Pasos Metodologicos Para La Clasificacion Documental

PASOS METODOLOGICOS PARA LA CLASIFICACION DOCUMENTAL

Con la clasificación se reconstruye como es y cómo funciona la entidad que ha

producido los documentos. Lo que caracteriza un archivo y lo especifica de manera determinante, es el vínculo originario y necesario que los documentos tuvieron en el momento de su creación, en cumplimiento de una actividad práctica, jurídica y administrativa. Como los documentos debidamente clasificados deben reflejar la misión, objetivos y funcionamiento de la entidad que los produjo, es necesario aplicar los pasos metodológicos que se presentan a continuación para adelantar la clasificación de los mismos.

IDENTIFICACION DE LOS PRODUCTORES

La primera tarea que debe abordarse es la Identificación De Las Agrupaciones Documentales – fondo, sección, subsección – a partir de la información contenida en los actos administrativos de creación y reestructuración del organismo productor y de los organigramas.

Para la identificación de un fondo documental es necesario recopilar información sobre el origen y evolución del organismo productor, teniendo en cuenta:

• Fecha de creación

• Fecha de suspensión, si es el caso

• Disposiciones que han modificado la estructura de la entidad

• Organismos que le han precedido en el desempeño de las funciones análogas

• Organismos que heredan competencias

De acuerdo con la vigencia administrativa en las instituciones pueden encontrarse los siguientes fondos documentales:

• Fondos abiertos

• Fondos cerrados

• Fon dos acumulados

Cada fondo documental debe clasificarse separadamente.

ESTRUCTURA ORGANICA

Para identificar las secciones y subsecciones documentales relacionadas con la documentación producida por cada una de las dependencias de mayor rango y por los grupos de trabajo en que estas se subdividen es necesario recopilar los actos administrativos mediante los cuales se legalizan los cambios estructurales en la entidad y establecer las jerarquías de las dependencias para saber cuáles de ellas son del nivel directivo y cuales subalterno.

Al abordar esta tarea es necesario recopilar información sobre la estructura orgánica de la entidad. La clasificación debe sustentarse en el respeto a la estructura de la entidad, para lo cual es necesario tener a la mano tanto los estatutos como los organigramas. Con la información brindada por estos elementos se delimitara la agrupación documental correspondiente a cada división.

Una vez identificada cada dependencia u oficina, es necesario analizar tanto sus funciones como los procedimientos administrativos que normalizan la producción y trámite documental.

SERIES DOCUMENTALES Y ASUNTOS

Las series documentales se identifican con las funciones y actividades desarrolladas por la dependencia para el cumplimiento de los objetivos propuestos. Para desarrollar sus funciones cada entidad establece tramites y procedimientos administrativos que se reflejan en la producción documental necesaria para iniciar y finalizar la acción administrativa. La documentación generada en desarrollo de esta actividad origina una unidad documental que, reunida con otras de estructura y contenido homogéneo, conforman la serie documental. Cada serie documental esta asociada a un asunto en particular, cuya denominación resulta del análisis del contenido de los documentos reunidos en torno al trámite que los genera.

Hay funciones específicas que identifican un asunto principal. Sin embargo, los procedimientos establecidos para los trámites administrativos pueden variar, lo cual hace que surjan asuntos relacionados con el principal. En tales casos el título o denominación del asunto principal -serie- podrá subdividirse en cierto número de asuntos relacionados, los cuales quedaran indicados

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