar:

Inspeccionar

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