TECNICA PRESUPUESTAL

LA ADMINISTRACION Y LA TECNICA PRESUPUESTAL

TÉCNICA PRESUPUESTAL

Permite conocer cuáles son las herramientas en la toma de decisiones gerenciales para el manejo administrativo, económico y financiero de una empresa industrial, comercial y/o

De servicios. Sirve como previsión porque se proyecta hacia el futuro y como corrección en la medida comprar lo estimado con lo realizado en la Gestión Empresarial.

OBJETIVO GENERAL

Aplicar los principios básicos y planes presupuéstales en la empresa pública y privada, en la producción, ventas administrativas y finanzas presupuesto.

PRESUPUESTO

Se le llama presupuesto al cálculo anticipado de los ingresos y gastos de una actividad económica (personal, familiar, un negocio, una empresa, una oficina, un gobierno) durante un período, por lo general en forma anual.1 Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organización. El presupuesto es el instrumento de desarrollo anual de las empresas o instituciones cuyos planes y programas se formulan por término de un año.

Elaborar un presupuesto permite a las empresas, los gobiernos, las organizaciones privadas o las familias establecer prioridades y evaluar la consecución de sus objetivos. Para alcanzar estos fines, puede ser necesario incurrir en déficit (que los gastos superen a los ingresos) o, por el contrario, puede ser posible ahorrar, en cuyo caso el presupuesto presentará un superávit (los ingresos superan a los gastos).

En el ámbito del comercio, presupuesto es también un documento o informe que detalla el coste que tendrá un servicio en caso de realizarse. El que realiza el presupuesto se debe atener a él, y no puede cambiarlo si el cliente acepta el servicio.

El presupuesto se puede cobrar o no, en caso de no ser aceptado. El presupuesto puede considerarse una parte del clásico ciclo administrativo que consiste en planear, actuar y controlar (o, más específicamente, como una parte, de un sistema total de administración.

CONTROL PRESUPUESTAL

Es un conjunto de procedimientos y recursos que sirven a la dirección para planear, coordinar y controlar, por medio de los presupuestos, todas las funciones y operaciones de una empresa con el fin de que obtenga el máximo rendimiento con el mínimo esfuerzo".

Para que lo controles presupuestarios funcionen adecuadamente no hay que olvidar que los presupuestos deben estar diseñados como herramientas que ayuden a todos los gerentes para realizar adecuadamente sus funciones, y no solamente al director del presupuesto.

En primer lugar, vimos que el plan de acción, basado en los presupuestos, se elabora en base a estimaciones que resultan de cuidadosas investigaciones y estadísticas; se trata de aprovechar la experiencia de todos para continuar con los éxitos y evitar los fracasos. Este plan no está basado en simples estimaciones al azar, lo cual significa que la empresa tiene muchas más probabilidades de triunfar que de fracasar.

Otro punto muy importante es el hecho de que todos los jefes de departamento de la empresa intervengan en la elaboración de los presupuestos, ya que deben considerar los planes como suyos y poner todo su esfuerzo para cumplirlos.

El control presupuestal facilita la toma de decisiones oportunas en cuanto al rumbo que debe seguir la empresa, ayudándole en gran parte a la función financiera, ya que la empresa puede saber anticipadamente cuándo y cuánto dinero necesitará, permitiendo recurrir a las fuentes de financiamiento que convengan más y salgan más baratas, sin tener que aceptar lo que le ofrezcan por tomarla desprevenida.

Por otra parte, el control presupuestal busca el trabajo armónico de todos, es decir, la coordinación de todas las funciones de la empresa en un esfuerzo común, logrando así una mayor eficiencia con el mínimo esfuerzo, como se menciona en la definición anterior.

Podemos concluir diciendo que los propósitos básicos del control presupuestal son:

- Planear: Determinar el rumbo que van a seguir las operaciones de la empresa para lograr el máximo rendimiento.

- Coordinar. Elaborar un plan para seguir el camino escogido.

- Motivar: Dar un objetivo, que es el presupuesto, para que el personal de la empresa cumpla con su cometido.

Consiste en la comparación de las cifras presupuestarias con las reales.

Las comparaciones en el presupuesto se realizan con:

 El presupuesto original anual

 El presupuesto ajustado realizado en períodos pre determinados

 El presupuesto ajustado realizado en períodos no pre establecidos

Las comparaciones permiten establecer si los desvíos o variaciones están o no bajo control o están sujetos a decisiones propias de la gestión.

 Reconocimiento

 Excepción

 Normas

 Conciencia de Costos.

Es la Vigilancia de las diferentes funciones de la empresa, a través de la comparación sistemática del conjunto de previsiones establecidas por cada uno de los presupuestos funcionales y los datos correspondientes registrados por el sistema contable para un mismo periodo.

El control como el elemento principal ha dado el nombre a este sistema:

Las técnicas de confrontación son:

 Por simple comparación directa

 Por métodos de porcentaje

 El estudio de las diferencias deberá distinguir dos tipos de errores:

 Errores cometidos al realizar la previsión

 Errores cometidos al ejecutar el presupuesto.

Las condiciones que debe reunir el control son:

 Eficacia

 rapidez

 selectividad

El control debe de ser rápido para evitar que las diferencias se agraven o se distorsionen.

La frecuencia del control es necesaria para prever una mala administración del presupuesto.

El control debe de ser selectivo, puesto que se representa tiempo y dinero por lo cual es recomendable que se haga por muestreo incidiendo en los rubros mas importantes.

El controlador y el comité del presupuesto deben de mantenerse informados. Los informes serán, unos semanales y otros mensuales; pero siempre debe haber un reporte anual.

Cuando las cantidades reales difieren mucho de las presupuestadas se deben buscarse las causas.

Informes de Control

 Comparación de Ventas y Utilidades

Se muestran las ganancias o pérdidas con respecto a los estándares y presupuestos de ventas, los márgenes de beneficio, eficiencia de fabricación, costos fijos, gastos operativos y capital invertido.

 Comparación de Ventas e ingresos

Indica cifras de los mismos periodos del ejercicio anterior. Se indica progreso o declinación que se ha producido en las ventas y en los beneficios en el curso del tiempo.

 Análisis de Ventas por principales Grupos de Productos

Las Ventas netas son clasificadas por grupos principales de productos y el control se realiza a fin de permitir ver con facilidad cual de los productos o de las líneas de productos son más rentables para la empresa.

El concepto de control presupuestario permite que las actividades en la empresa sean planificadas con antelación y referidas a un periodo de tiempo determinado. Estos presupuestos estarán integrados por partidas de gastos que se consideran fijos y otros que deberán ser variables; los primeros por definición se consideran improbables que se vean alterados durante el periodo presupuestado, pero los segundos están sujetos a las fluctuaciones de los precios del mercado. Entre estos últimos estarían, por ejemplo, los precios de las materias primas, es decir, los procesos inflacionarios de costes.

En algunas industrias, por ejemplo, la elaboración de productos alimenticios, las fluctuaciones en los precios de origen de las materias primas pueden causar enormes trastornos en el control del presupuesto. Algunos de estos componentes están sujetos a las variaciones en calidad y cantidad, debido a los cambios climatológicos. Los precios pueden fluctuar al alza en porcentajes muy importantes y esto hace que sea casi imposible mantener un presupuesto válido para el departamento de producción

 Principios del control presupuestal

Para finalizar, y a manera de síntesis de lo comentado, hablaremos de los principios del control presupuestal. Su aplicación bien comprendida coloca al director en la posibilidad de lograr el máximo de eficacia, sin olvidar que deberán implantarse de acuerdo a las circunstancias particulares de cada organización.

Principio de la Organización.

Este principio indica que los presupuestos deben aplicarse a una empresa altamente organizada y con un nivel de eficiencia importante, es decir, las actividades deben estar interrelacionadas, de forma que haya una coordinación eficaz entre los diferentes niveles y que existan instructivos para cada puesto, a fin de realizar adecuadamente las operaciones.

Principio de la Predictibilidad.

Este principio consiste en prever lo que sucederá en el período sujeto a control presupuestal, lo cual debe comprender todos los aspectos de la organización.

Principio de Determinación Cuantitativa.

Es importante que las causas y efectos en los presupuestos no sólo se determinen cualitativamente, sino también cuantitativamente, es decir, cada uno de los planes de la empresa para el período presupuestal debe evaluarse en términos

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