Procedimiento De Inventarios Perpetuos

PROCEDIMIENTO DE INVENTARIOS PERPETUOS

Al estudiar el procedimiento analítico, hacíamos énfasis en el hecho de que las empresas que venden artículos en grandes volúmenes y cuyo costo no puede ser fácilmente cotejado al momento de celebrar la transacción, emplean para su registro tal procedimiento pormenorizado o de inventarios periódicos.

En cambio, en empresas que venden un número reducido de artículos con precios relativamente altos, esta consulta es posible al realizarse la enajenación; además, permite llevar control contable individual de los diversos artículos que se venden, mediante el uso de tarjetas auxiliares de almacén, las cuales proporcionarán en cualquier momento el importe de las unidades en existencia, mismas que deberán ser iguales a las reportadas por la contabilidad en su cuenta de mayor que controla las existencias, es decir, se puede conocer el importe del inventario final de mercancías.

Cuando se emplea el procedimiento de inventarios perpetuos, auxiliado por tarjetas de almacén, al momento de efectuar una compra, se le da entrada al almacén, se lleva a cabo su registro en la tarjeta del artículo y se le contabiliza a nivel de mayor. Cuando se realiza una venta, se le da salida del almacén, se lleva a cabo su registro en la tarjeta del artículo y se le contabiliza a nivel de mayor. Cuando se realiza una venta, se le da salida del almacén, se opera la disminución en la tarjeta auxiliar y se contabiliza en el mayor.

De lo anterior, se puede entrever que, cuando se emplea este procedimiento, es posible conocer tanto el número de artículos en existencia, como su costo, ya que disponemos de una cuenta que controla las mercancías, así como de tarjetas que nos permiten cotejar los datos obtenidos del mayor.

El uso de este procedimiento viene a subsanar las desventajas fundamentales de los procedimientos global y analítico, en lo referente al conocimiento del importe del inventario final y del costo de ventas, así como la posibilidad de detectar robos, malo manejos, extravíos o errores en el manejo de los inventarios, toda vez que se puede comparar la existencia física derivada de la toma del inventario, contra los registros contables que lo controlan.

Como podemos ver, utilizar este procedimiento no implica que no se deban practicar recuentos físicos, sino que así se dispone de información que permite verificar el adecuado manejo de los artículos en el almacén contra los registros contables.

Una ventaja adicional es que podemos conocer en cualquier momento el importe de la utilidad en venta o bruta, para lo cual sólo tendremos que enfrentar el saldo de las cuentas de ventas (ingresos) contra la de costos de ventas.

Este procedimiento consiste en registrar las operaciones de compraventa de mercancías de tal manera que se pueda conocer en cualquier momento el importe de las existencias de mercancías, o sea, el inventario final, el importe del costo de ventas y el importe de las ventas netas.

Para lograr lo anterior, se consideran las mercancías desde el punto de vista de los enfoques del activo y resultados, como a continuación se explica.

Tomando en cuenta que se necesita conocer el importe de la existencia de mercancías (inventario final), se consideran desde la óptica del activo, por lo que se registrarán en una cuenta las entradas y las salidas de mercancías al y del almacén valuadas a precio de costo; esta cuenta recibe el nombre de almacén.

Como necesitamos conocer también el importe de las mercancías vendidas, desde el punto de vista de las cuentas de resultados, se utiliza una cuenta de estas características, donde registraremos el precio de costo de cada artículo vendido o devuelto por los clientes; esta cuenta se denomina costo de ventas. Por último, ya que es necesario conocer el importe de las ventas de mercancías a precio de venta, empleando el enfoque de las cuentas de resultados, utilizaremos la cuenta de ventas para registrar las mercancías vendidas a los clientes, así como las devoluciones y rebajas, todas estas operaciones a precio de venta.

Llama la atención la situación de que dos de las cuentas se manejan a precio de costo y una de ellas a precio de venta, y que al momento de celebrar una venta o una devolución sobre ventas de mercancías “será necesario registrar un doble asiento: uno a precio de venta y otro a precio de costo”, con lo cual lograremos el objetivo planteado de conocer el inventario final, el costo de ventas y las ventas netas.

Tengamos presente que cuando vendemos una unidad de mercancía, dentro del precio de venta se incluye una parte que corresponde a su precio de costo y otra que corresponde al margen de utilidad que la empresa agrega al producto, como ganancia por su actividad comercial.

REGISTRO DE LA VENTA A PRECIO DE VENTA

Por lo que hace al registro de la venta a precio de venta, el cual incluye, como ya señalamos anteriormente, el precio de costo más el margen de utilidad, emplearemos una cuenta de resultados de naturaleza acreedora denominada ventas, misma que abonaremos toda vez que representa un aumento al capital, con cargo a la cuenta de bancos.

REGISTRO DE LA VENTA A PRECIO DE COSTO

Por lo que respecta al registro de la venta a precio de costo, conviene tener presentes dos aspectos, uno que “ por costo debe entenderse el valor de los recursos que se entregan (sacrificio económico), a cambio de un bien o de un servicio”, por lo tanto contablemente debemos reconocer este costo para la empresa, lo cual haremos mediante el empleo de una cuenta de resultados de naturaleza deudora denominada precisamente costo de ventas, misma que por representar una disminución al capital, cargaremos. El otro aspecto que debemos considerar es reconocer la salida física de la mercancía del almacén toda vez que ya nos proporcionó su beneficio, es decir, ya perdió su potencial generador de ingresos, en virtud de que ya nos lo brindó al momento de realizar la venta, por ello, abonaremos la cuenta de almacén.

REGISTRO

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