PReparacion Para Auditorias

TIPS PARA PREPARARSE PARA UNA AUDITORÍA EN SISTEMAS DE GESTIÓN INTEGRADOS

Por Gustavo Piedrahita Vanegas

Ingeniero Industrial

Profesional en Gestión Integral y Mejoramiento Continúo

CI Motilonia

CORPOICA

Las Oficinas de Gestión Integral de las organizaciones en ocasiones encuentran dificultades para saber que hacer a fin de lograr que todos los involucrados se desenvuelvan bien ante las auditorias y para que contribuyan satisfactoriamente a las tan deseadas certificaciones o en su defecto al feliz término de una auditoria interna.

De acuerdo a la experiencia, la respuesta es simple: INVOLUCRAR a toda la organizaciónen los diferentes niveles, sin excepción, con el ánimo de lograr el más alto grado de implicación en la auditoría. Pero ¿qué decirles? ¿Qué hay que hacer para que colaboren?,a continuación se presentan algunos aspectos que se pueden considerar:

1. Conocimiento de la Misión, Visión, Políticas, Objetivos Integrales, Política ADT, Planes, Programas, etc.: Basta con ofrecer un resumen sencillo con tres o cuatro puntos de fácil captación y memorización.

2. Comprensión de los procesos, procedimientos e indicadores: Cada persona debe conocer y entender a cabalidad sus procesos, procedimientos e indicadores. Una buena herramienta puede ser que el área de Sistemas Integrados de Gestion, entregue a cada área, una tabla resumen donde se indiquen los procesos, procedimientos e indicadores que le corresponden a cada quien, la cual pueda ser consultada durante la auditoria, en caso de dudas.

3. Estado de los documentos: Es importante recordarles que todos los documentos deben estar actualizados, debidamente organizados, en un lugar de fácil ubicación y los registros firmados y debidamente diligenciados.

4. Consejos de actuación ante los auditores: Muchas veces empleados cualificados que hacen correctamente su trabajo de acuerdo al sistema de Gestión implantado, no saben cómo responder o manejarse ante un auditor que hace preguntas o solicita evidencias, por lo tanto, es de utilidad comunicar a los colaboradores consejos como:

• Tratar de contestar con seguridad (los auditores no van a preguntar nada que no esté dentro de las actividades normales), nadie sabe más del trabajo que la persona que lo hace.

• Si no se entiende alguna pregunta o requerimiento del auditor, se le puede pedir que repita la pregunta o la formule de otro modo

• Tener el área de trabajo en perfecto estado de orden y limpieza(tener a la mano la documentación y registros)

• No dar al auditor más información (verbal o escrita) que la que estásolicitando.

5. Dar un espacio para que los trabajadores manifiesten sus dudas, comentarios y preguntas: En este espacio (que puede ser una reunión o mesa de trabajo), se puede fomentar un ambiente de colaboración para que entre todos puedan aclarar los temas planteados, tomando también ejemplos vividos en auditorias anteriores, si la organización ya está certificada.

6. Transmitir motivación y confianza: Es necesario comunicar a toda la organización que cada uno de ellos, posee el conocimiento sobre su trabajo, la importancia del mismo en la organización y su desempeño (indicadores); y el proceso de mejoramiento continuo que han venido realizando para cumplir con los estándares establecidos.

Durante esta preparación, la persona responsable del Sistema Integrado de Gestion, tiene que trasmitir seguridad del buen desempeño del sistema, de igual forma debe expresar con claridad las expectativas que se tienen con respecto a cada aspecto de interés en la auditoría (Ej.: Tratamiento de Quejas y Reclamaciones, Trazabilidad, Requisitos del Cliente, accidentalidad, etc.) y otros en cuanto a actitud, conocimiento, compromiso y honestidad en cuanto al conocimiento del sistema. Igualmente es necesario,

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