Memorandum

Resguardo de caja chica, efectivo de ventas, cheques de cobranza y cheques posfechados.

Como parte de la implementación de Procesos y Políticas se esta llevando a cabo un riguroso control de los valores que se manejan en sucursales y proyectos, para lo cual se les solicita lo siguiente,

Resguardar la caja chica en un lugar bajo llave (oficina, caja fuerte).

Resguardar los valores en efectivo, cheques posfechados de clientes.

Resguardar los pagos en efectivo y cheques entregados por clientes los cuales no se depositaran el día de la recepción, por estar cerrado el banco.

Es indispensable que se cuente con un lugar apropiado para el resguardo de la caja fuerte y solamente ingrese a este lugar el Gerente de Sucursal y el administrador de la caja chica (la caja fuerte debe sujetarse al piso permanentemente)

Administracion de la caja fuerte:

a) El Gerente de la sucursal tiene a su cargo la llave de apertura de la caja fuerte, esta debe abrirse al inicio del dìa y deberá cerrarse al final del dìa (la caja fuerte debe permanecer cerrada en días inhábiles).

b) El administrador de la caja chica tiene a su cargo la combinación de la caja fuerte y es responsable de controlar las diversas aperturas durante el dìa.

c) Solo en los casos donde la estructura de la sucursal o proyecto no cuente con el personal necesario para este control, podrá existir un solo administrador de la caja fuerte.

En los casos en que el vendedor reciba pagos en efectivo o en cheque estos deben de ser entregados al administrador de la caja chica para que sean depositados inmediatamente.

Procedimiento:

1.-El vendedor recibe el efectivo cheque normal o posfechado de la venta realizada.

2.-El administrador de la caja chica recibe estos documentos y valores.

3.- El administrador de la caja entrega un recibo por el total de estos documentos y valores al vendedor.

4.-El administrador de la caja se encargara del depósito de estos documentos y valores.

5.- Al momento del depósito se le entrega una copia del mismo al vendedor y se destruye el recibo que se le dio inicialmente.

6.-Al final del día la caja chica, efectivo por ventas y cheques normales o posfechados deben de resguardarse en la oficina del Gerente de Sucursal o Proyecto.

7.- Administracion de la llave y combinación de la caja fuerte,

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