Requisitos del informe oral

.- Concepto

El informe en general es una comunicación destinada a presentar de manera clara y pormenorizada, el resumen de hechos o actividades pasadas o presentes; y algún caso de hechos previsibles, partiendo de datos ya comprobados. Es un resumen o crítica de un tema o lectura determinada, que haya sido asignada o seleccionada libremente. Esta puede ser de un suceso, acontecimiento o problema que haya llamado la atención del estudiante o puede ser el resultado de un trabajo de investigación y usted lo va a exponer oralmente.

2.- Objetivos

Aunque el objetivo principal de un informe es el de asegurar un mejor conocimiento entorno de determinado problema, no debe constituir una oportunidad para que el emisor haga una exhibición de su saber, es decir, que en lugar de tratar de cubrir el mayor campo posible en un tiempo dado, es preferible ayudar a los oyentes a comprender y recordar los hechos e ideas que les presente. Ha de tenerse en cuenta que los receptores absorben mejor la información cuando esta tiene un interés para ellos. De ahí que el propósito secundario de un informe debe ser el de presentar la información de modo que resulte interesante para el auditorio. De todos modos debe tratarse principalmente de que las conclusiones del informe aparezcan claramente especificadas, de que se puedan entender las instrucciones impartidas a través de la comunicación si ese fuera el caso, o de que se logre asimilar el contenido de la exposición.

Un informe cumple su cometido cuando gracias a el sus destinatarios se ven enriquecidos con una noticia o una verdad que antes del informe no conocían. No hay información, en rigor, más que cuando se produce, en mayor o menor medida, este tipo de enriquecimiento, o sea, un aumento positivo de saber, conseguido precisamente gracias a la información recibida.

3.- Requisitos del informe oral

Un informe para que sea eficaz ha de reunir los requisitos siguientes:

• Claridad: para que una exposición sea clara, las ideas deben ser claras. La claridad del lenguaje se obtiene a través de la adecuada construcción de las frases, y también por el uso certero de las palabras. La propiedad es el uso de los términos es el empleo de aquellos que expresen justamente la idea. Debe evitarse las aproximaciones y ha de tenerse cautela con los sinónimos aparentes.

Esta cualidad del informe, que es en buena parte el resultado de una organización eficaz, se logra mediante la observación de las siguientes reglas:

• Limitar la información a cuatro o cinco ideas esenciales.

• Establecer la relación existente entre diversos puntos presentados, mediante una adecuada coordinación de los mismos.

• Desarrollar la charla siguiendo un esquema elaborado previamente con el mayor cuidado.

• Hacer una adecuada selección y empleo de los materiales de apoyo.

• Concreción: el nivel de concreción del lenguaje ha de ajustarse al lector del escrito, procurando seleccionar los términos mas relacionado con su experiencia, formación o estilo; la concreción del lenguaje se mejora cuando, además de la adecuada construcción de las frases y la selección de los términos, se complementa con cifras, ejemplos o datos precisos. los hechos deben contener nombres, referencias de lugares y experiencias que refuercen los hechos.

En la presentación de los hechos ha de tenerse en cuenta:

2.1) No multiplicar los detalles y presentar estadísticas en números redondos, evitando las cantidades complicadas que puedan producir confusión.

2.2) Apoyar los hechos, siempre que sea posible, con graficas, planos, mapas o cualquier otro tipo de ayuda visual.

3) Asociación de ideas: para que los receptores asimilen mejor los hechos que se le presentan, debe establecerse una conexión entre lo nuevo que se plantea y lo ya conocido, es decir, lo que resulta familiar

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