PRESENTACION

INFORME SISTEMAS DE ARCHIVO

En este punto se evalúa la situación actual de los archivos de la institución. Tanto en

El conocimiento, aplicación de los lineamientos en materia de preservación y

Organización; Como en el empleo de herramientas de descripción y control.

2. ACCIONES.

Se procedió a dar seguimiento y cumplimiento con las actividades Archivísticas

Que se venían desempeñando en las áreas del instituto, conforme a los recursos y

Directrices con que se contaba en ese momento. Todo esto con la finalidad de afectar

Lo menos posible las actividades sustantivas de los responsables de los archivos y

Conocer la problemática de fondo. Subsecuentemente se dará seguimiento y control

Permanente de todas las actividades relacionadas:

El control de la correspondencia y la generación de documentos.

La organización, control y administración de los archivos de la institución.

La implementación de manuales de procedimientos para los archivos de trámite

y concentración.

3. TIEMPO DE REGULACIÓN Y AVANCE.

En este apartado ya que teníamos delimitadas y detectadas las desviaciones de los

Lineamientos y procesos, se inicio a implementar correcciones de acuerdo a:

Tomando en cuenta los recursos y necesidades de cada área en especifico.

Estableciendo periodos reales de cumplimiento.

ARCHIVO DE TRÁMITE.

1.-DESIGNACIÓN Y NOTIFICACIÓN ANUAL DEL RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE

TRÁMITE.

Avance. Se notificara mediante oficio dirigido al Coordinador de Archivos

Del Instituto y al responsable del Archivo de Concentración; Este oficio

Deberá de ser firmado por el Titular del área administrativa con los siguientes

Datos:

1. Unidad administrativa.

2. Nombre.

3. Correo electrónico.

4. Teléfono y Extensión.

Este oficio deberá de ser entregado el primer día hábil del mes de Diciembre

Del año en curso, avance 100%. 4

2.-ORDENACIÓN FÍSICA DE LOS ARCHIVOS Y EXPEDIENTES CONFORME A LOS

LINEAMIENTOS EMITIDOS.

En este punto se conjugan los aspectos básicos y medulares del correcto

Funcionamiento del sistema Archivístico del instituto.

Avance. Realizado el análisis de la situación de los archivos de trámite en

Este punto, se llego a la conclusión de que se lleva un 67% de avance en este

Rubro y en Junio del 2010 se espera llegar al 100%. Se solicitara un de

Informes de avances a los responsables de archivos de trámite por escrito.

3.-ELABORACIÓN DE INVENTARIOS DE EXPEDIENTES DE ARCHIVO.

Avance. Se calcula que se lleva un 45% de avance y se prevé que en Diciembre

Del 2010 se cumpla el 100% de exactitud, ya que las bases están establecidas. Se

Solicitara un de informes de avances a los responsables de archivos de tramite.

4.-ELABORACIÓN DE CARÁTULA DE LOS EXPEDIENTES.

Avance. Se lleva un 55% de avance en este rubro, se espera que se obtenga un

100 % de la actividad a principios de Junio del 2010. Se solicitara a los

Responsables de archivos de trámite un informe de avances.

5.-INTEGRACIÓN DE SECCIONES Y SERIES NO DECLARADOS EN EL CATALOGO DE

DISPOSICIÓN DOCUMENTAL.

Avance. Se cuenta con el 100 % de la actividad.

6.-UBICACIÓN Y DESIGNACIÓN DEL ESPACIO FÍSICO, ADECUACIÓN DE MOBILIARIO Y

MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA LOS ARCHIVOS DE TRÁMITE.

Avance. Se cuenta con el 75%, se espera que en el 2010 (fecha tentativa a

Cambio) se tenga 100% de la actividad cubierta. Se solicitarán las adecuaciones

Convenientes.

...