PROTOCOLO PARA AUXILIAR CONTABLE

Para tener un buen desempeño como Auxiliar Contable de Inventarios, debe ENTENDER Y COMPRENDER las siguientes recomendaciones:

Para la creación de ítems:

1. Debe evitarse la similitud en descripciones, esto es, no dejar dos ítems creados para un mismo producto, si esto llegase a suceder debe eliminarse uno de ellos.

2. Debe atenderse las sugerencias de los de los Responsables de Sección Herramientas en cuanto a la mejora en las descripciones; el como debe realizarse es responsabilidad del Auxiliar Contable de Inventarios.

3. Si se crea o modifica un ítem de herramientas debe catalogarse como COTIZABLE HERRAMIENTAS.

4. Permanentemente a la llegada de artículos, por cada herramienta se debe monitorear que todas estén catalogadas en el Cotizable Herramientas, esto permitirá un mejor manejo de los pendientes de pedido para evitar los ítems agotados.

5. Si se realizan traslados de ítems de un código a otro, estos cambios deben realizarse inmediatamente en las demás sedes para evitar que un mismo artículo aparezca con más de una referencia, perdiéndole control al movimiento y por lo tanto a la reposición del mismo.

Para realizar el ingreso de la mercancía:

1. El ingreso de la mercancía debe realizarse el mismo día o a más tardar al día siguiente de su llegada.

2. En el evento en que la mercancía recibida sea mayor a la solicitada en la orden de compra (OC) se debe realizar el ingreso por medio de una Entrada Directa (ED), la orden de compra se debe dar por cumplida y anexarla a los documentos de la Causación de Compra (CC).

3. Registrar en las observaciones de las Entradas Directas (ED), Notas por Avería (NO) y Notas al Proveedor (NP), los motivos por los cuales fueron elaboradas con el fin de facilitar la labor de revisión y auditoría, Nota: El documento Nota por Avería (NO) solo aplica para las anomalías que detecta el responsable de bodega ó los responsables sectoriales de bodega en el momento de recibir la mercancía del proveedor, para el producto no conforme debe aplicarse una nota al proveedor (NP).

4. Para aquellos productos que manejan un sobrecosto, debido al valor del flete cobrado por quienes lo transportan, tal como sucede con:

• SIGMA: ladrillo tablón

• MEGA DE LA COSTA: pegantes y aditivos

• GYPLAC COMERCIAL DE COLOMBIA: panel yeso.

• GYPLAC S.A: panel yeso.

El auxiliar contable de inventarios debe elaborar la Nota al Proveedor (NP) por sobrecosto, NO se debe realizar con base en la entrada de almacén (EA) sino directamente.

Lo anterior es con el propósito de asignar el sobrecosto por flete a cada ítem de acuerdo a su peso.

5. Tenga en cuenta que cada Causación de Compra (CC) debe tener como documentos soportes además de la factura del proveedor: la Orden de compra original (CO) , la Entada de almacén (EA) y en caso de que aplique deberá ir anexa la Entrada Directa (ED), la Nota por Avería (NO) y/o Nota al Proveedor (NP) según corresponda, si la mercancía llega parcialmente se debe reimprimir la orden de compra y remitirla al responsable de bodega ó coordinador de trabajo en bodega 08 para continuar con el proceso de recibo de la mercancía hasta completar la orden.

6. Registrar en el formato Control Llegada de Mercancía: el número de EA y si aplica el número de ED y NO, por último debe totalizar las NO.

7. El formato Control Llegada de Mercancía debe entregarse diariamente junto con las Causaciones de Compras realizadas el día inmediatamente anterior al Auxiliar Contable según corresponda.

Para la liquidación de la mercancía:

1. Tenga en cuenta que cuando un proveedor modifique los precios

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