Punto de vista grupal

Punto de vista grupal

- Teniendo un proceso debidamente organizado por procedimientos regidos por normas y guías, se garantizara que el proceso de gestión de los documentos sea útil ya que siguiendo los pasos planteados no se tendrán problemas de pérdidas de documentos ofreciendo así, tanto a empleados y clientes, un menor tiempo de respuesta en cuanto a la consulta y archivado de documentos, reduciendo el tiempo de gestión de los documentos aumentando la operatividad del proceso

- Desde el punto de vista personal, la gestión documental se debe ceñir textualmente a los procedimientos establecidos para cada ramo dentro la administración de los documentos, y la información teniendo un manejo íntegramente limpio y con funcionarios comprometidos con no saltarse ninguno de los pasos necesarios dentro del proceso y siempre siguiendo un orden lógico con cada procedimiento, tendremos así un mejor manejo de los documentos y de la información en general que se maneja en el sistema de archivo o gestión documental generando un orden en la compañía, en la cual, los visitantes y clientes de dicha compañía entenderán que se tiene los procesos jerarquizados, cada uno con su debida documentación

- Crear una conciencia de orden en la documentación entre los funcionarios actuales es difícil, ya que durante mucho tiempo se han realizado dichos procedimientos de la misma manera pero estandarizando cada unos de los procedimientos, se creara una conciencia no sólo de orden sino una buena actitud de servicio y un sentido de pertenencia para con los empleados, clientes y con los mismos compañeros mejorando la calidad laboral

- El proceso de optimización de los procedimientos debe seguir un orden lógico y realizarlo por áreas, ya que si se cambian todos los procedimientos al mismo tiempo se disminuirá el nivel de servicio y operatividad, se debe seguir un orden, inicialmente se puede realizar un piloto de pruebas en una de las áreas para resolver dudas y pulir los temas de procedimientos, dependiendo del resultado de éste se modifican los procedimientos, luego con el procedimiento establecido y previamente probado, se debe realizar un proceso de capacitación en cada una de las áreas e ir introduciendo este procedimiento paso a paso garantizando el éxito del procedimiento.

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