Presupuesto Empresarial

Tema I

Fundamento de la Planificación y Control de Utilidades

Conceptos Fundamentales de Planificación y Control de Utilidades.

Los conceptos fundamentales de la PCU comprenden las actividades o tareas subyacentes que generalmente deben llevarse a cabo para lograr el máximo provecho de la PCU.

Conceptos fundamentales de la PCU:

Es un proceso administrativo que comprende planificar, organizar, proveer el personal, dirigir y controlar.

Un compromiso de la alta administración de promover la eficaz participación por todos los niveles en la entidad.

Una estructura de organización que claramente especifique las asignaciones de la autoridad y la responsabilidad a todos los niveles de la organización.

Un proceso de planeación por la alta administración, congruente.

Un proceso de control administrativo, congruente.

Una continua y congruente coordinación de todas las funciones de la administración.

En forma continua, alimentación adelantada, retroalimentación, seguimiento y re planificación a través de canales de comunicación definidos (tanto en sentido descendente como ascendente).

Un plan estratégico de utilidades (de largo alcance).

Un plan táctico de utilidades (de corto plazo).

Un sistema de contabilidad por áreas (o centros) de responsabilidad.

Un uso continúo del principio de excepción.

Un programa de administración del comportamiento.

Planificación por la Administración utilizando la PCU.

El propósito fundamental de la planificación por la administración es generar un proceso de alimentación adelantada para las operaciones y para el control.

La retroalimentación es un importante ingrediente tanto de la re planificación como del control.

La planificación descansa en la idea de que el éxito futuro de una entidad puede intensificarse por la acción administrativa continua.

La administración de una entidad, durante la etapa inicial del proceso de planificación, debe desarrollar tres diferentes tipos de “proyecciones” como sigue:

1. Una proyección para referencia (el caso estático). La cual implica un intento por especificar cuál sería el futuro estado de la entidad si no se hiciera nada; es decir, si no hubiera una intervención planificada por la alta administración.

2. Una proyección anhelada (el caso altamente optimista). La cual entraña una especificación de “esperanzas y sueños” en cuanto al estado futuro de la entidad; es decir, el cumplimiento esencial de todas las aspiraciones de la entidad.

3. Una proyección planificada (el caso más probable).que supone una especificación de qué tan cerca puede lograr la entidad de manera realista, una proyección anhelada.

La Coordinación Empleando la PCU.

La coordinación es la sincronización de los actos individuales, con el resultado de que cada subdivisión de una entidad trabaja eficazmente hacia los objetivos comunes, apreciando debidamente a todas las demás subdivisiones en una unidad de esfuerzos. A este resultado suele conocérsele frecuentemente como congruencia de metas, la cual significa desarrollar y mantener las distintas actividades dentro de la empresa en apropiada relación unas con otras. La mayoría de administradores la ven como un efecto que se produce necesariamente cuando se llevan a cabo las funciones gerenciales de planificar, organizar, proveer el personal, dirigir y controlar. Debe existir una muy estrecha coordinación entre el departamento de ventas y el de producción. Ventas no debe planificar vender más de lo producción pueda proveer, y viceversa. Debe haber, pues, coordinación en todos los niveles tanto vertical como horizontalmente.

La coordinación se hace posible, fundamentalmente, a través del eficaz desempeño de las funciones de la administración. Es importante que cada empleado de la administración, desde el más alto nivel hasta el más bajo, conozca con bastante anticipación lo que se planifica y cómo, cuándo y quién ha de llevarlo a cabo.

Flexibilidad en la Aplicación de la PCU.

Un programa de planificación y control de utilidades (o de otro instrumento de administración) no debe dominar a un negocio. Debe existir una política “suprema” y absoluta de la administración de modo que no puedan imponérsele “camisas de fuerza”.

En las áreas de control la flexibilidad es particularmente importante. No beben emplearse ni interpretarse con rigidez los presupuestos de gastos y de costos. El presupuesto no debe coartar las decisiones racionales que hayan de tomarse en relación con los gastos simplemente porque no se previó un desembolso. Asimismo, a menudo se emplean presupuestos variables de gastos para resolver uno de los problemas del control de costos que se presenta como resultado de un cambio en las circunstancias.

Establecimiento de la Base para la Planificación y el Control de Utilidades.

Pasos que debe efectuar una empresa para establecer una base sólida sobre la cual iniciar un programa de planificación y control de utilidades.

Paso 1- Debe haber compromisos por parte de la administración general con el concepto fundamental de la planificación y control de unidades y una comprensión perfeccionada de sus repercusiones y operaciones.

Paso 2- Las características de la empresa y el medio ambiente en el que opera (incluyendo las variables controlables y las no controlables) deben identificarse y evaluarse de modo que puedan tomarse las decisiones pertinentes acerca de los rasgos distintivos de un programa de planificación y control que fuera eficaz y práctico.

Paso 3- Debe haber una evaluación de la estructura organizacional y de la asignación de responsabilidades directivas, así como la implantación de los cambios que se consideren procedentes para la planificación y el control eficaces.

Paso 4- Debe haber, también, una evaluación y reorganización del sistema de contabilidad para asegurar que éste se amolde a las responsabilidades organizacionales (contabilidad por áreas o centros de responsabilidad) a fin de que pueda proporcionar datos particularmente útiles para los propósitos de la planificación y el control.

Paso 5- Debe determinarse la política acerca de las dimensiones de tiempo que habrán de emplearse para los efectos de la planificación y control de utilidades.

Paso 6- Debe desarrollarse un programa de educación presupuestaria para informar a la administración, en todos los niveles, sobre:

a) El propósito del programa

b) La manera en la que funcionará, incluyendo las políticas y directrices básicas de la alta dirección para su administración

c) La responsabilidad de cada nivel de la administración en el programa; y

d) Las formas en que el programa puede facilitar el desempeño de las funciones de cada gerente.

Estos seis pasos, si se llevan a cabo seriamente desde un principio, deberán preparar el camino para instituir un buen programa de planificación y control de utilidades.

Tema II

El Proceso de Planificación y Control de Utilidades.

El proceso de PCU integra las funciones de la administración de planificar, dirigir y controlar. En un programa de PCU se incluye algo más que la idea tradicional de un presupuesto periódico o maestro, toda vez que abarca la aplicación de varios conceptos administrativos relacionados a través de una variedad de métodos, técnica y pasos secuenciales.

Las principales partes de un programa común de PCU para un año son:

El plan sustantivo

El plan financiero

Los presupuestos variables de gastos

Los datos complementarios

Los informes desempeño

El seguimiento

El plan sustantivo está representado por los objetivos generales, las estrategias, los planes específicos y los programas de la organización, así como por el compromiso coincidente de la administración general para el logro, a largo plazo, de estos objetivos y planes. El plan sustantivo puede caracterizarse más bien como la “parte narrativa” (o de la prosa) del plan que como la “parte numérica” del mismo. Constituye la base para el plan financiero.

El plan financiero cuantifica los resultados financieros de implantar los objetivos, las estrategias planificadas, los planes y las políticas de la alta administración. El plan financiero representa, así, una traducción, a términos financieros, de los objetivos, las metas y las estrategias para periodos específicos de tiempo.

Responsabilidades del Personal de Línea y accesorias relacionadas con la PUC.

Cada ejecutivo de línea debe tener asignada un área (o centro) de responsabilidad:

1) Para que se incluyan en el plan las decisiones operacionales

2) Para la implantación y

3) Para el control.

El programa de planificación y control de utilidades debe establecerse sobre una base firme de responsabilidad de línea y de un compromiso de desarrollar, implantar y cumplir el papel de cada centro en cuanto se refiere al logro de los objetivos y las metas de la empresa.

Las responsabilidades de asesoría

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