Semana 1

ACUERDO O6O DEL 30 DE OCTUBRE DE 2001 DEL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION DE COLOMBIA

Este acuerdo establece pautas para la administración de las comunidades oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.

 Que para la adecuada prestación de servicios se fijan y se establecen reglas que regularan la función archivística

 Establecer lineamientos y procedimientos que permitan a las entidades públicas y privadas cumplir con los programas de gestión documental

 Que las entidades establezcan una estructura de correspondencia que gestione de manera centralizada los servicios de recepción, radicación, y distribución

 Contar con un personal suficiente y debidamente capacitado que permitan recibir y enviar el trámite de las comunicaciones

 Preservar la conservación de los documentos

 Las comunicaciones recibidas o enviadas por vía fax llevar un control y establecer procedimientos adecuados para su administración

 Las entidades que dispongan de correo electrónico, reglamentar su utilización y asignar responsabilidades de acuerdo con la cantidad de cuentas habilitadas

 Las comunicaciones oficiales recibidas deberán ser revisadas para verificar los anexos, el destino y los datos de origen

 Las comunicaciones oficiales enviadas en papel se elaboraran en original y máximo dos copias

De acuerdo a lo establecido por las leyes:

- Ley 80 de 1989: crea el archivo general de la nación de Colombia.

-Ley 594 de 2000: por medio de la cual se dicta otras disposiciones de archivo y se dictan otras disposiciones

-Ley 527 de 1999: Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.

Lo dicho por el gobierno nacional y algunos artículos se acordó:

ARTÍCULO PRIMERO: establece los lineamientos que permiten a las unidades de correspondencia de las entidades públicas o privadas a cumplir con los programas de gestión documental, para la producción, conservación, recepción y consulta de los documentos.

ARTÍCULO SEGUNDO: se hacen definiciones de los siguientes conceptos:

1. Archivo electrónico: Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente, acumulados por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.

2. Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.

3. Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal.

4. Documento electrónico de archivo: Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.

5. Documento Original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

6. Documento Público: Es el producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención.

7. Radicación de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento en que las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío.

8. Registro de Comunicaciones oficiales: Es el procedimiento en que las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas,

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