Presentación Archivo

ARCHIVO CENTRAL DE UNA INSTITUCIÓN

Archivo: es uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden y procedencia, para servir como testimonio e información para la persona o institución que los produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de historia.

Es Patrimonio, Memoria, Identidad

DIFERENCIAS ENTRE ARCHIVO Y BIBLIOTECA

BIBLIOTECA

• organización por temática

• Materiales publicados en cualquier formato

• ordenados numéricamente

• usuarios internos y externos

• varios servicios ARCHIVO

• organización por funciones

• Documentos generados por la institución son únicos e inéditos

• Organizado por área productora

• solo usuarios internos

• solo un servicio

OBJETIVOS

1. Resguardar todo el acervo documental producido y recibido en la Institución, en el cumplimiento de sus funciones.

2. Establecer una metodología eficiente y uniforme, para la organización, estructuración, procesamiento, recuperación y conservación de la documentación de archivo.

3. Proteger, conservar y Organizar el patrimonio documental de la institución por el tiempo establecido.

TIPOS DE ARCHIVO

• ARCHIVO DE GESTIÓN

• ARCHIVO CENTRAL

• ARCHIVO HISTÓRICO

ARCHIVO DE GESTIÓN O ARCHIVO DE OFICINA

Son los Archivos que se encuentran en las distintas dependencias de la entidad.

Son Archivos activos o de gestión: recogen documentos recién entregados en la entidad o de consulta frecuente.

Es donde se forman o se generan los documentos.

Los documentos permanecen en estos archivos hasta que el proceso concluya, o hasta que las necesidades de consulta por parte de la oficina productora hayan disminuido considerablemente

ARCHIVO CENTRAL

Semiactivos: contienen documentos provenientes de archivos activos por haberse realizado sobre ellos el trabajo concreto.

Generales o centralizados: documentos que se conservan en el mismo lugar y es consultado por distintas áreas de la institución

Coordina y controla el funcionamiento de los distintos archivos de oficina y reúne los documentos transferidos por los mismos, una vez finalizado el trámite; cuando su consulta no es constante.

ARCHIVO HISTÓRICO

Inactivos: recoge los documentos que habiendo perdido todo su valor operativo y funcional, conservan valor histórico, político, o documental.

En nuestro caso estableciendo valor y la importancia del documento, puede tener 3 destinos: permanecer en el centro, transferirlo para el Archivo Nacional de la República

Vimos que: las Bibliotecas se organizan por temáticas, los archivos se organizan por funciones.

Por tanto para crear un archivo institucional hay que estudiar la estructura de la empresa y las funciones que desempeña cada área.

La plantilla, la estructura, el organigrama son cambiantes.

Las funciones generalmente no.

Procedimientos para confeccionar el cuadro de clasificación:

1. Identificación de los documentos a archivar por cada área. Responsable: Vicedirectores y jefes de grupo

2. Se establecerá un sistema numérico para que cada área tribute al Archivo Central. Responsable: Gestor de Archivo Central

3. Cada vice dirección designa una persona encargada del Archivo de Gestión, encargada de revisar el ordenamiento de la documentación y establecido el tiempo de permanencia al cumplir este, transferirá los documentos al AC

4. Cada vicedirección con cada uno de sus grupos

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