Tarjeteros Y Diferentes Tipos De Archivos Visibles

SISTEMA NÚMERICO DUPLEX

Es el sistema numérico más práctico y se suele llegar al NUMERICO DUPLEX partiendo de un Alfabético, usa número, un punto y un segundo número.

1. Ministerio de Finanzas Públicas

1.1 Nivel de Asesoría y Planeamiento

1.1.1 Asesoría Específica

1.1.2 Asesoría Jurídica

1.2 Área de Administración Financiera

1.2.1 Dirección técnica del presupuesto

1.2.2 Dirección técnica de contabilidad el Estado

1.2.3 Tesorería Nacional

1.2.4 Dirección de crédito público

1.2.5 Dirección de análisis y estudios económicos y fiscales

“Organización del archivo numérico Indirecto de Correspondencia”

Este consta de:

Índice numérico Principal

Contiene:

1. Guías Primarias, secundarias y especiales.

2. Carpetas individuales con encabezamiento numérico.

Cada carpeta contiene documentos de un solo asunto, cliente, etc. Ordenado cronológicamente, con el documento más reciente delante. Cada vez que se establece un nuevo cliente o asunto, a la nueva carpeta se le asigna un número. Los números y nombres se registran en el índice del archivo. Al revisar el índice sabremos los números y nombres ya utilizados y los que están disponibles.

Cuando una carpeta este llena, los documentos se pueden subdividir por fecha o asunto. La nueva carpeta llevará el mismo encabezado y un número auxiliar.

Diferentes tipos de archivo visibles

Estos muebles se fabrican con madera o metal que es lo más recomendable. El gabinete de acero es el más recomendable, sobre todo si es elaborado a prueba de fuego. Los de madera son poco prácticos porque no ofrecen protección contra el fuego y su funcionamiento puede efectuarse por los cambios de temperatura, por la humedad, por la polilla, el comején y otros insectos.

Archivador Vertical: Mueble de 1 ó más gavetas destinadas a la clasificación vertical de los documentos. Las gavetas van sobre dispositivos que aseguran su fácil manejo. De 1 ó 2 gavetas: Se coloca, generalmente, junto al escritorio en oficinas pequeñas, para los documentos activos. De 3 gavetas: Mide, aproximadamente, igual que un mostrador corriente y puede usarse para separar el área de la recepción del área de trabajo. De 4 ó 5 gavetas: Son de uso corriente en las oficinas y se recomiendan para depositar archivo activo y semiactivo.

Archivador Horizontal: Mueble, generalmente cerrado, destinado a la clasificación horizontal. El conjunto se cierra con 1 ó más cortinas de láminas.

Archivador Lateral: Permite la clasificación suspendida lateral, se conoce también como archivador de basculante o de válvula.

Archivador Rodante: Consta de estaciones de trabajo y de hileras circulares; cada hilera se mueve independientemente y las estaciones están equipadas con teléfonos para que los archivistas suministren información.

Archivador Mecánico: Este archivo no descarta el procesamiento de los documentos

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