Tecnicas De Control Presupuestal

TECNICAS DE CONTROL PRESUPUESTAL

INTRODUCCION

Como su nombre lo indica, control presupuestal es establecer un sistema de revisión, supervisión y control de las partidas presupuestales ejercidas a través de las operaciones que realice la empresa, con el objetivo de que estas, las operaciones, no sean ejercidas sin planeación alguna fuera de las necesidades que manifiesta la organización. Es por esto que se define cada partida en el presupuesto, tanto en contenido como en cantidad, para evitar la ocurrencia de las partidas quede al arbitrio de una sola persona, cuando es mejor que un grupo de ejecutivos, conjuntamente lo definan.

En el control presupuestal que se establezca se definirán todas las variables, parámetros y limites que deben tener las distintas partidas para que se les considere dentro del rango de corrección que el presupuesto determine.

El control presupuestal se establece para que la administración de la empresa tenga elementos de análisis, respaldados por los pronósticos elaborados con anterioridad y con la explicación de lo que ha ocurrido en la realidad, para saber en qué renglones de la operación de la empresa se está fallando, o bien en cuales se ha logrado las metas especificas y hasta donde se han sobrepasado las mismas. Cuando el gerente general, gerente de área o gerente de departamento tengan a la vista un cuadro comparativo entre lo que debió haber sucedido y lo que realmente sucedió, sabrán cuales son las debilidades operativas de la empresa y podrán intentar su corrección inmediata.

Con el control presupuestal se podrá contar siempre con una fotografía inmediata de las operaciones realizadas y las que se debieron realizar, con toda la comprobación que se requiera para poder tomar decisiones estratégicas oportunas y de calidad. Esta información podrá ser tan profunda y completa como el gerente lo decida. Podrá ser de gran utilidad, pero también podría ser inútil si el gerente no le da la importancia debida ni el tiempo necesario para estudiar los reportes que se le presenten.

PRESUPUESTO OPERATIVO

Generalidades

El presupuesto operativo (también denominado presupuesto de explotación o de ingresos y gastos) proporciona una visión de conjunto de las actividades de la organización, reflejando las operaciones que se han planificado. En este tipo de presupuesto, se reflejan los gastos tanto controlables como no controlables. El gestor determina el número de personas que van a componer la plantilla de la organización y el nivel de formación académica y profesional que se requiere, lo cual supone un gasto controlable. El nivel de salarios y la calidad de los productos que se van a utilizar es otro ejemplo de gastos controlables. Los gastos indirectos, como los alquileres, la luz y la pérdida de valor del instrumental son ejemplos de gastos no controlables.

El presupuesto operativo se ocupa fundamentalmente de los salarios, suministros y servicios contractuales. Los factores no económicos, como el tiempo, los materiales y el espacio, pueden traducirse en términos económicos.

Asignación de responsabilidades

La responsabilidad de la elaboración y del control presupuestal se delega en una persona que habrá de fungir como director del mismo.

El director del presupuesto deberá ser alguien que posea amplios conocimientos y experiencia sobre la empresa, así como estar compenetrado al sistema contable de la entidad, su organización, operaciones de práctica, problemas en la administración, etc.

Es conveniente crear un comité de presupuestos, que puede estar compuesto por los ejecutivos que tenga bajo su cargo las principales funciones como sigue:

* Director o gerente general: políticas generales, proyección a futuro.

* Director de finanzas o contador: aspectos financieros y de control, estadística y costos.

* Gerente de ventas y mercadotecnia: ventas, publicidad, propaganda, expansión de mercado, colocación de nuevos productor, etc.

* Gerente de producción: control de almacén de materias primas y materiales, de producción, de mantenimiento, etc.

Una vez que se ha hecho notar a los funcionarios la importancia y ventajas que se pueden obtener con la adopción del presupuesto, se podrá delegar la responsabilidad de la elaboración de los presupuestos parciales, en los diferentes jefes de departamento.

Duración del presupuesto

Es importante precisar el periodo de duración del presupuesto, regularmente los presupuestos abarcan más de uno o dos ejercicios sociales (12 o 24 meses) por la imposibilidad de prever mas adelante de estos lapsos pero fraccionándolos en estimaciones mensuales, trimestrales o semanales.

Aunque se pueden elaborar presupuestos a cinco y diez años que permitan formarse una idea general de las proyecciones y tendencias de la empresa.

Mecánica de control presupuestal

Una vez que se estableció el periodo presupuestario la selección del personal que deberá trabajar en la elaboración del presupuesto y el estudio para su conexión con el sistema contable, se comenzara con un boletín dirigido a todos los componentes de la organización, en el que se comuniquen las perspectivas y objetivos de la empresa conteniendo un mensaje optimista y atractivo sobre las ventajas que se derivan para todos.

Deberá existir sincronización y coordinación en todos los prospectos para trabajar eficientemente por lo que es preciso fijar las fechas en que la información debe estar disponible para todos los departamentos.

Fases de control presupuestal

Todo estudio sistemático requiere de un orden en su desarrollo, respecto al sistema presupuestal, las etapas son:

Planeación: Todo aspecto debe ser planeado, uno de los primeros pasos es dar elegir la persona o personas que se harán cargo de todo el sistema presupuestario desde su planeación. Esta fase comprende múltiples aspectos como lo son: recopilación de datos, su estudio cuidadoso, su ordenamiento e integración, etc.

Formulación: Integra la elaboración de los presupuestos parciales, que se hacen en forma analítica de cada departamento del organismo y la realización de los presupuestos previos, puesto que están sujetos a ajustes pero condición completa, global del presupuesto.

Aprobación: Es la dirección general o gerencia de la entidad quien sanciona los presupuestos hasta el resultante del paso anterior; simultáneamente son modificados por los jefes de departamento después de las discusiones y modificaciones pertinentes. Tiene el objetivo de lograr el apoyo y la cooperación consciente de todo el personal, así como su afinación y ajuste, dando lugar al presupuesto definitivo.

Ejecución y Coordinación: Es el trabajo de llevar los presupuestos, es todo el personal, desde los obreros hasta los funcionarios de la más alta jerarquía por lo que es necesario formular manuales específicos de labores coordinadas de procedimientos y de métodos de la misma forma que se hace para la instalación de cualquier sistema administrativo.

Control: Corresponde a la serie de funciones encaminadas a la observancia y vigencia del ejercicio de cada presupuesto. El objetivo de controlar el desarrollo del presupuesto, es localizar actividades perjudiciales en el momento que aparecen, para evitar que ocasionen momentos críticos o de mayor importancia negativa. Se realiza básicamente partiendo del sistema presupuestado, registrando lo realizado y por comparación, determinadas variaciones, mismas que se estudiaran para dar lugar a acciones correctivas.

Manual de presupuesto

La elaboración de un manual ofrece numerosas ventajas, ya que por medio de el se entera al personal de los propósitos y resultados que se esperan obtener, define las autoridades y funciones, delimita responsabilidades de las personas que formularan y que cuidaran los presupuestos, se logra una uniformidad en el manejo del mismo y facilita la supervisión.

El manual debe contener en forma detallada:

a) Las bases, propósitos y funcionamiento del sistema de presupuestos y la responsabilidad asignada a cada jefe de departamento.

b) El periodo que abarcara el presupuesto

c) Organización necesaria para su administración

d) Los procedimientos para formular los presupuestos

e) El instructivo para el manejo de las formas necesarias para su control asi como el establecimiento de los informes del presupuesto.

Presupuesto de ingresos

El presupuesto de ingresos está formado por los siguientes presupuestos:

* Presupuesto de ventas

* Presupuesto de otros ingresos

Presupuesto de ventas.

Antiguamente las ventas estaban consideradas a la habilidad de los vendedores pero en la actualidad se toman en cuenta especulaciones con más o menos precisión en los resultados; para poder determinar el presupuesto de ventas se han encontrado procedimientos diversos que sirven para prever casi en forma acertada las ventas. Para el logro del presupuesto de ventas existen diversos factores que marcan los procedimientos como lo son:

* Especifico de ventas

* De fuerzas económicas generales

* Influencias administrativas

Presupuesto de otros ingresos

Se refiere a ingresos propios y ajenos que no son los normales que tiene una entidad como son:

* Préstamos y operaciones financieras, en las que se integran aspectos bancarios, refaccionarios, de habilitación y avío, emisión de obligaciones, hipotecarios, etc.

* Aumentos de capital por entregas en efectivo, etc.

Es común que se encuentre dentro de este presupuesto lo referente

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