TALLER ARCHIVO Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización)
Enviado por Karol2807 • 16 de Septiembre de 2015 • Trabajos • 665 Palabras (3 Páginas) • 179 Visitas
TALLER ARCHIVO
Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización)
Inicialmente, identifique una empresa que tenga bien definida la unidad de correspondencia o una oficina en donde se evidencie la clasificación de las comunicaciones oficiales recibidas y despachadas.
- ¿Cómo se realiza el proceso desde la recepción hasta la distribución de un documento?
- Determine si la comunicación se genera de forma interna o externa.
- Teniendo en cuenta la forma de comunicación que se genere en la empresa determinada mencione ¿cuáles son los pasos a seguir para llegar a su destino?
- Finalmente elabore un mapa conceptual donde organice la información obtenida en esta Actividad.
La institución donde analizamos unidad de correspondencia es Institución educativa Montecarlo Guillermo Gaviria Correa
En la institución la comunicación que se genera es tanto interna como externa
La interna se presenta entre las diferentes dependencias: rectoría secretarias, biblioteca, coordinación de convivencia, coordinación de proyectos y coordinación académica.
La comunicación externa se presenta usualmente con el jefe núcleo, secretaria de educación padres de familia y otras entidades; esta es realizada principalmente por la rectora
En la Institución el procedimiento de envió y recibo de documentos se centraliza en la secretaria principal de la sede No 1, desde aquí se realiza todo el proceso de distribución de la siguiente forma:
VIDEO FORO
- Graciela Reyes Mendez (s.f.). Acuerdo 060 [video podcast]. Recuperado el 16 de Noviembre de 2013 de http://www.youtube.com/watch?v=dJwObQTi038
Archivo general de la nación acuerdo 060 de 2001
Enlace Web: Procedimiento para la gestión de correspondencia
- Jairo Hernán Diaz Arias, Johanna González Camacho, (s.f.). PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL I [video podcast]. Recuperado el 18 de Noviembre de 2013 de http://www.youtube.com/watch?v=oVutaIV0hgw
- Youtube.com, (s.f.). ¿En qué consiste la gestión documental? [video podcast]. Recuperado el 18 de Noviembre de 2013 de http://www.youtube.com/watch?v=XgcyjWAoX-Y#t=98
DESCRIPCION DE PROCEDIMIENTO | ||
RECEPCION DE DOCUMENTOS | ||
UNIDAD | DESCRIPCION | RESPONSABLE |
Secretaria sede No 1 | Se recibe diariamente la documentación de entidades públicas y privadas y personas naturales | Secretaria |
Clasifica la correspondencia | ||
Ingresa al Sistema Interno de Control de Correspondencia para su registro y control, señalando destinatario, remitente o razón social, procedencia, empresa y descripción y tipo de la correspondencia, fecha y hora de recepción. | ||
Institución educativa | Lo reparte para las diferentes dependencias: Biblioteca, rectoría coordinación académica, coordinación de convivencia y proyectos | Prestador del servicio social |
Dependencias de la institución | El documento llega a cada dependencia y el encargado de la dependencia en encarga:
Realizar la actividad pertinente. Archivar | Persona encargado de las Dependencias: Biblioteca, rectoría coordinación académica, coordinación de convivencia proyectos y Secretaria sede 2 |
DESCRIPCION DE PROCEDIMIENTO | ||
SALIDA DE DOCUMENTOS | ||
UNIDAD | DESCRIPCION | RESPONSABLE |
Secretaria sede No 1 |
| Secretaria |
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Institución educativa |
| Prestador del servicio social |
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Dependencias de la institución | . ¿Es procedente el envío? Sí: Continúa en actividad No. 10 No: Continúa en actividad No. 6 | Dependencias de la institución |
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Secretaria |
| Dependencias |
Secretaria |
| Dependencias |
Dependencias |
Si es interno lo entrega el prestador el servicio social Si es externo lo entrega el docente encargado | Prestador servicio social y/o docente |
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Secretaria |
| Secretaria |
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