Organización De Presupuestos Empresarial

ORGANIZACIÓN

Es un sistema de actividades coordinadas formado por dos o más personas; en el cual la cooperación entre ellas es esencial para la existencia de la organización. Una organización solo existe cuando hay personas capaces de comunicarse y que están dispuestas a actuar conjuntamente para obtener un objetivo común.

Es un conjunto de cargos cuyas reglas y normas de comportamiento, deben sujetarse a todos sus miembros y así, valerse el medio que permite a una empresa alcanzar determinados objetivos.

a) Crea la necesidad de definir responsabilidades y limites de autoridad de las personas que intervienen en la técnica presupuestal a implantarse, desarrollarse, etcétera.

b) Obliga a establecer en la entidad divisiones funcionales por departamento, y quizá modificar su estructura.

Incidencia de la organización en los presupuestos

OBJETIVOS: Metas hacia donde se deben enfocar los esfuerzos y recursos de la empresa. Tres son básicas: supervivencia, crecimiento y rentabilidad.

POLÍTICAS: Serie de principios y líneas de acción que guían el comportamiento hacia el futuro.

PLANES: Conjunto de decisiones para el logro de los objetivos propuestos.

ESTRATEGIA: Arte de dirigir operaciones. Forma de actuar ante determinada situación.

PROGRAMA: Cada una de las partes específicas de un plan al cual se le asignan los recursos necesarios para alcanzar las metas propuestas.

ORGANIZAR: Asignar los recursos humanos, económicos y financieros, estructurándolos en forma que permitan alcanzar las metas de las empresas.

EJECUTAR: Colocar en marcha los planes.

CONTROLAR: Comparar lo que se planeó contra lo que se ha ejecutado. Incluye la asignación de responsabilidades y, la medición de las previsiones en cuanto a variaciones y causas de las mismas.

PREVER: Determinar de manera anticipada lo que va a producir.

Organización del Presupuesto

Toda organización al formular sus planes, deberá delimitar específicamente las atribuciones y responsabilidades, para que cada persona sepa cómo debe actuar sin temor a extralimitarse ni lesionar los derechos de las demás personas. Un plan orgánico y objetivo muestra a la gerencia quienes deben rendir cuentas de cada fase sobre la marcha

FORMULACIÓN

Es la fase del proceso presupuestario en que se articulan las propuestas de acción y producción de los Entes demandantes de recursos financieros (autogestión, fiscales o de financiamiento) con los catálogos y clasificadores presupuestarios.

Representa la estructura formal del presupuesto, donde se recogen las estimaciones o proyecciones cuantificadas en términos monetarios de ingresos, gastos e inversiones de las actividades y proyectos definidos en la fase de programación.

La formulación presupuestaria, nos permite presentar en forma organizada, de fácil manejo y comprensión el documento llamado pro forma presupuestaria, así mismo permite estandarizar y unificar la información fiscal para efectos de integración y consolidación, esto se logra gracias al ordenamiento lógico de códigos y catálogos de las asignaciones presupuestarias de ingresos y gastos que permita construir estadísticas fiscales para la información y sobre todo la rendición de cuentas y control del gasto público.

Constituyen tres mecanismos fundamentales para su elaboración:

Clasificador Presupuestario de Ingresos y Gastos

Constituyen los elementos principales de ordenamiento y de organización de las asignaciones presupuestarias y distingue el origen o fuente de la clasificación económica de los ingresos (corriente, capital, financiamiento) y el uso o destino de la naturaleza objeto del gasto (corriente, producción, inversión, obra pública, adquisición de activos y amortización de deuda publica). Su uso es obligatorio para todas las entidades y organismos del sector público no financiero.

Su modificación o actualización es de exclusiva responsabilidad del Ministerio de Economía y Finanzas, por lo tanto ninguna institución puede crear o suprimir los ítem establecidos en los clasificadores presupuestarios.

Los clasificadores presupuestarios son herramientas normativas que sirven para agrupar en rubros y cuentas los ingresos y egresos de acuerdo a determinados elementos de análisis y decisión de las autoridades.

Los clasificadores se utilizan en todo el proceso y ciclo presupuestario tanto en la fase de formulación como en las etapas de ejecución y evaluación de las operaciones económicas financieras del sector público.

La formulación previa está sujeta a estudio, lo cual generalmente da lugar a ajustes de quienes afinan los presupuestos anteriores, para dar lugar a:

a) Aprobación

b) Presupuesto definitivo

DISCUSIÓN

Se refiere a analizar y discutir la conveniencia o inconveniencia de los programas propuestos y perfeccionarlos para su aprobación. Esta fase se puede dividir en internas y externas

La discusión interna inicia de abajo hacia arriba en la estructura organizacional, pasando por los diferentes niveles de decisión, hasta llegar a la junta directiva, quien finalmente lo autoriza. Esta discusión conlleva a verificar las justificaciones de las solicitudes de recursos, así como valorar la verdadera capacidad institucional de llevar a cabo lo planeado.

La negociación de los diferentes presupuestos se produce entre los responsables y la dirección. En este caso hay que analizar muy bien la autonomía que tienen los diferentes responsables para hacer el 'presupuesto y negociarlo, existen diferentes variables:

Desde la imposición de unos objetivos casi innegociables por parte de la dirección.

Tener la libertad total de proponer cada responsable su presupuesto, es evidente que todos los extremos son complicados de gestionar.

Lo que es habitual es preparar una mezcla de las dos opciones anteriores: la dirección da unas pautas y objetivos a cumplir y los responsables de los diferentes presupuestos negocian su viabilidad y consecución.

Es muy importante detectar el grado de imposición, ya que a mayor grado de composición, menor es la implicación de los diferentes responsables, porque apenas participan en la fijación de objetivos.

Los responsables de realizar cada parte del presupuesto, así como de exponer los datos y los argumentos necesarios, deben asumir contestar las preguntas que le puedan hacer, las demostraciones de los resultados y crear los nuevos argumentos para poder justificar su presupuesto, por ello se mostrara toda una serie de aspectos que afectan a esta fase de discusión ya probación.

APROBACIÓN

La aprobación de los presupuestos constituye una de las atribuciones básicas del congreso ó parlamento de un país, mediante la correspondiente Ley de presupuestos; que es una norma legal, contemplada en diversos ordenamientos jurídicos dictada por este órgano a finales de año (generalmente los últimos días de diciembre) que regula todo lo concerniente a los presupuestos para el año siguiente. Esta ley incluye la relación de gastos que puede ejercer el Estado y los ingresos que éste debe alcanzar en el próximo año. Además, es una ley de naturaleza mixta puesto que su función es legislativa pero también de control.

Una vez terminada la elaboración del presupuesto por el gobierno debe pasar a las al parlamento respectivo - Cortes Generales, donde se discute y, en su caso, podrá aprobarse.

Es la Dirección General ó Gerencia de la entidad, después del comité, quien sanciona los presupuestos hasta el resultante del paso anterior; simultáneamente son verificados por los jefes de departamento, y otros funcionarios que se hagan responsables de llevarlos a cabo.

Es decir, maneja lo integrado de tal manera que las desviaciones ó variaciones que seguramente surjan sean estudiadas, valuadas, y evaluadas, para tomar decisiones con buenas bases.

La aprobación de los presupuestos constituye una de las atribuciones básicas del congreso ó parlamento de un país, mediante la correspondiente Ley de presupuestos; que es una norma legal, contemplada en diversos ordenamientos jurídicos dictada por este órgano a finales de año (generalmente los últimos días de diciembre) que regula todo lo concerniente a los presupuestos para el año siguiente. Esta ley incluye la relación de gastos que puede ejercer el Estado y los ingresos que éste debe alcanzar en el próximo año. Además, es una ley de naturaleza mixta puesto que su función es legislativa pero también de control. Por sus especiales características, la ley de presupuestos puede tener una tramitación especial o distinta de las otras leyes.

EJECUCIÓN

En el proceso administrativo la ejecución se relaciona con la "puesta en marcha de los planes" y con el consecuente interés de alcanzar los objetivos trazados, con el comité de presupuestos como el principal impulsar, debido a que si sus miembros no escatiman esfuerzos cuando se busca el empleo eficiente de los recursos físicos, financieros y humanos colocados a su disposición, es factible el cumplimiento cabal de las metas propuestas.

Cada miembro de la Empresa pensará en la consecución

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