Normas de correspondencia

MANUAL DE CORRESPONDENCIA

CAPÍTULO 1

NORMAS DE CORRESPONDENCIA

ORTOGRAFÍA, PUNTUACIÓN Y PRESENTACIÓN

1. CORRESPONDENCIA.

a. Expresión clara en la redacción comercial.

Una carta lleva en todos sus aspectos el prestigio, la categoría y la presentación

de quien la escriba y el éxito de su misión depende tanto de su apariencia, como de su

contenido. En la redacción comercial moderna debemos presentar los pensamientos

de tal forma que puedan ser captados fácilmente por la persona a quien nos dirigimos.

Para esto debemos usar palabras sencillas, pero correctas, en la redacción de los

conceptos; evitar los tecnicismos idiomáticos y frases rebuscadas y sobretodo no abusar

de las abreviaturas. A continuación algunos consejos para lograr una expresión clara en

la redacción de las cartas y otros documentos comerciales.

- Obtenga información exacta sobre el asunto a tratar.

- Elija el vocabulario correcto.

- Use frases cortas.

- Evite el uso excesivo de abreviaturas.

- No emplee vocablos ambiguos.

- Use la puntuación correcta.

- Elimine las expresiones incompletas.

- Evite las palabras innecesarias.

b. Correcciones de Frases Rutinarias.

La correspondencia moderna trata de eliminar todas aquellas frases o

expresiones rebuscadas que se han hecho tradicionales en las cartas de negocios y que

sin embargo, le quitan sencillez y originalidad.

Frases de Construcción Las Mismas Corregidas o Modificadas

Profusas o Rutinarias en la Correspondencia Moderna

Acuso recibo de... Gracias por su carta del día 15...

Creo estar en condiciones Me considero apto o puedo...

Deseo hacerles saber... Les informo, Les participo, Les notifico…

Esperando que... Esperamos que.., Confiamos que...

Muy señor mío, Muy señores nuestros. Distinguido señor.., Estimados señores...

Por la cantidad, Por la suma de.. Su cheque o su giro por B/.50.25...

Con o a la mayor brevedad… Lo más pronto posible (o dé la fecha)…

“Documento controlado – válido solo a la fecha que aparece en el documento””

Puede confirmar la versión vigente consultando en la Intranet.

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Manual de Correspondencia Capítulo 1

Frases de Construcción Las Mismas Corregidas o Modificadas

Profusas o Rutinarias en la Correspondencia Moderna

De los corrientes, Del próximo pasado… Del 5 de junio, Del 25 de octubre de

200... (de las fechas).

Quedamos de usted o Su seguro servidor No se usa. Puede sustituirse por

atentamente, o de usted atentamente…

Hago referencia a mi carta... Me refiero a mi carta del...

En un futuro próximo Pronto...

Hemos procedido al envío... Hemos enviado...

Esperamos sepa interpretar mi negativa... Esperamos que hallará razonable mi

decisión...

Agradeciéndole de antemano... Le agradezco...

De acuerdo con su solicitud... Como usted nos solicitó...

De los corrientes... Decir el mes

c. Correcciones de Frases Mal Empleadas.

Incorrecciones Explicaciones Correcciones Propuestas

Por la presente acuso “Por la presente" es Agradecemos su carta.

recibo de su carta. redundancia. La locución Gracias por su carta.

"acusar recibo" es perfectamente

gramatical, pero es

una frase fría y casi

perentoria.

Hemos trabajado con Inexacto. No hemos sido Nuestras relaciones con su

su firma muchos años. "compañeros" de trabajo. firma datan de muchos

Deberá decir... años.

Aprovecho la oportunidad Este giro subordina Le deseo muchos éxitos

para desearle muchos

...