SISTEMAS DE ARCHIVO
Enviado por mafedelgado1998 • 18 de Febrero de 2014 • 201 Palabras (1 Páginas) • 208 Visitas
SISTEMAS DE ARCHIVO
Un sistema puede definirse como un conjunto de elementos interdependientes o interactivos que actúan como una unidad para satisfacer un objetivo específico.
En este contexto, un sistema de clasificación archivística es un término usado para describir una metodología que permite organizar, por un sistema definido, la documentación de la entidad.
Ordenar los documentos consiste en agruparlos por nombre, fecha, número, lugar geográfico o asunto. Es decir integrar los documentos de acuerdo a las características y necesidades de cada persona o institución.
Según los conceptos establecidos se procede a clasificar la documentación que ingresa al Departamento de Archivo para su guarda.
Los expedientes se clasifican de acuerdo con los conceptos anteriores, a fin de que la persona indicada los coloque ordenadamente en el lugar correspondiente.
La forma de clasificar y guardar escritos da lugar a que surjan diversos Sistemas de Archivo.
FACTORES QUE INFLUYEN EN LA SELECCIÓN DEL SISTEMA DE ARCHIVO.
- Clase de documentos que se archivarán, frecuencia de consulta, cantidad de usuarios del archivo, cantidad de documentos recibidos y procesados en un período, forma en que son solicitados los documentos (alfabético, geográfico, numérico, temático o combinación de ellos), método de control y seguimiento de documentos que sea más eficaz, plan de transferencia que se utilizará.
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